Hvordan skrive gode møtesteder så ingenting blir tapt i oversettelse

Å skrive møtet minutter kan virke som en skremmende oppgave først. Det er en gruppe mennesker som snakker om mange fag i knust tid. Din jobb er å bestemme hva som er viktigst og registrere det på en slik måte at det vil være klart for alle å vurdere senere.

Møte minutter er verdifulle av flere grunner. De kan være avgjørende for å holde gruppemedlemmene ansvarlige. De er vant til å informere de som ikke var til stede på møtet. De er en historieoppføring slik at ideer og beslutninger ikke glemmes.

Å holde protokollen til møtene dine kan være stressende, men de kan være uvurderlige. Dine lagmedlemmer vil være ekstremt takknemlige når du kan trekke ut møtetidene dine i fremtiden for å minne dem om viktige oppgaver og svare på glemte spørsmål.

Følgende tips vil hjelpe deg med å opprette effektive møtemåter. Selv om du har hatt erfaring med å ta minutter før, kan du finne noe som vil bidra til å gjøre deg mer effektiv:

1. Vet hva møtet skal foregå på forhånd

Den som har ansvaret for møtet, bør ha en dagsorden som er forberedt på at du skal gjennomgå før møtet begynner. Du kan bruke denne agendaen til å hjelpe deg med å forberede notatorganisasjonen, som du vil være veldig takknemlig for senere.

For å organisere notatene dine, vil det være nyttig å lage en mal av sorter som du raskt kan fylle ut under møtet.

Hvis du ikke har en agenda, vil den oppgaven kanskje falle på deg. En agenda er veldig nyttig for å hjelpe møtene til å løpe jevnt og effektivt.

Du kan anspore på lederskapet ditt for å skape en. Eller du kan lage din egen ved å spørre om hvilke snakkepunkter møtelederne har. Reklame

2. Sett opp møtemåten din

Det vil være lettere å justere dine digitale notater hvis feil eller endringer er gjort. Hvis du ikke er en sterk type, kan det være best å holde fast med penn og papir, og skriv om det som er viktigst senere.

For rene digitale notater kan du prøve å bruke e-nyhetsbrevmaler du finner online for å holde orden. De er visuelt attraktive for deling (mer om det senere). Digitale notater vil også være lettere å distribuere generelt.

Et annet alternativ for å lage en digital oversikt er å bruke tabeller i Google Dokumenter. Velg eller opprett den rette malen eller programmet for å passe på informasjonen du må skrive.

3. Organiser hva du skal skrive

Hver organisasjon og kanskje lag vil ha forskjellige utseende maler for deres møtetid. Det viktigste er å bestemme hvilken informasjon som er viktig og skape en klar organisasjon som omgir det.

Du vil kanskje rådføre deg med møtelederne før og etter hvert møte for å se hva deres preferanser for møtetidene er.

Her er noen viktige ting å sette inn møtet minutter:^[1]

• Dato og tid
• Deltakere
• Protokoll fra forrige møte
• Beslutninger truffet, handlingsartikler
• Neste møte dato og klokkeslett

Deltakere er viktige for å bli oppført, slik at de kan holdes ansvarlige og for opptaksformål. Du kan også liste opp hvem som ikke kunne delta i møtet, og sørg for at noen har gjennomgått møtetidene med dem senere.

For handlinger, sørg for å liste spesifikke trinn som må tas, og hvem er ansvarlig for hver del. Handlingselementer skal skille seg ut blant alt innholdet i sin egen del eller ved å være plassert i fet skrift. Dette er sannsynligvis de viktigste elementene i møtetidene dine. Reklame

Igjen, mer eller mindre innhold kan være ønsket av lagmedlemmene basert på dine første forsøk. Rådfør deg med dem for å finne ut hva som skal inkluderes eller hva som skal fjernes. De kan også foretrekke et annet designoppsett.

Ta tilbakemelding med et saltkorn og prøv å få en konsensus på konsernet så mye som mulig. Hva en person kanskje foretrekker, er kanskje ikke best for hele gruppen.

4. Ta gode notater

Det er mange metoder for notatinntak, så du må finne som fungerer best for deg.

Husk at du ikke trenger å skrive ned hvert ord sagt. Bare skriv ned en forkortet versjon av det som er viktig for medlemmer av møtet å huske senere.

Hvis du er bekymret for å ta tak i all viktig informasjon, kan du til og med prøve å ta opp notatene med telefonen eller datamaskinen for å se på senere. Vær grundig, men ikke stress deg ut.

Les neste

17 Merknadstips som vil transformere hvordan du beholder info

6 Hacks for å gjøre forretningsmøter mer effektive

7 Kraftige skritt for å oppnå karriere suksess

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Du kan alltid be noen om å raskt gjennomgå alt du kanskje har savnet. Teamet ditt vil være takknemlig når du ber om avklaring fordi de forstår viktigheten av å ha disse detaljene senere.

Hvis du finner deg selv sliter med å være oppmerksom, vil møtemåten din trolig lide. Sørg for at du har nok energi ved å ha en matbit og drikke før. Eliminer forstyrrelser som telefonen din. Det kan hende du må ofre ved å sitte ved siden av din favoritt kollega hvis du finner deg selv hvisking frem og tilbake for mye.

Bare husk betydningen av oppgaven din. Du ønsker ikke å være ansvarlig for å savne en viktig beslutning eller handling. Reklame

Noen elementer skal ha forfallsdato. Handlingsobjekter kan trenge oppført trinn for å oppnå. Alle handlingsobjekter bør ha et navn knyttet til hvem som utfører dem.

Hvis møtelederen ikke klarer å tildele en handling til noen eller en forfallsdato, vil de sette pris på deg. Apples Steve Jobs hadde en “Direkte ansvarlig person” (DRI) for hver oppgave som er tildelt i et møte.

Forfallsdato og navn sikrer at oppgaver oppnås. Dette er ikke en dagligvareliste, det er et kart til neste uke.

5. Gjør det attraktivt

Hvor god er møtet minutter hvis ingen vil lese dem?

Du bør allerede ha en pen og organisert mal. Legg til elementer som gjør det lettere å fordøye som riktig bruk av fet skrift og kursiv. Fet skrift kan brukes til seksjonsoverskrifter eller for å markere svært viktig informasjon.

Ikke bruk for mye fet skrift selv om det ellers vil miste det, og bli rotete. Fargede skrifttyper kan også ofte se på klebrig eller tegne for mye oppmerksomhet; så vær forsiktig med hvordan du bruker dem.

En farget ramme kan være effektiv for å skissere en viktig handlingspunktsdel. Eksperimenter og se hva som fungerer best for å gjøre møtetidene attraktive.

I tillegg til å fremheve viktig informasjon med attraktiv design, kan du ta en sjanse til å forbedre merkevaren på arbeidsplassen. Ved å inkludere merking i møteminene kan du inspirere til større merkevarekonsistens blant gruppemedlemmene dine.^[2] De vil se innsatsen du lager og hvor attraktivt materialet er, og vil deretter bruke det til sine egne utganger. Legg til organisasjonens logo og merkevarefarger. Reklame

Fremfor alt skjønt, hold protokollen organisasjonen fordøyelig.

6. Fordel minuttene

Møteløftene dine bør distribueres så snart som mulig etter møtet, slik at lagmedlemmene kan komme til å arbeide med handlingselementene. Dette er også avgjørende for alle som kanskje har savnet møtet.

Det er enklest å distribuere minuttene digitalt via e-post eller ved å gi en Google Doc-lenke som alle kan se på. Mange foretrekker fortsatt en trykt kopi for å holde med seg. På den måten kan de ta notater på det og fysisk krysse ut elementer etter hvert som de fullfører dem.

Du kan enten få de tilgjengelige på et felles sted på kontoret eller spørre hvem som vil ha en trykt kopi levert til dem.

Siste tanker

Møte minutter krever en prosess med engasjement og forfining. Fra tid til annen hører du sannsynligvis en klage fra en kollega om noe som mangler på møteløpet.

Ikke ta det personlig. Det er en vanskelig oppgave som tar mye fokus og innsats. Det kan være tidspunkter når laget ditt ikke fullt ut setter pris på møtetidene. Men du vet aldri hvilken dag eller uke at de vil være i trøbbel uten dem.

Din oppgave å ta møtet minutter er uvurderlig fordi du holder laget ansvarlig. Opptaket ditt gjør dem mer effektive, fordi vi er ærlige, mennesker er ofte glemsom. Det er takk til at møtene forblir meningsfulle gjennom en uke.

Lykke til når du definerer og finjusterer prosessen. Fortsett å ta tilbakemelding for å forbedre dine ferdigheter og maler. Hver gruppe er forskjellig og vil foretrekke å ha ulike typer møte minutter. Finn det som fungerer best for teamet ditt.

Med din store innsats leder du teamet ditt til bedre effektivitet og ansvarlighet.

Utvalgt bilde kreditt: Unsplash via unsplash.com

Henvisning

[1]	^	Wild Apricot: Hvordan skrive effektive møtesteder (med maler og eksempler)
[2]	^	LucidPress: Hvordan opprettholde merkevarekonsistens når bedriften din vokser