Hvordan ikke å pålegge produktivitetssystemer på andre

Min søsters søster besøkte meg denne helgen og tok med seg en stabel lekser som jeg trodde var utrolig: hun er ungdomsskole i videregående skole og oppgavelisten hennes hadde noe for hver klasse - og prosjekter i de fleste. Hun holder styr på det i en planlegger som har så små mellomrom for opptak av avtaler eller oppgaver som jeg trodde at øynene mine ville falle ut av hodet mitt, fra å knuse så hardt.

Så gjorde jeg hva en god stor søster som var interessert i produktivitet ville gjøre: Jeg tilbød å sette henne opp med noe litt enklere å bruke. Ingenting fancy, selvfølgelig: Jeg tenkte på å introdusere henne til Remember the Milk. Jeg liker RTM av mange grunner, selv om jeg vet at mange andre har sine preferanser - det faktum at jeg kan bruke plugin for å integrere RTM med både Google Kalender og GMail, gjør mye for produktiviteten min.

Min søsters svar? En umiddelbar nei. Hun stoler på papir, ikke noe fancy online gizmo. Hun fortsatte å forklare at hun bare går online hvert par dager, for det meste for å sjekke hennes Hotmail-e-postkonto. Det var som en pil rett inn i mitt 2.0 2.0-kjærlige hjerte. På en eller annen måte overlevde jeg og foreslo at kanskje en ny planlegger - en større - kunne være i orden. Jeg tilbød selv en tur til bokhandel. Jeg ble igjen skutt ned, med en hel liste over motargumenter: hun måtte overføre alt over, hun er vant til denne planleggeren og denne planleggeren var gratis, mens en ny ville koste penger. Reklame

Jeg betrakter meg ikke som en produktivitetsevangeliserer; Jeg tror bare at hennes system kan forbedres på, hvis det bare er for å beskytte hennes syn. Det er hennes skolearbeid: hun er mer enn velkommen til å organisere det, men hun ønsker. Jeg klarte å holde mitt råd nede på en kort foreslått leseliste og gjøre sitt løfte om å vurdere denne helt nyfangede internettingen.

Les neste

10 måter å gå ut av din komfortsone og overvinne din frykt

Livshack Show Episode 3: Hvorfor Validering er nøkkelen til varige relasjoner

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Jeg begynte å tenke på andre situasjoner der en person kan bli tvunget til å vedta et produktivitetssystem som bare flatt ut, ikke fungerer for henne, og hvordan man kanskje kan jobbe rundt det. Det har skjedd med meg før, og jeg likte det ikke. En av mine tidligere arbeidsgivere krevde oss kabinebyggere å bruke et tilpasset system basert på Excel-regneark tilgjengelig over hele nettverket for å spore ikke bare våre løpende oppgaver, men også våre tidskort, prestasjoner og en rekke andre opplysninger. Jeg var den ansatte som hele tiden glemte å oppdatere regnearkene, og måtte bli påminnet om hvor man skal sjekke for et bestemt informasjonsopplysninger med jevne mellomrom. Det var ikke tilfelle at jeg ikke hadde de nødvendige dataene - jeg hadde alt jeg ønsket om lederen min til enhver tid - men jeg oversatte det ikke veldig godt i selskapets system. Vi klarte endelig å gå inn i et arrangement der jeg brukte mine egne metoder for å spore arbeidet mitt og deretter fylle ut regnearkene en gang i uka eller så. Reklame

Jeg har hørt mange horrorhistorier om kalendere, oppgavelister og andre pålagte tidsporings- og produktivitetssystemer (et overraskende antall inkluderer nødvendig bruk av Outlook, ofte på måter det ikke var ment å bli brukt). De fleste synes å koble seg til det faktum at en arbeidstaker ser produktivitetssystemet som å skape timer mer arbeid enn han ellers måtte møte. Et dårlig tidssporingssystem kan raskt bli så mye av en forverring som en lønnsskrue.

Jeg har også hørt mange arbeidsoppgaver: det var fyren som skrev seg et lite stykke programvare for å oversette mellom arbeidsgiverens oppgavestyringssystem og hans egen, jenta som nettopp nektet å spille sammen på et system som ikke gjorde det Ikke jobbe for henne og fyren som overbeviste sin leder for å forandre hele selskapet slik at det passer til hans behov. Det var varierende grad av suksess - jenta som ikke ville knekke under til sin oppgavebehandling sår raskt på en ny arbeidsplass. Reklame

Det virker som det beste vi fleste kan gjøre med et pålagt produktivitetssystem, er å gjøre vårt beste for å få det til å fungere for oss - og ofte kan vi ikke gjøre mye bedre enn å late som å finne det nyttig. Min personlige erfaring viser at de fleste må finne sin egen måte å implementere tidsstyring på, enten ved å tilpasse GTD til sine liv eller skrive sin egen håndbok. Det er et spørsmål om å vite hvilken løsning som fungerer for din spesifikke situasjon. Ingen andre vil møte de nøyaktige problemene med samme administrasjon som du gjør, noe som gjør din personlige berøring en nødvendighet når du implementerer noen form for produktivitetssystem.

For bedrifter eller organisasjoner som ønsker å skape et slags tidsstyringssystem, er det imidlertid fortsatt håp. Å bringe folkene som skal bruke systemet i planleggingen, kan unngå en hel liste over vanlige problemer: mikromanagement forstyrrer arbeid, krav til registrering av minutia i systemets opptakstid som kan brukes bedre til prosjekter eller dårlig integrerte systemer som krever tid til å skifte mellom. Enten du sporer produktivitet, eller bare prøver å gjøre det lettere for ansatte å få sitt arbeid gjort, vil ansatte være de eneste som kan fortelle deg om systemet ditt vil hjelpe eller skade dem. Reklame

Og søsteren min? Jeg klarte å overbevise henne om å prøve ut GMail siden vi begge var enige om at hennes 2cute4words Hotmail-adresse kanskje ikke imponerer på collegeopptakskontorer.