Hvis du er opptatt, men likevel finner det harde arbeidet, betaler du ikke, du har nok ikke denne viktige ferdigheten

Tidligere USAs president Dwight Eisenhower var ansvarlig for å sette sammen en av de viktigste, men fundamentalt enkle å forstå konsepter i tidsstyring. Eisenhowers Urgent / Important Principle er et verktøy for å tyde på hvilke oppgaver som må adresseres mer umiddelbart enn andre. Alle som bruker prinsippet, vil være bedre i stand til å organisere og orkestrere sine daglige oppgaver. Denne ferdigheten er spesielt viktig for travle mennesker som finner seg jobber for hardt og fremdeles ikke får alt gjort.

Eisenhowers Urgent / Important Principle plasserer oppgaver i fire kategorier:

• Viktig og Haster
• Viktig, men ikke Urgent
• Ikke viktig, men presserende
• Ikke viktig og ikke Haster

Disse fire kategoriene brukes til å merke og organisere hvilke oppgaver som må tas opp først og hvilke som kan næres sist. Ved å hevde noe er betydning og dets haster, er vi bedre i stand til å identifisere hva som kommer først:

Det som disse kvadranterne avslører er at det å identifisere hvilke oppgaver som er viktige eller presserende, koker ned til tidsstyring og hva som gjør oss mest effektive. For eksempel sa president obamas tidligere kampansjef i en artikkel av webmd at obama verdsatt sin tid til å trene og at det bidro til å brenne ham for resten av dagen. Ifølge Obama, “Resten av tiden min vil være mer produktiv hvis du gir meg treningstiden min.” Artikkelen går videre i detalj om hans rutine og hvordan han vurderer sin betydning. Reklame

James Clear, en behavioral psykologi forfatter, bemerket i et blogginnlegg som “For ofte bruker vi produktivitet, tidsstyring og optimalisering som en unnskyldning for å unngå det veldig vanskelige spørsmålet: "Må jeg faktisk gjøre dette?" Det er mye lettere å forbli opptatt og fortelle deg at du bare trenger å være litt mer effektiv eller å "jobbe litt senere i kveld" enn å tåle smerten ved å eliminere en oppgave du er komfortabel med å gjøre, men det er ikke Den høyeste og beste bruken av tiden din.”

Les neste

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)

25 beste selvforbedringsbøker for å lese noe uansett hvor gammel du er

La oss ta en dypere titt på hver kvadrant, hva det betyr, og hvordan vi bør nærme alle våre oppgaver med enten haster eller betydning (eller begge deler).

Haster og viktig

For Haster / Viktige oppgaver kan de oppstå uventet eller kan ha blitt etterlatt i siste øyeblikk. Disse oppgavene må styres på forhånd. Lag planer om å ta opp disse oppgavene slik at de ikke blir stressende aktiviteter når det kommer nær frister. Det er også en god ide å legge noe wiggle-rom i din daglige plan, bare hvis uventede oppgaver kommer til syne.

Vurder dine tidsfrister. Flytter du i et passende tempo for å møte denne fristen?

Nødsituasjoner skje. Uansett om de er uventede møter eller sykdom eller skader, kan de ikke slås av til senere. Reklame

Dette vil tvinge deg til å revurdere oppgavelisten og hvor mye tid du må søke på hver kvadrant.

Viktig, men ikke Urgent

Ikke Urgent / Viktige oppgaver er integrert i personlig vekst, bygge relasjoner og oppnå langsiktige profesjonelle mål. Hvis disse oppgavene blir gitt riktig tid, vil de ikke bli presserende. Dette forhindrer uventede og øyeblikkelige oppgaver fra uventet å klamre opp tiden din senere, og holder stress og frustrasjon i sjakk. Du vil kunne fullføre arbeidet effektivt og effektivt.

Øvelse er et eksempel på dette. Personlig vekst gjennom trening er ikke en fremgang i fremtiden. Trening for en løp eller annen form for konkurranse begynner ikke bare dager før. Planlegg målene dine på forhånd, men la det være rom for uventede oppgaver.

Opprettholde dine relasjoner er også viktig. Fortsett med venner og familie og samarbeidspartnere, men vær oppmerksom på hvor mye tid du gjør her. Det er en ting som å sette også mye tid i forhold. Dine mål er også viktige. Hvis du fortsetter å sette dem av, vil de snart bli presserende, og du blir stresset. Dette kan påvirke dine relasjoner i det lange løp.

Urgent, men ikke viktig

Urgent / Ikke Viktige oppgaver er besværlige og kommer i veien for dine mål. Å svare på telefonsamtaler eller e-postmeldinger som ikke er relevante for dine mål eller delta på møter med personer som ikke gir noen verdi for å fullføre aktivitetene dine, kan være bortkastet tid. Unngå disse hvis mulig, og deleger aktivitetene hvis du kan. Noe å huske på: du sier ja til personen, men Nei til oppgaven. Reklame

Hvis noen eller noe krever at du ofte gjør ting for dem, kan det være best å ordne tid for dem i en større tidsperiode. Dette vil tillate deg å fokusere energi og tid på flere ting.

Svar på tidsfølsom korrespondanse etter behov. Ikke vent til etter en frist for å informere noen når denne fristen er:

Du: “Hei, klassen begynner klokken i dag.”

Kollega: “Egentlig? Fordi det allerede er 2 P.M.!”

Ikke Urgent Og Ikke Viktig

Ikke Urgent / Ikke Viktig Oppgaver bør også unngås. Tilbringe tid på Facebook eller Twitter, å se på TV, og å handle (når det ikke er viktig å fullføre oppgavene dine for å få de tingene du handler for) kan drenere din tid betydelig. Begrens disse oppgaver så mye som mulig. Det vil ikke alltid være enkelt å si nei til disse for det meste fritidsaktiviteter, men det er viktig å være oppmerksom på hvor mye av den tiden du bruker her. Reklame

Ja, alle snakker om det nye showet på Netflix. De så på det i helgen og legger allerede inn memes og gifs på Facebook. Dette betyr ikke at du må gjøre det samme.

Fullfør oppgaver først og vurder deretter om du har tid til å delta på fritiden. Ellers utfordrer du, og det påvirker alle de andre kvadranter.

For å konkludere

Eisenhowers prinsipper kan være avgjørende for å utvikle ferdigheter for å effektivt og konsekvent fullføre oppgaver, delegere riktig og jobbe effektivt. Ta deg tid til å se over oppgavene dine for å bestemme hvilken kvadrant de tilhører.

• Er det en frist?? Hvis ja, så er det viktig.
• Er fristen snart? Hvis ja, så er det presserende.
• Er oppgaven nødvendig for å fullføre de andre oppgavene? Hvis ja, så er det viktig.
• Kan jeg delegere oppgaven til noen andre? Hvis ja, så er det ikke viktig.
• Hva har det å gjøre med din personlige vekst?
• Hva har det å gjøre med din profesjonelle vekst?

Spør deg selv disse spørsmålene når du må bestemme en oppgaves betydning og haster. Lag et kvadrantbord et sted for å hjelpe deg med å visualisere alle dine oppgaver. Dette er en utmerket øvelse for tidsstyring, og det kan være grunnlaget for sunne arbeidsvaner som holder seg fast i lang tid.

Utvalgt fotokreditt: Jazmine Quaynor via stocksnap.io