David Thornton
575 
3608
166
E-poster. De ser aldri ut til å stoppe, og det er lett å bli begravet i dem. Men det er noen mennesker der ute som har sine innbokser under kontroll uansett hva. Deres hemmelighet? De har mestret sju nøkkelferdigheter for å effektivt administrere sin daglige e-mail-deluge og bli mer ferdig.
Her ser du på hvor vellykket folk håndterer e-post effektivt: Annonsering
De setter av tid hver dag for å håndtere e-post.
Velg flere vinduer av tid hver dag for å takle innboksen din og fokusere på svar. Avhengig av jobbene sine tar noen fagfolk fem minutter på toppen av hver time for å håndtere sine meldinger eller legge til side hver morgen og ettermiddag for å håndtere sine e-postmeldinger. Blokker av tid på din elektroniske kalender for å håndtere e-post daglig, slik at møter eller andre forstyrrelser holder deg borte fra å håndtere e-posten din. Ved å gjøre tid på sin daglige kalender for å håndtere e-post, øker de sin samlede produktivitet fordi de ikke er bekymret for det mens de skriver den store rapporten.
De prioriterer svarene.
Ta en rask titt på innboksen din, og noen meldinger hopper bare naturlig ut på deg: e-post fra sjefen din, en nøkkelklient eller salgsutsikt. Åpne dem og svar med det samme; berør det en gang og gjør det. Vent på mer tid på dagen for å lese e-postene fra favoritthandlerne dine. Reklame
De bruker standardresponser.
Avhengig av jobben din, kan det være viktige vanlige setninger og setninger. Formater dem og koble dem til i e-postene dine; det vil spare deg tid. Hvis du for eksempel mottar mange forslag som en del av jobben din, kan du opprette en melding som denne: “Takk for at du kontakter meg og sendte meg forslaget ditt. Jeg vil se på det og komme tilbake til deg så snart jeg kan.” Hvis du bruker dette standardresponset, vil du redusere mengden tid brukt på e-post.
De tar sikte på å svare innen 24 timer.
Dette kan høres enkelt ut, men når flere e-postmeldinger kommer inn, blir meldinger presset ned og kan lett bli glemt. Gjør det til et mål å svare innen en virkedag til alle meldinger som kommer inn. Annonsering
Les neste
10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem
Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker
Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter
Rull ned for å fortsette å lese artikkelenDe svarer ikke på hver e-post.
Ja, du leser det riktig. Ikke hver e-post trenger et svar. Hvis e-posten bare er informativ og ikke krever svar, må du ikke sende en. Eller hvis du er en av de personene som føler at de må svare, sender du en setningsvar som “Takk skal du ha. Jeg mottok e-posten.”
De fjerner seg fra unødvendige abonnementslister.
Virkelig effektive e-postledere registrerer ikke for daglige nyhetsbrev, bloggoppdateringer og varsler på sine sosiale medier-kontoer. De bruker andre verktøy, for eksempel RSS-feeder eller en bloggleser, for å holde oversikt over favorittblogger og informasjonskilder. Og hva med e-post fra forhandlere som plugger sine varer? Bruk en egen e-post for å håndtere alle forespørsler og bla gjennom når du har tid. På den måten vil du ikke bli distrahert av det siste salget i din favorittbutikk når du skal svare på en forespørsel fra sjefen din. Reklame
De forlater e-post med lenker til artikler og videoer for senere.
Disse e-postene tar vanligvis mer tid og sendes ofte til din informasjon (eller underholdning). Spar litt tid hver dag - kanskje i midten av ettermiddagen når du leter etter en liten pause - å klikke på disse e-postene og lese artiklene eller se på videoene. Når du er ferdig med å vise, kan du svare på avsenderen om nødvendig eller bare klikke på slett.
Ved å følge disse enkle trinnene, vil du kunne håndtere e-post effektivt og bruke mer tid fokusert på å få jobben gjort.