Slik lagrer du oppgavelisten din ned til de viktigste

Er dagene dine så galne opptatt, og din oppgaveliste fylt med en endeløs oppgaveoppgave? Er kalenderen din full og arbeidsdagen din er en uheldig rush fra en ting til en annen?

Reklame

I så fall kan du ha for mye på tallerkenen din. Det er på tide å gå tilbake, ta noen minutter, og parke ned den gjøremålslisten til bare de absolutte nødvendighetene. Reklame

Forestill deg, for et øyeblikk, at du bare har noen få ting på listen din for i dag. Forestill deg freden som kommer fra det enkle, små faktumet. Forestill deg nå din arbeidsdag, en dag med enkelhet, fokus, kraftige prestasjoner. Tenk deg at i stedet for å gjøre 10 små ting som ikke betyr noe mye, gjør du en ting som virkelig vil påvirke virksomheten din, på hvem du er, på din fremtid. Reklame

Gjør det nå. Det er mulig, denne arbeidsdagen for fred, denne Zen-lignende produktiviteten. Men det vil ta fokus og energi, og litt hardhet. Her er en veiledning for å gjøre det.

• Fokuser på dine mål. For å vite hva som er viktig, må du først vite hva du prøver å oppnå. Hvis du ikke har noen mål, har du ingen måte å vite om en oppgave er viktig for å oppnå disse målene. Ta noen minutter til å vurdere målene dine (eller skriv dem for første gang). Hvor vil du være i 10 år? Hva en stor ting kan du gjøre for å komme dit i år? Hva kan du gjøre i de neste månedene? Og hva kan du gjøre denne uken? Ved å ha disse målene, gir du deg en veikart. Fokuser på bare ett mål om gangen for nå, til det er oppnådd, og fokuser på det neste.
• Kjenn din verdi. Hvis du ikke verdsetter deg selv, vil du ikke verdsette din tid. Og så vil du si ja til hver forespørsel, og din gjøremålsliste vil alltid være overfylt. Ta noen minutter å tenke på dine ferdigheter, og hva du er verdt. Tenk på hvor mye du vil at din tid skal være verdt. Og nå godta ikke noe arbeid som ikke er verdt din tid og verdi.
• Mest bang for pengene dine. Se på din gjøremålsliste: hvilke oppgaver der virkelig, virkelig betyr noe? Hvilke som vil gi deg mest penger, får deg mest anerkjennelse, og betaler deg mest på lang sikt? Sett en stjerne ved siden av oppgavene. Hvis du ikke har noen av oppgavene på listen, bør du vurdere å komme opp med noen få. Dette er hva du bør fokusere på.
• Eliminer resten. Nå som du vet hvilke oppgaver virkelig, virkelig betyr noe ... se hva du kan eliminere av resten. Noen av dem kan faktisk krysses av umiddelbart. Noen få andre strategier for å eliminere oppgaver fra listen er nedenfor.
• Tøm morgenene dine. Legg til side en stor blokk med tid hver morgen (hele morgenen om mulig) for å jobbe med dine stjernemerkede oppgaver - de som virkelig betyr noe. Dette er den stille tiden når du kan være veldig produktiv. Når ettermiddags treff er, vil det trolig hente ting, og dine viktige oppgaver kan skyves tilbake. Tøm kalenderen om morgenen, ikke planlegge noe, og slå av telefonen og e-post, fjern av skrivebordet ditt og se hvor mye du kan få gjort.
• Velg tre ting. Hvis listen har 20 ting på den, velg bare tre for i dag. Men du vil gjøre fem eller syv? Vær hensynsløs. Prioritere, og velg bare tre. Skriv de tre på et eget stykke papir, og det er din gjøremålsliste for i dag. Pass på at minst en av dem fører til ditt kortsiktige mål for denne uken. De to andre burde definitivt være stjernespesifikke oppgaver - de virkelig, veldig viktige.
• Stopp møter. Møter er nesten alltid sløsing med tiden din. Hvis du kontrollerer dem, må du eliminere dem. Få folk til å rapportere ting via e-post. Samarbeide ved hjelp av elektroniske verktøy. Eller ha en-til-en-møter, i 5-10 minutter hver, om nødvendig, og sett dem sammen i en times klump på ettermiddagen. Hvis du ikke kontrollerer dem, vis sjefen din hvorfor du ikke skal være i et møte, og hvor mye du kan oppnå hvis du ikke trenger å gå - lage en tone som sjefen din ikke kan nekte.
• Delegat. Ta en titt på din gjøremålsliste ... er det ting der du ikke trenger å gjøre? Videresend dem videre til noen andre, enten høyere opp i næringskjeden enn deg eller lavere, eller på samme nivå. Det spiller ingen rolle. Så lenge det ikke er deg. Vet hva som må gjøres av deg, og hva som ikke gjør det.
• Standard til nr. I stedet for å ta på alle forespørsler som kommer din vei, lær å si nei. Bare godta de oppgavene som virkelig må gjøres av deg, det er verdt tiden din, og det vil gi deg mest nytte i det lange løp. Si nei til resten, så hardt som det kan være. Eller forsink - fortell dem å spørre deg igjen neste uke. Ofte vil forespørselen gå bort.
• Shunt oppgaver til en mappe. Har du andre små oppgaver som du trenger å gjøre i dag, som ikke er på din treoppgave-oppgaveliste for i dag? Sett disse oppgavene i en egen mappe, eller på en annen liste, og legg den i en skuff. Sett til side en time eller senere på dagen, og batch prosessen de små oppgavene. Telefonsamtaler, raske notater, papirarbeid, hva som helst - du kan gjøre alt dette veldig fort, alt på en gang. Det er bedre enn å spre dem hele dagen.
• Single-oppgave. Når du skal fokusere på en av dine tre viktige oppgaver for i dag, fokuser du virkelig. Eliminer alle distraksjoner, inkludert Internett og e-post og telefoner og rot på skrivebordet ditt. Ikke la noe forstyrre. Samme ting hvis du skal ha et en-mot-møte med noen (som nevnt ovenfor) eller batchprosessen dine mindre oppgaver - gjør en om gangen. Multi-tasking vil bare stresse deg og gjøre deg mindre produktiv. Multi-tasking er egentlig bare effektiv i større målestokk - gjør flere prosjekter i løpet av en måned, si, i stedet for flere oppgaver samtidig.
• Angi en gang for e-post. Dette er trolig den vanskeligste oppgaven for de fleste av oss. E-post er noe vi er vant til i løpet av dagen. Men egentlig, for de fleste, trenger ikke e-post umiddelbart å svare. Administrer forventningene til de du kommuniserer med - la dem få vite at du bare sender e-post en gang om dagen, og de vil ikke forvente et øyeblikkelig svar. Hvis dette er umulig for deg, begrense du i det minste din epost til biter, i stedet for å gjøre det hele dagen. Gjør det 2 eller 3 ganger om dagen, eller en gang i timen i 5 minutter, men ikke i hele timen. Og ikke gjør det i løpet av din stille tid i morgen - det er bare for stjernegjengede oppgaver.

Reklame

Les neste

10 Advarselsskilt av lav selvtillit og mangel på tillit

10 måter å gå ut av din komfortsone og overvinne din frykt

Livshack Show Episode 3: Hvorfor Validering er nøkkelen til varige relasjoner

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen