Slik får du mer fra oppgavelisten med layouthacker

Hvis du har lest artiklene mine i lengre tid, vet du at jeg er en talsmann for å bruke papiroppgavelister for de daglige oppgavestyringsbehovene dine. I større skala, som for allestedsnærværende fangst og ukentlig planlegging, stoler jeg på teknologi, men jeg bruker da det store systemet til å danne en daglig oppgaveliste på papir. Dette holder meg fokusert og brenner gjennom oppgavene i rask rekkefølge.

Det var imidlertid en tid da jeg brukte papiroppgavelister og ikke fikk noen fordel i det hele tatt. Faktisk kan jeg ha fått enda mindre gjort enn da jeg stod på datamaskinen for å klare mine daglige oppgaver.

På det tidspunktet var listene mine lange, skrevet i liten utskrift for å passe alt på en side. Og jeg vet ikke hvordan papirformat måles i USA, men jeg snakker om et A4-ark. Reklame

Ikke rart at jeg ikke har gjort noe. Jeg hadde dager og dager verdt oppgaver på en side. Det var ingen oppmerksomhetsretning eller noe å hjelpe med å fokusere på bare den dagens oppgaver. Bare en klump av alt jeg trengte å gjøre.

Hvis oppgavelisten din ser ut som dette, gjør du, som de fleste gjør, ikke oppdragslister. Disse er mer som et sinnsfeil eller fange fordi du har tatt alt du trenger å gjøre på ett sted, men har ennå ikke behandlet det på ulike hensiktsmessige måter å lage lister som faktisk hjelper deg med å få ting gjort.

Så, her er reglene som jeg implementerte for å ta det arket som sugde meg tørt av motivasjon og fokus og forvandle det til noe som hjelper deg med å få ting gjort.

Les neste

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)

Hva du skal gjøre når du er lei av å jobbe (og hvorfor du føler deg slått faktisk)

Det er sannsynligvis for stor

Hvis du har gått og tatt et stykke papir ut av skriveren din, eller du har brukt en notisbok som er ganske stor (si sider størrelsen på et standardbrev), er papiret ditt for stort. Du må være begrenset til å ta gode beslutninger. Du trenger noe omtrent en fjerdedel av den størrelsen. En liten notatbok er perfekt for jobben. Reklame

Når du har et stort stykke papir, er du fristet til å fylle den opp. Det er virkelig hvor roten problemet ligger hos mange mennesker og deres manglende evne til å lage effektive oppgavelister: de ser et mellomrom, og de vil fylle det opp. Jo, det er instinktivt. Mennesker, av en eller annen grunn, ønsker å fylle hvert rom og nisje og vakuum de kan finne. Se på Internett - det er et av de største stedene fylt med søppel for å fylle det.

Det første trinnet er å begrense deg selv. Dette gir deg begrenset plass og omfang til å jobbe med, noe som betyr at du umiddelbart legger tanke på og hensyn til utviklingen av listen din. Du tenker på ting og kun lister de tingene som må gjøres.

Én dag av gangen

Ofte vil folk prøve å lage en oppgaveliste som dekker flere dager, eller verre, bare opprett en oppgaveliste som prøver å dekke alt, uansett hva tidsrammen for den er. Du vil bare dekke en dag.

Du har programvare som ting for å hjelpe deg med å fange opp og sortere oppgaver i større skala, men hele poenget med å ha et lite ark foran deg, i konkret form, er å hjelpe deg med å fokusere på daglig basis. Du må forfine listen din for å dekke bare nødvendighetene i hver dag, de viktigste oppgavene som skal flytte prosjektene dine videre på ekte måter. Disse er høy-utbytte Oppgaver for dagen, som vanligvis består av mange mindre, tilsynelatende lave avkastningsoppgaver. Reklame

Forsøk aldri å presse uken inn i en liste. Heck, prøv ikke engang i to dager. Du skal blåse den. Oppgavelisten vil hjelpe deg best når du bruker den som et verktøy for å holde deg svært fokusert for en dag av gangen, og ved å inkludere oppgaver for påfølgende dager, mister du fordelen av å holde deg svært fokusert. Du kan bli fristet til å hoppe til den mer interessante oppgaven tre dager nedover banen!

Prioriter hver liste

Selv med mindre plass og mindre tidsramme som går inn på hver oppgaveliste, vil du nok fortsatt ha ganske mange oppgaver å jonglere og må identifisere de viktigste oppgavene for dagen, slik at du kan takle dem først, eller på annen måte planlegge dagen din slik at de blir ferdige Selvfølgelig vil du få alt på den listen som er gjort, og du bør ikke inkludere mer enn du kan håndtere hvis du vil ha noe håp om å føle deg motivert når tiden du skriver deg til neste liste kommer rundt. Men prioritering hjelper deg med å fokusere videre og vet hvilke oppgaver som kan bli utsatt (om nødvendig) for å fullføre andre.

Hvis du ikke prioriterer, risikerer du å bruke hele dagen på et prosjekt som det viser seg var langt mindre presserende enn oppgaven like under den på listen.

Den beste måten jeg har funnet på dette er å velge tre oppgaver og tre oppgaver alene, og plasser en stjerne eller stjerne ved siden av dem, bare til venstre (hold en margin når du begynner å jotte listen din slik at du ikke gjør det finn deg selv å stikke stjernene dine i hjørner!). Reklame

Ikke overskrider tre stjerner. Det slår helt opp formålet. Du vil bare vite de tre, mest presserende, mest høye avkastningsoppgavene for den dagen.

Og hvis du klarer å komme under tre stjerner, enda bedre. Du har stor fokus!