Slik prioriterer du rett på 10 minutter og jobber 10X raskere

Alle av gruppemedlemmene mine har en bucketload av oppgaver de trenger for å håndtere hver arbeidsdag. På toppen av det er de fleste oppgavene deres enten kreativitetsoppgaver eller problemløsende oppgaver.

Til tross for at det er mange oppgaver å håndtere, kan teamet vårt være kreativt og arbeide kontinuerlig med våre mål.

Hvordan klarer vi det?

Jeg skal avsløre for deg hvordan jeg hjalp teamet mitt med å få flere ting gjort på kort tid gjennom kraften til riktig prioritering. Et par minutter å lese denne artikkelen kan bokstavelig talt spare deg for tusenvis av timer på lang sikt. Så, la oss komme i gang med metoden min om hvordan du skal prioritere:

Vektemetoden - en produktivitetsmetode jeg opprettet for flere år siden.

Hvordan prioritere og jobbe 10X raskere med skalaer metoden

En av våre nye redaktører kom til meg om dagen og fortalte meg hvordan hun sliter med å holde tritt med de mange oppgavene hun trengte å håndtere og tidsfrister hun hele tiden trengte å holde seg til.

På slutten av hver dag følte hun at hun hadde gjort mange ting, men mislyktes ofte med å komme opp med kreative ideer og for å få artikler publisert. Fra det hun fortalte meg, var det åpenbart at hun følte seg overveldet og ble stadig mer frustrert om å ikke oppnå sine mål til tross for å sette inn ekstra timer de fleste dager.

Etter at hun lyttet til mitt råd - og jeg introduserte henne til Scales Method - opplevde hun umiddelbart en dramatisk økning i produktiviteten, som så ut som dette:

• Hun kunne produsere tre ganger mer kreative ideer for bloggartikler
• Hun kunne publiser alle artiklene i tide
• Og hun kunne fullføre alt sitt arbeid i tide hver dag (ikke mer overtid!)

Nysgjerrig for å finne ut hvordan hun gjorde det? Les videre for trinnvis veiledning: Annonsering

1. Legg til side 10 minutter for planlegging

Når det gjelder å takle produktivitetsproblemer, er det fornuftig å planlegge før man tar tiltak. Bli imidlertid ikke så involvert i planleggingen at du blir fanget i det og aldri bevege deg utover første base.

Min anbefaling er å gi deg en bestemt tidsperiode for planlegging - men hold den kort. Ideelt sett, 10 eller 15 minutter. Dette bør være tilstrekkelig å tenke på planen din.

Bruk denne gangen til å:

• Se på det store bildet.
• Tenk på nåværende mål og mål som du trenger / vil oppnå.
• Legg ut alle oppgavene du trenger å gjøre.

2. Juster oppgavene dine med målet ditt

Dette er kjernekomponenten som gjør Scales Method effektiv.

Det virker slik:

Ta en titt på alle oppgavene du gjør, og se på betydningen av hver av dem. nærmere bestemt, måle en oppgaves betydning av kostnad og fordel.

Av pris refererer jeg til innsatsen som trengs per oppgave (inkludert tid, penger og andre ressurser). Fordelen er hvor tett oppgaven kan bidra til målet ditt.

For å gjøre dette enklere for deg, har jeg oppført nedenfor fire kombinasjoner som gjør at du raskt og enkelt kan bestemme prioriteten til hver av oppgavene dine:

Lav pris + Høy fordel Reklame

Gjør disse oppgavene først fordi de er enkle å fullføre, men likevel hjelpe deg med å komme nærmere målet ditt.

Godkjennelse av kunstverk opprettet for en salgsbrosjyre vil trolig passe denne kategorien. Du kan enkelt bestemme om du likte kunstverket / oppsettet, men din beslutning om å godkjenne ville utløse produksjonen av pakningsvedlegget og de etterfølgende salgsfordelene ved å sende den ut til potensielle kunder.

Høy kostnad + Høy fordel

Bryt høykostnadsoppgaven ned i mindre. Med andre ord, bryte den store oppgaven inn i mini som tar mindre enn en time å fullføre. Og så re-evaluere disse små oppgavene og sett riktig prioritetsnivå.

Tenk deg om du ble bedt om å skrive en produktlanseringsplan for et nytt dagbokfritt proteinpulvertilskudd. I stedet for å prøve å skrive planen i en sittende - sikte på å skrive de forskjellige seksjonene på forskjellige tidspunkter (for eksempel bruke 30 minutter å skrive innføringen, en time skrive kroppsteksten og 30 minutter skrive konklusjonen).

Lav pris + Lav fordel

Denne kombinasjonen bør være din laveste prioritet. Gi deg selv 10-15 minutter til å håndtere denne oppgaven, eller sett disse oppgavene mellom verdifulle oppgaver som en nyttig pause.

Dette er trolig nødvendige oppgaver (for eksempel rutinemessige oppgaver som å sjekke e-post), men de bidrar ikke mye til å nå ønsket mål. Hold dem langt nede i prioritetslisten din.

Høy kostnad + Lav fordel

Se om disse oppgavene er virkelig nødvendige. Tenk på måter å redusere kostnadene hvis du bestemmer deg for at oppgaven er fullført. Reklame

For eksempel kan noen verktøy eller systemer bidra til å øke hastigheten på å gjøre oppgaven? I denne kategorien vil du sannsynligvis finne ting som å sjekke og oppdatere regneark for salgskontakter. Dette kan være en fiddly og tidkrevende ting å gjøre uten å gjøre feil. Men det er mange apps der ute, de kan gjøre denne prosessen øyeblikkelig og sømløs.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan være glad alene og nyt livet

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Nå, kom tilbake til redaktøren som jeg nevnte tidligere, la oss ta en titt på hennes typiske daglige oppgaveliste:

Etter å ha lyttet til mitt råd, brøt hun høyoppgave + høye fordel oppgaven inn i mindre. Hennes oppgaver så så slik ut (i prioritet):

Og for oppgaven om å markedsføre artikler til ulike plattformer, etter å ha vurdert fordelene, bestemte vi oss for å fokusere bare på den mest effektive plattformen - derved betydelig redusert tidskostnad.

3. BONUS TIPS: Å takle oppgaver med frister

Når du har evaluert oppgavene dine, vil du vite betydningen av hver av dem. Dette gir deg umiddelbart et krystallklart bilde på hvilke oppgaver som vil hjelpe deg med å oppnå mer (når det gjelder å oppnå dine mål). Noen ganger vil du imidlertid ikke kunne bestemme hvilken oppgave som helst, fordi det vil være tidsfrister fastsatt av eksterne parter, for eksempel ledere og byråer.

Hva å gjøre i disse tilfellene?

Vel, jeg foreslår at etter å ha vurdert viktigheten og verdiene til dine nåværende oppgaver, juster listen med tidsfrister og juster prioriteringene tilsvarende.

For eksempel, la oss dyppe inn i redaktørens verden igjen. Reklame

Noen av artiklene hun redigerte måtte publiseres etter bestemte datoer. Skala Metoden tillater dette, og i dette tilfellet vil hennes endrede oppgaveliste se slik ut:

Forhåpentligvis kan du nå se hvor lett det er å vurdere betydningen av oppgaver og hvordan du bestiller dem i prioritetslister.

Vektemetoden er forskjellig fra alt annet du har prøvd

Ved å vedta skalaer-metoden begynner du å prioritere arbeidet ditt riktig, og viktigst - øke produktiviteten med opptil 10 ganger!

Og i motsetning til andre metoder som ikke egentlig forklarer hvordan man bestemmer betydningen av en oppgave, vil metoden hjelpe deg med å bryte ned hver av oppgavene dine i to deler: Kostnader og fordeler. Metoden min vil også hjelpe deg med å følge opp handlinger basert på ulike kostnads- og fordelekombinasjoner.

Start nå ved bruker 10 minutter til å evaluere dine vanlige daglige oppgaver og hvordan de stemmer overens med målene dine. Når du har denne informasjonen, vil det være super lett å sette oppgavene dine til en prioriteringsliste. Alt som gjenstår er at du sparker av din neste arbeidsdag ved å følge din nye liste.

Stol på meg, når du begynner å bruke skalaer metoden - du vil aldri gå tilbake til dine gamle måter å jobbe på.

Utvalgt fotokreditt: Vector Stock via vectorstock.com