GTD-ledere Et livslang eksklusivt intervju med David Allen og Mike Williams

Redaktørens merknad: Lifehack ble gitt en eksklusiv mulighet til å snakke med David Allen, grunnlegger av David Allen Company, og selskapets nye administrerende direktør, Mike Williams. Som det nye året begynner, er dette en flott mulighet til å lære om GTD fra mannen som skapte den og mennene som planlegger å flytte den fremover herfra. Nyt.

Lifehack: Vi har David Allen fra David Allen Company her. Hva er din rolle nå David - er du grunnlegger, er du sjef for innovasjonssjef, eller ... ?

David Allen: Jeg er sjefevangelist og visjonær - det er trolig min viktigste rolle. Jeg har fortsatt en god del operasjonsansvar - spesielt når det gjelder programutvikling, innhold, QA og så videre at jeg fortsatt har hendene mine inn i. Men Mike Williams tar stort sett over det meste av operasjonell, strategisk og ressursallokering av spillet.

LH: Og hvorav er den nye konsernsjef for David Allen Compan også her, Mike Williams.

Mike Williams: Tusen takk. Det er flott å være her. Jeg gleder meg til samtalen.

LH: For det første mottar vi denne pressemeldingen som indikerer at Mike Williams skulle bli administrerende direktør i David Allen Company, og jeg hadde aldri hørt om mannen før. David, hva trakk du til Mike i form av å bringe ham ombord som administrerende direktør i David Allen Company, og hva var prosessen for å få ham inn i brettet?

DA: Vel, det er en lang historie jeg vil forsøke å forkorte den og ikke bore deg til tårer med all historien om dette. Men egentlig for flere år siden bestemte min kone Kathryn og jeg at vi var på en gaffel i veien der vi sa, “Se, gjør (vi) vil bare beholde denne personen og være en kilde til dette ... og kanskje bygge et fellesskap, et nettsamfunn eller et nettverkssamfunn, ikke ha en organisasjon og prøv å rulle dette noe større enn bare min egen personlig spill?” Og vi bestemte oss for at vi ikke gjorde det. Pressen var stor, verden var bare våknet, boken (Getting Things Done) var på 30 språk, og verden var ikke akkurat her på døren vår.

David Allen (Foto via David Allen Company)

Og du vet, hvorfor hold denne utrolige metoden som synes å være transformativ til alle som ikke har et sosialt arbeid, kjønn eller profesjonell bias i det hele tatt - og er en global sak? Så sa vi, “La oss gjøre det,” og det startet oss nedover veien for å finne ut hvordan vi opererer dette, hvordan bygger vi en bedrift for å i hovedsak distribuere denne pedagogiske modellen og ha en forretningsmodell samtidig som den er levedyktig og kan utvides.

Men - lang historie kort - Jeg bestemte meg for å finne en måte å strukturere organisasjonen på eller for å bygge en prosess slik at den kunne bli mer selvstyrende og bringe på den typen mennesker som ville være interessert i å drive dette og ta dette på - fordi jeg absolutt ikke skulle gjøre det selv. På et tidspunkt sa jeg, se hvem som ville være den ideelle personen for alt dette, og jeg hadde bare Mike i tankene mine.

Vi hadde møtt, han hadde vært en del av nettverket mitt, men jeg hadde aldri hatt noen form for samtale - jeg mener at fyren var en senior fyr på GE. Så jeg visste ikke om denne fyren noen gang ville ha ønsket å drive dette selskapet. Så jeg reiste opp et flagg og ventet på å se hva som ville skje. Mike og jeg spiste lunsj i mai i Boston, og jeg bare svømte ideen, “Hei, vil du noen gang vurdere ... ” Reklame

Og så skjedde det.

LH: Mike hva trakk deg inn i ideen om å bli administrerende direktør i David Allen Company? Er det en annen skråstilt når det gjelder å si, kjører GE, som fortsatt åpenbart innebærer mye tidsledelse og prosjektledelse? Hva trakk du til dette helt nye aspektet av livet ditt?

MW: Jeg tror det hele starter tilbake i 2004 da jeg ble utsatt for GTD-metoden. Og hvis jeg kan peke på en bok som virkelig har forandret seg og formet livet mitt for bedre, er det denne spesielle metoden. Og selskapet jeg jobbet for på den tiden vokste opp og så ble kjøpt av General Electric senere. Så det har hjulpet meg både i det forrige livet og deretter overgikk til et av verdens største selskaper, og så tar jeg også nye oppgaver i det store selskapet.

Men ambisjonene med hensyn til en persons karriere har mange forskjellige dimensjoner. Jeg har vært i helsevesenet IT informasjonsteknologi plass i over 23 år, i stor grad fokusert på tjenester side av ting. Og i den tiden har jeg jobbet i organisasjonsutviklingsavdelingen. Jeg har kjørt fire forskjellige typer utdanningsvirksomheter innen GE, og har vært en del av tjenesteteam som virkelig prøver å transformere helsetjenester.

På et eller annet tidspunkt skjønte min tenkning og hva GE lærte meg, virkelig å starte min entreprenørånd. Før David nærmet seg meg, gjorde jeg min ideelle scene, og jeg tenkte for meg selv at det ville være morsomt å få tilbake et mindre privat selskap, ideelt sett under hundre mennesker som gjorde veldig kult arbeid. Du vet, ting som er liksom å forandre sin del av verden og ville justere seg mot mitt verdisystem.

Så jeg slags kritt det opp til “vær forsiktig med hva du spør og hva du ønsker fordi noen der ute i universet kan kalle din bløff”. Og det er akkurat det som skjedde.

Den dagen jeg viste meg og hadde lunsj med David og Kahtryn var ... Jeg vet ikke hva kollideringen av to ideelle scener ser ut, men det er trolig det nærmeste jeg hadde vært. Fordi her har vi et privat selskap - sjekk - med hundre mennesker - sjekk - gjør veldig kult arbeid (... arbeid som virkelig hjelper folk fordi det er en stor verdijustering for meg) - sjekk - har et flott produkt og en flott merkevare - kryss av. Så spurte jeg meg selv om jeg ville elske å gjøre denne jobben hver dag. Det var en “trippeltjekke” fordi jeg var en slik GTD-entusiast før. Tenk deg å komme til å våkne hver dag og spille på plassen! Det er bare fantastisk.

Så virkelig justeringen av muligheten pluss alle de fantastiske tingene jeg lærte på GE i karrieren min, kunne være direkte gjeldende for denne nye muligheten i dette nye spillet som jeg vil spille for de neste 20 til 30 årene i karrieren min ... og har mye moro på det.

LH: David, du og jeg har hatt denne samtalen før hvor vi snakket om hvordan januar - og rett meg hvis jeg tar feil - er mer en tid for refleksjon og renhold i motsetning til bare å starte helt nye ting. Hva er den eneste tingen du vil anbefale folk gjør for å forberede seg på kanskje en mulighet for justering som dere hadde for det kommende året? Vi starter med deg David.

DA: Du vet at jeg skal være en ødelagt post, men hvis du er virkelig klar til å ta neste kapittel, er det første du må gjøre å begynne å ta hensyn til hva som har din oppmerksomhet og i utgangspunktet eksternalisere alt dette og trinn tilbake og ta en titt. Du trenger et kart, i hovedsak. Få et kart over hvor du er, hva er sant, hva drar på deg, hva er der og så godt som du kan objektivere det. Reklame

Det er to aspekter ved det. En er en form for anerkjennelse og ferdigstillelse - sett deg ned og på slutten av året (og spør) hva har vi oppnådd? Hva er sant? Hvordan kan vi klappe oss selv i ryggen? Hva er problemer vi har møtt? Hva er den nåværende virkelighetsstaten der? Så det er de nåværende realiteter som ser bakover i form av en historisk fornuft bare for å få nedleggelse på det, og å få litt av et skritt utenfor oss selv og se det. Og så er det nåværende virkelighet, hva drar på oss hva som tiltrekker oss, hva er pådriver oss, hva er det sant akkurat nå? Hvor er den kreative dissonansen og den nåværende virkeligheten ... i hovedsak ser det frem til det.

Så disse polaritetene kommer faktisk sammen med å gjøre en ekte nåværende reality-eksternalisering av det og få det ut av psyken i motsetning til å prøve og administrere alle disse faktorene. Jeg mener, vi lever så komplekse liv - det er ingen vei på jorden vi kan beholde alt som internaliseres og virkelig stoler på vår vurdering av det. Så det er en del av GTD-metoden og en ekte kjernebit av den. Det heter “få dette ut av hodet ditt slik at det frigjør strømmen” i motsetning til å være en log jam.

LH: Mike, hva er dine tanker om dette?

MW: For meg handler det om å frigjøre plass og frigjøre den plassen for å la tankene dine vandre litt. Fordi evnen til å se bakover og se hva du oppnådde, for å reflektere over hva som er snill i underbevisstheten i tankene dine og da ville det andre være å ha motet til å faktisk drømme. Det er morsomt, jeg har jobbet med mange mennesker, og når du ber dem om å skrive ned ditt ideelle scenario er det en av de musklene som ikke har blitt utøvd så mye.

Så en av de kule områdene hvor jeg ofte finner meg selv som å drive inn i dette rommet naturlig, er bare å komme inn i bilen din og kjøre ned motorveien i omtrent tre timer, se hva som skjer i tankene dine, og bare vær oppmerksom på hva som begynner å komme framover. Det er ofte når jeg har interessante tanker eller ting som slår på meg overflaten. Men jeg tror at grunnen til det er fordi jeg fant et rom for å ha det tankegangen. Så hvis du vil gå inn i den dype reflekterende modusen, prøv å finne den plassen hvor du kan få den dype tankegangen, ha noen verktøy der, slik at du kan samle hva som er i tankene dine akkurat som det dukker opp og deretter få det ut av tankene dine , parker det og kom tilbake og se på det og se hva det forteller deg.

LH: Videre til ... David, er dette en årstid hvor det er lettere for folk å gripe på sannsynligvis en av de tøffere komponentene i GTD for folk å “få”: Horisonter av fokus? Er dette tiden på året når det er den beste tiden - den mest i stand til å ta tak i dem og se fremover - i motsetning til å sette i gang og bare fange og fange? Er dette en god tid å se på det og virkelig bli klar over det vi leter etter nedover veien?

Les neste

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)

Hva du skal gjøre når du er lei av å jobbe (og hvorfor du føler deg slått faktisk)

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

DA: Sikkert. Du vet hvilken som helst ikon du kan bruke eller noe slags metaforisk slags ting som vi kan bruke til å ta av og si, “Hei, du vet ... det er på tide for et nytt spill.” Det er derfor faktisk reiser (fungerer så mye for dette).

Reise er en praktisk illusjon at vi kan fortelle at vi kan vise opp en ny person på en ny måte, jeg mener at Mikes poeng, kjører - får litt hvit linjefeber og bare kjører. Få et nytt sted, gi deg sjansen til å komme deg ut av den gamle kondisjonen og “samme gamle samme gamle.” Så, åpenbart (denne tiden av året er a) flott tid til å gjøre det. Du kan bruke Spring Cleaning, du kan bruke Summer Solstice, du kan bruke noe ... noe som gir deg mulighet til å si, “La oss blåse en fløyte,” og bare halt i spillet og gå tilbake.

Alt som kan hjelpe deg med å løfte litt - det er bare en del av GTD-metoden er en vanlig refleksjon og gjennomgangsmodalitet. Og det er mange forskjellige horisonter å gjøre det på, men det vet du, gutten vi alle kommer ned på ugresset og viklet rundt akselen, er stramt som noe. Og vi må gå med skogen i stedet for å kramme trærne. Ikke hele tiden, vi må alle være nede på den daglige driften, men gutt som kan bli veldig gammel og slitsom hvis du ikke løfter opp igjen. Så åpenbart nyttår er en flott mulighet til å vite at du bruker det for det formålet.

LH: Mike, det er en interessant artikkel av Cal Newport hvor han snakket om “postproduktivitet æra” og han snakket om hvordan vi var besatt av verktøyene som må brukes til å bli produktive i motsetning til å være produktive. Tror du at vi er på et punkt der verktøyene nå skal kunne arbeide synergistisk mer med det større offentlige når det gjelder å få ting gjort? Har du en tendens til å være enig med det eller tror du det er en sunn kombinasjon av begge? Reklame

Mike Williams (Foto via Twitter)

MW: Jeg tror produktivitetssamtalen trolig tilhører mer i tankemønsteret atferdsmønsterområdet fordi når du ser på GTD, er det virkelig nøytralt for et bestemt verktøy. Og noen av de mest sofistikerte menneskene gjør faktisk GTD på papir. Men det som endrer seg i dem, er tankemønsteret som de bringer til alt det som kommer inn i livet deres. Så analogien jeg elsker å bruke er at jeg slags tenker på GTD som en Star Wars slags ting. Det er en episk kamp mellom deg i forhold til ting i livet ditt - og du har din lightsaber ute, og hvis du kan skære ut ting i små stykker, så eier du tingene. Men hvis du lar ting fortsette å vokse, kommer det inn og det vil overvelde deg.

Det er denne disiplinen - den slags Jedi-disiplin - om å være i stand til å skjære ut ting, tilordne forholdet ditt til det slik at du kan kontrollere det mot det som styrer deg. Den slags ting overskrider et bestemt verktøy. Det du trenger å gjøre er å finne et system som du stoler på å sette inn disse små brikkene, slik at du kan støte på dem der de gir mening for deg og hvor de skaper mening for deg. Så det er de små ritualene, de vaner, de atferdene som må endres. Hvis du finner et verktøy for å justere dem, fantastisk, det er en viktig del av systemet.

Så jeg må være enig med premissen - la oss overskride verktøyet, la oss gå til tankemønstrene og deretter gå tilbake til verktøyene som gir skjemaet og systemet som fungerer for deg. Og det jeg elsker om GTD er at folk kan være på helt forskjellige verktøy og være veldig, veldig produktive. Og det er ikke verktøyet, men det er mer av tankeprosessen.

LH: Du tok opp et interessant poeng, og jeg vil ta dette til David. Tror du at folk er på vei tilbake mot papir mer og mer på grunn av uslaught av informasjon som kommer vår vei? Tror du at papiret er “gjør et comeback”?

DA: Egentlig gjør det et komme framover. Det er forskjellig bruk av det. Noen av disse tingene kan komme i veien, og noen av disse tingene kan fungere. Til Mikes poeng, selv om vi har blitt introdusert til emosjonell intelligens, og jeg tror vi må forstå verdien av det, må vi flytte inn i mental intelligens. Folk bruker deres psyke fortsatt for å fange alle slags ting og for å unngå beslutninger, og det blir denne store loggen syltetøy, denne store forstoppelsen på psyken, og som absolutt ikke kan tåle med verden vi er i.

Det vi må gjøre er at vi må kunne eksternalisere den fange slik at det ikke knekker rundt psyken og da også ta beslutninger om det som vi har lov til, komme til våre ti hektar som vi har tatt. At hele prosessen med å fange og deretter ta beslutninger, er veldig viktig for å få det ut av psyken - tilbake til Mikes poeng - slik at den frigjør intuitiv intelligens for å kunne bruke den til det den trenger å være, i motsetning til bare virkelig logg jam i form av kreativ flyt. Så hvor vi kommer til er å forstå nødvendigheten av kreativ flyt, nødvendigheten av å kunne håndtere alle disse tingene med passende plassholdere. Så forstå hvordan du håndterer papir og Evernote eller Outlook eller hva som helst, alle disse verktøyene er det som bare blir potensielt svært verdifulle plassholdere for dette.

Men igjen er det tilbake til tankeprosessen at vi en gang gjør det, noe av disse tingene fungerer. Jeg tror også det er en grunn at du begynner å se papir som en måte å reflektere en større sammenheng og forhold mellom ting enn det er på datamaskinen. Det er fortsatt vanskelig å bla sider på datamaskinen og se dem i ansiktet ditt slik de kan på en papirplanlegger. Vi kommer dit - og det går den retningen - men jeg tror det går fremover med å forstå en ny måte å bruke disse verktøyene på og hvorfor disse verktøyene er så verdifulle.

Derfor traff GTD en slik nerve i det tekniske samfunnet; det var fordi plutselig var det en måte som var en ikke-teknisk måte som faktisk turboladede alles kule utstyr og ga dem en måte å faktisk bruke det de allerede brukte og likte å bruke. Men nå ga det dem en måte å bruke det på slik at det bare tok seg av som gal. Så det er sant med papir og med høyteknologiske ting.

LH: Mike, hva synes du om begrepet “Lifehack”, “Lifehacker” og alle “lifehackery” ting? Tror du at vi forvirrer sunn fornuft med livredder? Eller tror du at det er mer av en anomali når det skjer?

MW: Jeg elsker absolutt begrepet lifehack fordi det det uttrykker for meg, er eksperimentets ånd i jakten på det som virker for meg i mitt liv, hva er sant. Og jeg elsker bare ideen om å komme seg ut, sette ting i spill, eksperimentere, teste hypotesen din og se om den resonanserer med deg. Så liv hacking deg gjennom livet ... Jeg tror det kalles liv. Jeg synes det er helt avgjørende. Det gjør det til et veldig interessant og kreativt spill når du gjør noe sånt. Reklame

LH: David, hva med deg selv?

DA: Jeg er helt enig. Jeg tror du vet hele livet er et hack. Som jeg våknet - ble jeg født - spør meg selv, “Hvor mye lettere kan jeg gjøre dette?” Alt de gjorde var bare et navn på det jeg alltid har gjort så langt jeg kan huske.

Folk har alltid sagt at (jeg har) alltid vært organisert; Det er en slags misforståelse at GTD egentlig handler om organisasjon. Men jeg har alltid (prøvd å finne ut) hvor mye enklere jeg kan få herfra til der. Jeg tenker alltid på den måten. Noen legger bare et navn på den.

LH: Jeg vil dele hva min ønskeliste er for 2012. Min ønskeliste for 2012 er en retur av GTD-toppmøtet. Mike, hva med deg selv?

MW: Gutt, det er et stort spørsmål. Så du vet at mitt ønske i 2012 for GTD er utvidelsen av samfunnet. GTD-toppmøtet vil være en del av det, og nå ut gjennom vår online tilstedeværelse gjennom GTD Connect, og også i 2012 skal vi utvide internasjonalt. Så alle de tingene som er kombinert er lik liv påvirket og liv berørt av vår metodikk, og du vet at vi bærer premisset at når noen samarbeider med oss ​​i denne metoden at deres liv vil bli endret på en positiv måte. Og hvis vi forandrer andres liv på positiv måte, så er det et veldig kraftig sted å spille.

Det ville være en stor intensjon om at jeg fortsetter. I tillegg bor familien min i Burlington Vermont, og vi flytter til Ojai, California. Så å gjøre en vellykket overgang for familien min er noe som definitivt har min oppmerksomhet for 2012.

LH: David, hva med deg selv?

DA: Du vet bare å senke barrieren for oppføring globalt for GTD, for å få folk til å bli tiltrukket av det, for å finne ut hva det er og å tillate oss å kunne bygge en elegant sti og en anerkjennelse av dette som en livslang og levetid ting å leke med og å spille inn. Jeg ser på det nå som en kampkunst. For førti og femti år siden vet svært få mennesker selv hva de var. Og de har spredt seg over hele verden, og det oversimpliserte det ikke. Det var en fortsatt en svært sofistikert, veldig kraftig ting å gjøre, og likevel tok det viralt rundt om i verden. Og jeg ser at GTD er den samme.

Det er det jeg vil gjerne se. Å finne gode måter å få mange flere engasjert på, og deretter bygge motorveien der ute for at folk skal være om bord. Bare fortsett å ta dette og være støttende og utvikle dette og støtte hverandre som et globalt fellesskap.

LH: David og Mike, jeg vil gjerne takke dere begge for å ta deg tid til å snakke med meg for Stepcase Lifehack.

DA: Vår fornøyelse.

MW: Ja, takk så mye - og takk alle sammen på Lifehack også. Du gjør godt arbeid.