Hermetiske svar Hvilke e-poster skal du standardisere?

Jeg har en hel stabel standardresponser som jeg kutter og limer inn i e-post. Det er visse forespørsler om informasjon, for eksempel at jeg får det ganske regelmessig. Jeg har egentlig ingen interesse i å tilbakestille samme melding igjen og igjen, så jeg har lagret mine vanlige e-postmeldinger og bare kutt og lim inn. Gmail gjorde hele prosessen mye lettere denne uken med den nye funksjonen Canned Response tilgjengelig fra Google Labs. Jeg har den slått på, og jeg har konvertert alle mine lagrede meldinger til hermetiske svar. Det har gitt meg en mulighet til å se på meldingene jeg rutinemessig bruker, og jeg skjønte at jeg ville dele dem med deg. Reklame

Mine standard e-postmeldinger

1. Tilgjengelighet - Når noen ønsker å møte, enten i person, via telefon eller på nettet, finner jeg det enklest å bare lime inn i min normale tilgjengelighet og beste tidspunkt for møter. Jeg tilpasser e-posten etter at jeg får min normale tilgjengelighet oppført; Tross alt, kan jeg ha en ikke-reoccuring avtale for å ta hensyn til. Men for mange av oss, en generell epost om hvilken tid på dagen vi er ledige, kommer ikke til å variere mye fra uke til uke.
2. Skjemaer - Jeg har et par rapporter som jeg må sende ut en gang i uken. Jeg har opprettet grunnleggende tekstformer, der jeg bare legger til den aktuelle ukens informasjon. Jeg gjør noe som ligner på fakturaene mine, men jeg må være veldig forsiktig med å sørge for at mine bøker og e-postadresser stemmer overens.
3. Nagging e-postmeldinger - Det er et stort sett med e-postmeldinger som jeg egentlig hater å måtte sende, og jeg har klumpet dem alle sammen i min "gnistrende" e-postbunke. Jeg har form e-postadresser for å minne om at betalingene er sent, at noen har overtrådt opphavsretten min og alle de andre bokstaver som for ti år siden jeg bare ville ha Xeroxed og fylt ut i en konvolutt.
4. Dekkbrev - Som freelancer ser jeg ganske mye alltid på jobb. Jeg kjenner et par heltidsansatte som også er på evig jakt. Vi har alle en vane med å lete etter arbeid som passer oss og svarer med et følgebrev, et CV og noen eksempler. Det er overordentlig sjeldent at jeg skal skrive et følgebrev fra bunnen av. Jeg er ganske trygg i min følgebrev; det har allerede landet meg mye arbeid. Det er noen jobber som jeg ikke gjør mer enn å endre navnet på toppen før du sender ut e-posten min.
5. Nettsteder - Jeg tilhører et par nettsteder som jeg rutinemessig mottar e-post fra det jeg må svare på. En, for eksempel, er et nettsted som tillater meg å handle bøker. Jeg må sende e-post til andre medlemmer for å bytte fraktinformasjon regelmessig. Denne kategorien e-post er en grunn jeg er spesielt spent på Canned Responses: Jeg vil sette opp filtre for å håndtere å svare på slike e-poster automatisk uten at jeg må gjøre noe unntatt å gå til postkontoret. Craigslist er den typen nettsted som et hermetisert svar er spesielt ideelt for.
6. Prosjekter - Når jeg starter et nytt prosjekt, er det noen generelle spørsmål jeg liker å begynne med, slik at alle involverte har en lignende ide om hva vi jobber med. Selv om disse spørsmålene ikke generelt utgjør en komplett e-post som starter et prosjekt, liker jeg å kunne slippe dem inn lett. Jeg har noen andre biter og tekststykker som er nyttige på e-post for mange forskjellige prosjekter, for eksempel forespørsler om visse typer informasjon som er nødvendige for å fortsette.

Nøkkelen er tilpassing

Jeg har mange andre standard e-postmeldinger. Men jeg vil ikke at du skal få ideen om at jeg bare sender ut e-postmeldinger - det har jeg aldri tenkt på i meldingene jeg sender ut. Med bare noen få unntak er det ganske sjeldent at jeg sender ut et av mine standardsvar uten å legge til, justere eller generelt endre det. Standardresponsene mine er i flere tilfeller flere maler enn formebrev. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Hvordan komme tilbake til skolen på 30 mulige (og meningsfulle)

Jeg begynte å bruke maler som en måte å redusere mengden tid jeg brukte på å stirre på min e-postboks. Hvis jeg har minst et utgangspunkt for de vanligste e-postene jeg mottar, kan jeg pund ut hele eposten i kort rekkefølge. Jeg kan svare på en hel dags verdi for e-post på halvparten av tiden det ville ta hvis jeg startet fra scratch på hver enkelt. I det siste virker det som om det tar mer tid for meg å kopiere og lime inn et svar enn det jeg gjør for å tilpasse denne meldingen til mottakeren. Reklame

Hvis jeg tror jeg har måttet svare på det samme spørsmålet to ganger, lagrer jeg generelt svaret mitt. Jeg har en fin sunn fil nå - selv om noen av mine svar ikke er egentlig nyttige på en veldig jevnlig basis. Men jeg har funnet ut at, siden min stabel med standard e-postmeldinger har vokst, har jeg fått en slags malrespons for 90 prosent av e-posten jeg får.

Canned Response vil gjøre disse malene enklere å administrere, jeg tror: Jeg har brukt enkle tekstfiler, TextExpander og til og med utkast i Gmail-kontoen min for å prøve å administrere standardresponsene mine. Mens alle disse alternativene er i orden, er ingen av dem store - de var egentlig ikke opprettet med en slik oppgave i tankene. Men Canned Response virkelig er laget med denne tilnærmingen til e-post i tankene. De andre metodene vil fortsette å fungere, men hvis du ikke er interessert i å bruke Gmail.