Piers Henderson
17 
3115
492
Ved hjelp av “konsentriske forsvar” å holde av forstyrrelser du ikke kan unngå på andre måter
De fleste av artiklene du leser om å håndtere forstyrrelser i tid og oppmuntring, konsentrerer deg om å unngå dem helt (lukke deg bort, bedre organisering, bedre tidsfordeling) eller ikke legge til nummeret ditt selv (minimere å svare på e-post og chat-meldinger, filtrere telefonsamtaler, unngå sladder).
Dette er greit. Men hva med dem som rett og slett kommer gjennom slike forsvar: telefonsamtalene du ikke kan unngå, de personlige besøkene på skrivebordet ditt, samtalene fra sjefen din? Er det noen måter å håndtere dem og likevel holde fokus på hva du trenger å gjøre? Reklame
Det er; og det er temaet i denne artikkelen.
Reklame
Hva er “konsentriske forsvar?”
Tilnærmingen jeg fortaler, er basert på ideen om “konsentriske forsvar:” en ide som først ble brukt av byggherrer av middelalderlige slott. Konseptet er enkelt: du starter med et ytre forsvar - kanskje en grøft eller en vollgrav - for å hindre at angriperne når deg. Hvis det mislykkes, står de overfor høye vegger og vaktårn. Fang dem og du finner et annet sett med vegger og tårn inni dem. I virkeligheten må angriperen starte helt på nytt.
De fleste slott av denne typen hadde kanskje tre forsvarslinjer, inkludert vollgraven. Noen hadde fire, med et siste tårn eller “beholde” inne i det andre settet av vegger. Jeg foreslår seks progressive forsvarslinjer mot distraksjoner og avbrudd, slik at du kan håndtere alt fra den tankeløse kollegaen til sjefen som krever at du slipper alt annet og oppmerksomhet til henne trenger - nå! Reklame
De seks konsentriske forsvarene mot distraksjoner og avbrudd
Her er de. Jeg kommer til å anta at du allerede har prøvd den konvensjonelle måten å unngå distraksjoner (nevnt ovenfor), og det er enten ødelagt eller ikke stoppet av de uansett:
- De første forsvaret er den enkleste: bare ignorere distraksjonen helt. Dette vil ikke fungere med en personlig samtale, men det kan gjøres med telefonsamtaler og e-postmeldinger - så lenge du er sikker på hvem som ringer. Ignorer avbrudd til du er klar til å håndtere det - noe som kanskje aldri er.
- Din andre forsvarslinje bør være å legge merke til avbrytelsesfaget - så du kan være sikker på å håndtere det senere - så ikke betale mer oppmerksomhet. Dette fungerer bra med e-postforespørsler om data eller enkle telefonsamtaler. Selv noen få personlige besøk kan håndteres på denne måten, så lenge den besøkende ikke forventer en utvidet samtale. Sørg for at du kommer tilbake til det og leverer det som ble bedt om. På den måten vil folk stole på prosessen i fremtiden, og ikke forvente noe annet for å få dem til å føle seg sikker på at du har hørt.
- De tredje linje er å håndtere de som trenger å vite, tydelig at du har hørt dem og vil reagere med tiden. Jeg kaller dette “bekrefte, notere, gjenta og hylle.” Bekreft forespørselen; sørg for at de ser deg notere det ned (eller forsikre dem om at du gjør det); gjenta om nødvendig; deretter hyllen. Det samme forbehold gjelder som i forrige forsvar: du må bevise det vil håndtere hva de ville - bare senere når det passer din tidsplan.
- Det vil fortsatt ikke være nok for noen mennesker, som mistenker at du fobbing dem av og vil bare ignorere hva de vil ha; eller det “når det passer deg” kan vise seg å være ubestemt tid langt i fremtiden, når svaret vil være ubrukelig uansett. For det, bruk fjerde forsvarslinje: “bekrefte, planlegge, gjenta med planlagt tid og hylle.” Du anerkjenner forespørselen, angi en bestemt tid for å håndtere den, gjenta tiden for å vise at du er forpliktet til det, og hyll forespørselen til da. Dette fungerer veldig bra med sjef-genererte forespørsler av uhensigtsmessig natur.
- Nå er vi nede på de avbruddene som rett og slett ikke vil akseptere et løfte om å håndtere behovet senere. For dem foreslår jeg femte linje: “Bekreft, gjør minimum, planlegg resten, deretter hyll og fortsett.” Du anerkjenner hva de vil, gjør det absolutte minimumet du kan for å håndtere det med en gang (for å demonstrere at du virkelig vil gi dem det de vil), sett en fast plan for å fullføre jobben og hylle den til da. Du har lidd noen avbrudd, men sannsynligvis ikke nok til å sette deg tilbake seriøst med det du gjorde. Dette bør være ditt automatiske forsvar for sjefer som krever det se handling fra din side, selv når forespørselen ikke er så viktig.
- De siste, sjette forsvarlinje er den du burde bruke med sjefen som ikke vil være fornøyd med noe mindre enn øyeblikkelig handling fra din side, men mye som forstyrrer ditt andre arbeid. I slike tilfeller må du reversere en av de tidligere forsvarene: du bekrefter forespørselen, Legg merke til nøye nøyaktig hvor du befinner deg i det du gjør for øyeblikket (slik at du kan komme tilbake til det stedet raskt etterpå), håndtere FULLT med sjefens imperielle krav, og glem hva du måtte sette til side for å gjøre dette.
Dette siste trinnet er viktig. Hvis du fortsetter å tenke på hva du måtte forlate for å håndtere sjefens krav, vil du føle deg mer og mer engstelig og frustrert. pluss du vil egentlig ikke ha alt ditt sinn på det du trenger å gjøre for å tilfredsstille sjefen. Det kan derfor ta deg lengre tid, og det vil sikkert få deg til å føle deg mer sint og stresset.
Les neste
10 måter å gå ut av din komfortsone og overvinne din frykt
Livshack Show Episode 3: Hvorfor Validering er nøkkelen til varige relasjoner
Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg
Rull ned for å fortsette å lese artikkelen
Det er min liste over forslag. Du har kanskje funnet andre måter å håndtere distraksjoner du ikke genererte deg selv og du kan ikke unngå. Hvis ja, legg til en kommentar til denne artikkelen og del dem med andre lesere, vær så snill. I dag kan det være dagen du hjelper noen som sliter med et problem du vet hvordan du skal løse.