GTD Refresh, Del 3 Prosjekter

Måneder siden nå annonserte jeg at jeg skulle “omstart” min GTD-oppsett, tilbake så nær en “ortodoks”, ved-the-book GTD oppsett som jeg kunne klare. Ut av porten begynte jeg “av”, jobber ikke fra oppgaver opp, men fra midten, David Allens 30.000 og 40.000 fotnivåer, ved å lage en oversikt over mine fokusområder og min visjon for meg selv om noen år. Reklame

Å ta et stort skritt nedover, over 20.000 fot nivå til et sted nær rullebanen, bestemte jeg meg for på en rekke sammenhenger. Siden jeg jobber hovedsakelig hjemmefra, var det ikke veldig meningsfylt å skille mellom en rekke sammenhenger. Jeg slo meg da på @computer for alt arbeidet jeg gjør hjemme ved hjelp av en datamaskin, @home for alt annet jeg gjør hjemme, og @away for alt jeg trenger å forlate hjem for å gjøre.

Som bringer meg til prosjekter. Prosjekter knytter alle våre oppgaver sammen til en slags meningsfylt handling, og gir mål som disse oppgavene er rettet mot. Mens ikke alle oppgaver er en del av et prosjekt, for de fleste av oss vil flertallet være en tendens til å være - spesielt når vi sorterer ut arbeidet vårt for å privilegere det meningsfylte. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Allen definerer et prosjekt ganske enkelt: ethvert mål som tar mer enn to trinn for å oppnå. Selv om jeg prøver å holde så nær Allens system som mulig, er dette litt forenklet for meg. Implikt i hans konsept er to andre ting, jeg tror: intensjon og tid. Det er, For å kunne behandle en samling oppgaver som et prosjekt, må oppgavene være “holdt sammen” av et mål som har noen mening, og de må spres ut over et betydelig tidsrom.

Jeg får den andre karakteristiske tiden, fra den måten Allen snakker om prosjektplanlegging. For Allen er den ideelle måten å håndtere de fleste prosjekter på å fokusere ikke lenger enn den neste handlingen - med ideen om at når vi utfører den neste handlingen, vil den videre handlingen være åpenbar, og hvis vi kan, vil vi bare gjøre det den. Det er ikke før vi når en oppgave som ikke kan utføres for øyeblikket, om det skyldes mangel på tid, ressurser eller vilje, at vi legger en ny neste tiltak på våre kontekstlister. Reklame

Med det i tankene, fikk jeg endelig tid til å begynne å feie livet mitt. Anledningen var ikke helt ortodoks: Jeg dro hjem i 5 uker i en annen stat, hvor jeg for tiden bor og jobber. For å få det til å virke, trengte jeg å ta en ganske stor oversikt over livet mitt for øyeblikket - hvilke prosjekter gjør jeg ha å gjøre over de neste ukene, og hva slags “personlig” Prosjekter vil jeg også ha tid til å jobbe med? Siden dette er mer enn en helg borte, betød pakking å gjøre livet mitt helt ned til det bare nødvendigheten, de tingene jeg var ganske sikker på at jeg ville trenge og ikke ville vente til jeg kunne finne tid til å erstatte dem hvis jeg dro noe ut.

Så ring dette a “mini-sweep”; når jeg kommer hjem, må jeg utvide denne kjernen til GTD-ness til resten av livet mitt. Men prosessen var den samme: Først oppførte jeg alle prosjektene som ville være en del av arbeidet jeg ville gjøre mens jeg var borte, samt pågående oppgaver her på Lifehack og på universitetet mitt. Allen ringer tat del “bli klar”, Dumping alt ut av hodet mitt og inn i et skjema som jeg lett kan håndtere. Selv om jeg har tatt for å bruke Nozbe i det siste, var jeg ikke sikker på om og hvor snart jeg ville ha pålitelig bredbåndstilgang, så mitt valgfrie valg var du gjettet det, min trofaste Moleskine. Reklame

Med ting som allerede var på dørstokken dumpet, var det på tide å, som Allen sier, “bli kreativ”. Med mine områder med fokus mindmap foran meg, traff jeg gren-for-gren gjennom livet mitt, stoppet ved hver knutepunkt for å avgjøre om det var noe jeg trengte eller ønsket å gjøre i det er over de neste 5 ukene. Jeg gjentok prosessen med min personlige visjon mindmap, igjen spør meg om det var noe jeg kunne gjøre for hvert element for å fremme det i løpet av de neste fem ukene.

Siden min tid og ressurser utenfor staten vil bli begrenset, gjorde noen prosjekter ikke det; disse ble skrevet opp i notatene mine og vil bli innarbeidet i “Someday / Kanskje” elementer. Resten gikk på listen, som så guidet meg i pakking for å sikre at jeg hadde det jeg trengte (kontorrekvisita, forskningsmaterialer, teknisk utstyr, etc.).

Mens jeg er borte, fungerer prosjektlisten som en daglig utløserliste for å anspore neste handlinger, og som et sett med mål som minner om hvorfor jeg er her, langt hjemmefra, i utgangspunktet. Når jeg kommer hjem, går jeg videre på prosessen i større skala, og legger alt inn i prosjektstyringsprogramvaren, som jeg snakker om i neste innlegg i denne serien (kanskje ...).