Slik styrer du en tung arbeidsbelastning på jobben

Vi er alle opptatt, men noen ganger går vi gjennom perioder der arbeidet piller opp og det virker som om det aldri kan ende.

Du kan ha så mye arbeidsbelastning at det føles for skremmende å starte selv.

Du har kanskje sagt ja til noen eller for mange prosjekter, og nå er du redd for at du ikke vil kunne levere.

Det er da du må ta et skritt tilbake, ta et dypt pust, og begynn å se på hva som fungerer og hva som ikke fungerer.

Her er 13 strategier du kan bruke til å komme deg ut fra under din overveldende arbeidsbelastning:

1. Bekreft at du ikke kan gjøre alt

Mange av oss har en tendens til å tro at vi kan gjøre mer enn vi egentlig kan. Vi tar på flere og flere prosjekter og ansvar og bærer mange hatter.

Vi har alle muligheten til å ha og påta mer arbeid enn vi med rimelighet kan forvente å bli ferdige. Dessverre er vår arbeidsbelastning ikke statisk. Selv nå, mens du leser denne artikkelen, gjetter jeg at innboksen din fyller på nye, nye oppgaver.

For å skape reell og effektiv fremgang må du ha både mot og ressurssterkhet å si, “Dette virker ikke”. ENcknowledge at du ikke kan gjøre alt og se etter bedre løsninger.

Når som helst i livet ditt, er det sannsynligvis mange ting som ikke går etter planen. Du må være villig til å være ærlig med deg selv og de rundt deg om hva som ikke virker for deg, både personlig og profesjonelt.

Jo mer du utøver din evne til å fortelle sannheten om hva som fungerer og hva som ikke virker, desto raskere kommer du til å gjøre fremgang.

2. Fokus på dine unike styrker

Enten du er en gründer, leder eller arbeider som en del av et lag, har hver enkelt unike styrker de kan ta med på bordet.

Utfordringen er at mange mennesker ender opp med å gjøre ting som de ganske enkelt ikke er veldig gode på.

I jakten på å nå dine mål eller levere et prosjekt, slutter folk å gjøre alt selv eller ta på seg ting som ikke spiller etter deres unike styrker. Dette kan resultere i frustrasjon, overvelde og overarbeid.

Det kan bety at prosjekter tar mye lengre tid å fullføre på grunn av kunnskapshull, eller ganske enkelt ikke å utnytte den unike styrken til andre mennesker du jobber med.

Det handler ofte ikke om hvordan for å fullføre dette prosjektet mer effektivt, men hvem kan bidra til å levere dette prosjektet. Reklame

Så, hva er dine unike styrker som vil sikre at arbeidsbelastningen din blir levert mer effektivt? Her er noen spørsmål som hjelper deg å reflektere:

• Er du en god strateg?
• Er du en effektiv planlegger?
• Er prosjektstyring din styrke?
• Er kommunikasjon og bringe folk sammen din styrke?
• Er du ideen person?
• Er implementering din styrke?

Tenk på hvordan du kan bringe den største verdien til arbeidet ditt og prosjektene du gjennomfører.

3. Bruk styrken til ditt lag

En av de enkleste måtene å håndtere arbeidsbelastningen på er effektivt å frigjøre tiden din, slik at du tar høyest mulig energi, fokus og styrke til hvert prosjekt.

Delegasjon eller bedre samarbeid er løsningen.

Alle har unike styrker. Det er viktig å tenke samarbeid i stedet for å jobbe isolert for å sikre at prosjekter kan fullføres effektivt. Dessuten åpner du en mulighet til å gjøre noe du er mer talentfull til hver gang du gir bort en oppgave eller et prosjekt som ikke spiller etter dine unike styrker. Dette vil styrke både deg selv og deg selv.

Snarere enn å ta på seg alt ansvar selv, se på hvem du kan jobbe med for å levere de beste resultatene.

4. Ta deg tid til å planlegge

“Gi meg seks timer til å hugge ned et tre, og jeg vil tilbringe de fire første økende øksene”. - Abraham Lincoln

En time effektiv planlegging kan spare timer. Snarere enn å bare rusle inn og komme i gang på prosjekter, ta deg tid til å kartlegge alt i.

Du kan ta deg tid til å tenke på:

• Hva er formålet med prosjektet?
• Hvor viktig er det?
• Når skal den leveres av?
• Hva er det beste resultatet og det verste resultatet for dette prosjektet?
• Hva er KPIene??
• Hva ser prosjektplanen og sentrale milepæler ut?
• Hvem jobber med dette prosjektet?
• Hva er alles ansvar?
• Hvilke toleranser kan jeg legge til i?
• Hva er gjennomgangstrinnene?
• Hvilke utfordringer vi kan møte, og løsningene på disse utfordringene?

Å ha absolutt klarhet i prosjektet, prosjektleveransen og resultatet du vil, kan spare mye tid. Det gjør deg også klar over prioriteringene og tidslinjene, slik at du kan blokkere den nødvendige tiden til å fokusere og konsentrere seg.

5. Fokusere på prioriteringer

Ikke alt er en prioritet, selv om det ofte kan føles i øyeblikket at det er.

Uansett hva du jobber med, er det alltid de mest krevende, viktige eller mest verdifulle prosjekter eller oppgaver.

Et verktøy du kan bruke til å maksimere produktiviteten og fokusere på de største prioritetene dine er å bruke Eisenhower Matrix. Dette strategiske verktøyet for å iverksette tiltak på de tingene som har betydning mest, er enkelt. Du skiller dine handlinger basert på fire muligheter:

1. Haster og viktig (oppgaver du vil gjøre umiddelbart).
2. Viktig, men ikke presserende (oppgaver du planlegger å gjøre senere).
3. Haster, men ikke viktig (oppgaver du vil delegere til noen andre).
4. Verken uheldig eller viktig (oppgaver som du vil eliminere).

James Clear har en flott beskrivelse av hvordan du bruker Eisenhower Matrix: Hvordan være mer produktiv ved å bruke Eisenhower-boksen

Reklame

Metoden jeg bruker med min coaching-klienter, er å be dem om å legge ut deres topp fem prioriteringer for dagen. Deretter begynner med den viktigste prioriteten først. På slutten av dagen vurderer du ytelsen mot disse prioritetene.

Les neste

Slik delegerer du arbeidet effektivt (Den Definitive Guide for Leaders)

Den ultimate guiden til å prioritere arbeidet ditt og livet

Lett distrahert? Her er din løsning

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Hvis du ikke fikk alt oppnådd, start dagen med nummer én prioritet.

Hvis du får ekstra oppgave / prosjekter i løpet av dagen, må du måle viktigheten av de andre prioritetene.

6. Ta deg tid

For å holde seg oppe på en tung arbeidsbelastning, er det viktig å ta deg tid til å hvile og gjenopprette.

Hvis energinivåene dine er høye, og ditt sinn og kropp er oppdatert og varsomt, er du i mer av en topptilstand for å håndtere en tung arbeidsbelastning.

Ta deg tid til å gå en tur eller ta litt trening i. Gå tidlig når det er mulig, og tilbringe tid med folk som gir deg mye energi.

I bakgrunnen er det viktig å få en god natts søvn og spise sunt å skarpere sinnet.

Ta en titt på denne artikkelen lære om viktigheten av å planlegge nedetid.

7. Opprettholde et sunt arbeid-livssaldo

Opprettholde en sunn balanse mellom arbeid og liv kan være vanskelig. Balansen vi alle ønsker er svært forskjellig fra hverandre.

Jeg har skrevet før ca 13 Arbeidslivssaldo tips for et godt og produktivt liv. Å jobbe lengre og hardere betyr ikke å oppnå mer, spesielt hvis du ikke har tid til å bruke med folkene som betyr mest. Kvaliteten på hvem du er som en person, forholdene du har, tiden du bruker i arbeid, bestemmer deg for hva som betyr mest, er helt innenfor din kontroll.

Arbeidslivsbalanse handler om å finne fred i deg selv for å være fullt til stede, uansett hvor du er, enten det er på kontoret eller hjemme, akkurat nå. Det handler om å velge det som betyr mest og skape ditt eget balansert liv.

Hvis du føler at det ikke er nok balanse, kan det være på tide å gjør en forandring.

8. Stopp multitasking

Multi-tasking er en myte. Hjernen din kan ganske enkelt ikke fungere effektivt ved å gjøre mer enn én ting om gangen - minst mer enn én ting som krever fokusert oppmerksomhet.

Så få listen over prioriteringer (se tidligere punkt), gjør det viktigste først, deretter flytte til neste element og arbeid ned listen.

Når du deler fokuset ditt på en rekke forskjellige områder, kan du ikke konsekvent levere høy ytelse. Du vil ikke være fullt til stede på den ene oppgaven eller prosjektet ved hånden. Reklame

Hvis du allokerer blokkert tid og oppretter faste grenser for bestemte aktiviteter og forpliktelser, vil du ikke føle deg så overveldet eller overarbeidet med alt du må gjøre.

9. Arbeid i blokker av tid

For å holde energien din oppe for å oppnå de beste resultatene er det viktig å ta regelmessige pauser.

Jeg bruker 60-60-30 metoden selv og lærer det til mine coaching-klienter.

Arbeid på et prosjekt for en vedvarende periode på 50 minutter.

Ta deretter en 10-minutters pause. Dette kan ta en tur, ha en sunn matbit eller bare ha en samtale med noen.

Fortsett deretter å jobbe med prosjektet i ytterligere 50 minutter.

Ta deretter en 10-minutters pause.

Deretter tar du en komplett 30-minutters pause for å koble fra arbeidet. Dette kan være tid for en skikkelig lunsj, en rask bit mosjon, lese eller ta en tur.

Ved bare å ta litt tid, blir energinivåene dine oppe, kvaliteten på arbeidet ditt forbedres og du reduserer risikoen for å bli brent ut.

10. Bli kvitt distraksjoner

Lag en beregning av hvor mange ganger du blir distrahert i løpet av en gjennomsnittlig arbeidsdag. Ta nå nummeret og multipliser det med 25. Ifølge Gloria Mark i studiet om kostnadene for avbrudd, tar det oss i gjennomsnitt 23 minutter og 15 sekunder for å gå tilbake til den opprinnelige oppgaven etter avbrudd.^[1]

“Vår forskning har vist at oppmerksomhetsdistraksjon kan føre til høyere stress, dårlig humør og lavere produktivitet.”

Distraksjoner tar ikke bare deg tid under distraksjonen, de kan spore din mentale utvikling og fokusere i nesten 25 minutter. Så, hvis du er distrahert 5 ganger per dag, kan du miste nesten 2 timer hver dag med produktivt arbeid og nesten 10 timer hver uke.

Hvis du har et viktig prosjekt å jobbe med, finn et mellomrom der du ikke vil bli distrahert, eller prøv å gjøre dette.

11. Forbind fokusert tid til mindre oppgaver

Du vet noen ganger, du må bare takle disse oppgavene og gjøre noe med dem. Men det er alltid noe mer presserende.

Små oppgaver kan ofte komme i veien for dine viktigste prosjekter. De sitter der på din daglige To Do-liste, men blir ofte glemt på grunn av viktige prioriteringer eller fordi de ikke har noen interesse for deg. Men de tar opp mental energi. De roter tankene dine. Reklame

Forplikte seg til å tilbringe en bestemt periode med å fullføre alle de små oppgavene du har på din To Do-liste. Det vil gi deg trygghet og plass til å fokusere mer på dine større prioriteringer.

12. Ta en tidsrevisjon

Vet du nøyaktig hvor tiden går hver dag? Tilbringer du for lenge på enkelte prosjekter og oppgaver på bekostning av større muligheter?

Tilbring litt tid for å analysere hvor du bruker tiden din. Denne innsikt vil forbløffe deg og gi deg klarheten til å begynne å justere hvor du fokuserer din tid og på hvilke prosjekter.

Du kan starte med å ta et stykke papir og opprette tre kolonner:

Kolonne A er prioritert arbeid. Kolonne B er godt arbeid. Kolonne C er lavverdig arbeid eller ting.

Hver dag skriver du ned prosjektet eller oppgaven og tiden brukt på hver. Fordel den tiden til en av kolonnene.

På slutten av uken, skriv inn den totale tiden brukt i hver kolonne.

Hvis du bruker for mye tid på bestemte typer arbeid, ser du for å endre ting, slik at din fokuserte tid er i kolonne B og C.

13. Beskytt din tillit

Det er viktig å beskytte vår selvtillit for å sikre at vi ikke blir overveldet, stresset og mister troen.

Når du har tillit som en daglig ressurs, er du bedre i stand til å løse problemet, lære raskere, reagere på noe, tilpasse seg noe og oppnå dine største muligheter.

Tillit gir deg muligheten til å forvandle frykt til fokusert og avslappet tenkning, kommunikasjon og handling. Dette er nøkkelen til å tenke på en produktiv tilstand.

Når tilliten er høy, kan du tydelig se mulighetene for hånden og skape strategier for å dra nytte av dem, eller for å løse de utfordringene du møter hver dag.

Endelige ord

En tung arbeidsbelastning kan være vanskelig å håndtere og kan forårsake stress, utbrenthet og pågående frustrasjon.

Nøkkelen er å takle det på hovedet, i stedet for å la det gå videre og forene de langsiktige effektene. Forhåpentligvis kan du iverksette tiltak på minst ett av disse tipsene.

Hvis det blir for mye, og påvirker din fysiske og mentale helse negativt, kan det være på tide å snakke med noen. I stedet for å håndtere det alene og holde seg ulykkelig, misfornøyd og komme til et punkt der du bare ikke kan klare, må du gjøre en endring for din egen sunnhet.

Utvalgte bilde kreditt: Hannah Wei via unsplash.com

Henvisning

[1]

^

Gloria Mark: Kostnaden for avbrutt arbeid: Mer fart og stress