Hvordan bygge en killer møte agenda som er enkel og effektiv

Har du noen gang deltatt på et møte, og du ble igjen forvirret hva møtet var ment å oppnå etter at det ble avsluttet?

Det er en vanlig forekomst; du deltar på ditt vanlige månedlige organisasjonsmøte, et spesielt oppdragsmøte eller et sosialt konsernmøte omgående som fortsatte og videre og videre. Da det endte, ble du igjen å klø på hodet og lurte på hva du skulle ta bort fra møtet.

Du gjorde din due diligence og båret en penn og papir, men det var ikke noe viktig at du kunne skrive ned. Du kan kanskje huske noen få morsomme quips av noen som holdt avbrudd av høyttaleren eller de personlige anekdoter av stolen som ga for mange av sine egne meninger, men til slutt følte du deg sliten, utilfreds og usikker på hva formålet med møtet var:

“Hva var dette møtet ment å oppnå? Var det noen møte dagsorden?”

Hvis dette er noe du har opplevd, er det et tegn på et dårlig kjørt møte. Dessverre er mange møter sløsing med tid.

Ikke rart at mange av oss frykter møter generelt.

Innholdsfortegnelse

1. Hvordan bytte møter fra flat til fantastisk
2. Fremgangsmåte for å designe en solid agenda for ethvert møte
3. Bunnlinjen

Hvordan bytte møter fra flat til fantastisk

Problemet med ineffektive møter er at folk ikke planlegger dem riktig, og likevel forventer de at møtene skal lykkes. Som de fleste ting i livet, hvis du ikke planlegger viktige aktiviteter, planlegger du å mislykkes.

For et møte å være vellykket, bør du ha en god plan for det. Det innebærer å sette en klar, handlingsbar og særegen agenda som vil lede løpet av møtet slik at det ikke går av med en tangent.

Tenk på hva du vil oppnå i møtet på forhånd. På den måten vil du forberede en passende melding, deltakere vil ha viktige poeng å ta vekk fra møtet som direkte adresserer problemer ved hånden, og alle vil gå vekk fra møtet, føler at deres tid var bra brukt.

Men hvordan bygger du en solid agenda for et møte som er verdt tiden? Reklame

Fremgangsmåte for å designe en solid agenda for ethvert møte

Ifølge organisasjonspsykolog, høyttaler og ledelsesteamskonsulent Roger Schwarz setter en effektiv dagsorden klare forventninger til hva som må skje før og under et møte. Schwarz skriver i en Harvard Business Review-artikkel:^[1]

“Det hjelper medarbeiderne å forberede seg, tildele tiden klokt, raskt får alle på samme emne, og identifiserer når diskusjonen er fullført ... Hvis det fortsatt oppstår problemer under møtet, øker en godt utformet agenda lagets evne til å håndtere dem effektivt og raskt..”

Selvfølgelig er det ingen tryllestav for å gjøre møteagendene pop. Men følgende tips vil hjelpe deg med å designe en enkel og effektiv dagsorden som gjør hvert møte du kjører mer effektivt og morsomt for alle:

1. Definer målet for møtet

Kom opp med et klart og endelig mål for møtet på forhånd.

Hva er hensikten med å holde møtet? Er det å introdusere nye retningslinjer, generere nye potensielle salgsfremmende tilbud, detaljerte problemer som trenger oppløsning, planlegge en aktivitet som en donasjonsstasjon for en lokal veldedighet eller noe annet?

Ved å bestemme det nøyaktige formålet for møtet etableres et klart og fokusert mål, slik at møtene dine ikke går av og tar en ufokusert eller siktløs tur.

Hvis du trenger å undersøke og samle mer informasjon om målet med møtet, gjør det bedre før møtet starter. På den måten kommer du til å være bevæpnet med all den informasjonen som er nødvendig for å lede møtet jevnt.

2. Oversikt over diskusjonsemner

Oppgi temaer, temaer eller problemer som vil bli diskutert på møtet.

Velg emner som påvirker hele laget i motsetning til enkeltpersoner, og det krever at hele lagets innspill skal løse tilstrekkelig, for eksempel “Hvordan fordeler vi best delte ressurser best?,” eller “Hvordan kan vi forbedre ansattes ledelsesrelasjoner?”

Hold møtet diskusjoner til mindre enn 5 emner. For mange diskusjonsemner fører til lange agendas som virker skremmende og kanskje ikke leses. Reklame

Pass på å sette opp dagsordenemner som ikke er gjensidig avhengige, kan føre til at medlemmene slipper seg i diskusjoner eller ikke deltar i møtet i det hele tatt.

3. Identifiser hvem som forventes å delta

Gi navn til de som skal delta på møtet. Å tappe medlemmer på denne måten bidrar til å motivere disse personene og andre til å delta.

Kontakt medlemmene forut for å raskt ha ut på dagsordenen og tildele roller til dem. Dette vil få dem mer investert i møte dagsorden, og kan bidra til å utvikle nye ledere fra teamet.

Hvis noen andre enn deg presenterer en del av dagsordenen eller modererer møtet, oppgi de også. Send ut navnene sine på dagsordenen minst en uke forut for å holde alle informert og på samme side.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan være glad alene og nyt livet

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

4. Be om innspilling fra de andre medlemmene

Oppmuntre alle andre som deltar i møtet, for å bli involvert i å sette inn agendaen, i stedet for å skille ut mål og målsettinger som kun er satt opp av lederne i et inngangsdør.

Be gruppen eller gruppemedlemmene om å sende inn forslag til dagsordensposter, spørsmål om problemer som skal diskuteres i det kommende møtet eller andre saker som må tas opp i teaminnstillingen.

Å oppmuntre medlemmenees deltagelse i å sette dagsordenen hjelper dem til å bli mer investert i møtet og motivert for å nå målene. Schwarz anbefaler:

“Hvis du i siste instans bestemmer deg for ikke å inkludere et element, være ansvarlig - redegjør begrunnelsen for det medarbeider som foreslo det.”

5. Tilordne tid for hvert diskusjonspost

Bestem på riktig tid for å tildele til hver dagsorden, og informer medlemmene nøyaktig hvor mye tid det vil bli brukt på hvert diskusjonsemne.

Vær forsiktig så du ikke over-planlegger tid til agenter. La vekten og prioriteten av emnet diktere riktig tid tildelt den. På den måten vil medlemmer ikke bruke for mye tid på mindre viktige problemer på bekostning av tyngre problemer, og møtet vil ikke overstige. Reklame

Dagsordenen er ditt veikart. Det bør indikere alle stopp på veien for å nå målet ditt, uten å tillate for mange unødige stopp og sideturer.

6. Angi hvordan medlemmene skal forberede seg på møtet

Møter suger ofte fordi folk er uforberedte.

Opplær teammedlemmer for å tenke på årsakene til at møtet skjer og ønsket resultat på forhånd. Dette betyr at du må sende dagsordenen med tilstrekkelig tid før møtet.

Be medlemmene til å undersøke og lese bakgrunnsmateriale på agendaen. Fortell dem å komme forberedt med sine innledende tanker om hvert emne.

Oppgi også materialet eller verktøyene de trenger for å ta med dem til møtet, om noen, for eksempel en stemmeopptaker, penn og papir.

7. Legg til en Q & A-seksjon for live diskusjoner

Dette bør legges til på slutten av møtesagendaen din, hvor du lar deltakerne stille spørsmål.

Ifølge en studie publisert i tidsskriftet Management Research Review,^[2] ansatte finner møter som er mest produktive når de får det av ressurser som hjelper dem å utføre seg bedre i sine roller.

Til dette sier vi: tilordne tid for medlemmer å stille aktuelle spørsmål eller til og med ta opp temaer mot slutten av møtet.

Live Q & As gir umiddelbar tilfredsstillelse for deltakerne. De som er i stand til å stemme på sine spørsmål, føler at de blir hørt, og det hjelper dem med å få tilbakemelding de søker å utmerke seg.

Dessuten kan du samle verdifull innsikt på følelser, frustrasjoner eller informasjonsgap som finnes i bestemte områder fra deltakerens spørsmål, som kan bidra til å informere dagsordenen for neste møte. Reklame

8. Angi dato, start- og sluttidspunkt og sted

Pass på at du holder deg til start- og sluttidspunktet, selv om det bare er tre personer på rommet. Ordet vil komme rundt at du alltid er punktlig og folk kommer på tid, eller ikke kommer i det hele tatt.

Hvis folk fortsetter å vises sent, eller ikke vises i det hele tatt, kan dette være ditt valg for å endre møtestedet, tidspunktet eller agendaen.

9. Foreta en møteanmeldelse

Hvis teamet eller gruppen din møtes regelmessig, kan to spørsmål informere om en enkel og effektiv gjennomgang av møtet til slutt: “Hva gjorde vi bra?” og “Hva vil vi gjøre annerledes for neste møte?”

Investering i fem eller ti minutter for å svare på disse to enkle spørsmålene vil kultivere en følelse av å gjøre fremgang i møter, forbedre lagets ytelse, og til slutt fjerne deltakernes møte anger.

10. La rom for å feire prestasjoner

Etter at du har drevet et vellykket og engasjerende møte, gjør du et poeng med å markere og feire de prestasjonene du har gjort i møtet.

Oppnådde du målene du hadde satt for møtet? Feire det og eventuelle andre suksesser i møtet som en måte å fremme lagånd og moral på.

Vurder også individuelle milepæler. Kanskje et av de sjenerte medlemmene bidro til et betydelig bidrag for første gang i møtet. Feire det også, som en måte å gi anerkjennelse til deltakere. Studier viser at 83% av ansatte finner mer oppfyllelse i anerkjennelse enn i belønninger og gaver.^[3]

Bunnlinjen

Folk frykter møter når møtet mangler struktur og organisering. Du vil kunne overvinne denne utfordringen ved å være proaktiv i å designe en klar og fokusert møte agenda.

Ta rådene i denne artikkelen og bruk forslagene før du er vert for ditt neste møte.

Utvalgt fotokreditt: Štefan Štefančík via unsplash.com

Henvisning

[1]	^	Harvard Business Review: Hvordan lage en agenda for et effektivt møte
[2]	^	Ansattes følelser om flere møter: Joseph A. Allen, Stephanie J. Sands og Stephanie L. Mueller
[3]	^	Psykologi i dag: Ny medarbeiderstudie viser anerkjennelse mer enn penger