Best Practices Få mest mulig ut av å jobbe i en digital verden

Digital arbeidsflyt

Som direktør for produktmarkedsføring hos Adobe, snakker jeg daglig med kunder om hvordan de bedre kan maksimere produktiviteten på arbeidsplassen. De forteller meg ofte at de bruker mer tid på å finne ut hvordan de skal gjøre jobbene sine enn å faktisk gjøre dem.

Regelmessig står overfor det svimlende volumet av informasjon, har de problemer med å holde alle på samme side, holde oversikt over tapt data, informasjon og IP. Og i dag bruker fagfolk på tvers av bransjer en rekke enheter som smarttelefoner og tabletter for å få jobbet gjort. Vi stoler på teknologi for å gjøre dagene mer produktive, men med så mange forskjellige verktøy og plattformer tilgjengelig for oss i disse dager, undrer man seg om vi kan være overkompliserende ting. Skal ikke den digitale verden gjøre livet enklere og redusere kompleksiteten? Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Arbeidsfagfolk, spesielt de som er på kontoret, bør ta en hard titt på deres digitale arbeidsvaner og gjenkjenne om disse vanene hjelper eller gjør skade på produktiviteten. IT-avdelinger kan få ansatte med de riktige verktøyene og opplæringen, men individer har til slutt kontroll over hvordan de tar trening og verktøyene i bruk.

Det første trinnet for å få mest mulig ut av å jobbe i en digital verden er å få et håndtak på den digitale arbeidsflyten. Hva er en “digital arbeidsflyt”? Vi har alle en. En digital arbeidsflyt er avhengig av elektroniske prosesser som eliminerer behovet for tradisjonelle papirmaterialer. Reklame

Kjernen i en digital arbeidsflyt er dokumenter. Bedrifter kjører på dokumenter. De holder bedriftens historie, økonomi, strategiske planer, personaldata etc. For dette innlegget vil jeg fokusere på det digitale dokumentet på grunn av den kritiske rollen det spiller i vårt daglige arbeid.

Sett innhold i kontekst

Takket være sosiale medier har det vært et dramatisk skifte i hvordan vi samhandler med innhold. Konseptet med et dokument pleide å være et stykke papir, laget digitalt. Men nå har hver arbeider kraften til et multimediestudio på sin telefon eller laptop. Reklame

Nå blir spørsmålet hvordan bruker de dette og blir mer produktive samtidig? For eksempel må en forsikringsagent behandle video, bilder og skjema for å fremskynde et krav. Det ville være mer fornuftig å kombinere den informasjonen på en fordøyelig måte som er intuitiv og lett å navigere gjennom. Å legge innhold i kontekst gir ikke bare klarhet; det forbedrer også produktiviteten fordi informasjonen er mer handlingsbar.

Ikke bry kjedet

Vi har alle vært der - vi kommer til et punkt når vi jobber med et prosjekt eller oppdrag der vi må hente telefonen, eller sende en e-post for å få noe gjort. Så venter vi. Overraskende nok er e-post fortsatt den mest brukte mekanismen for å utveksle filer og kommentarer i en typisk arbeidsflyt. Reklame

Et advokatfirma, for eksempel, forbereder hele tiden saksdokumenter, som inkluderer lange vitnesbyråer, ekspertrapporter og utstillinger, etc. Disse typer dokumenter kan være mange hundre sider lang og de trenger noen ganger endringer i siste øyeblikk før de sendes til retten. Du kan forestille deg mannenes kraft som går i kompilering, redigering, gjennomgang og sending av denne enorme mengden informasjon og potensiell negativ innvirkning på produktiviteten. Prosjekter som disse krever verktøy som går utover å lage et PDF-skjema, redigere det og e-poste det rundt - de krever en end-to-end-løsning for å fullføre jobben raskt, fra start til slutt.

Beskytt deg selv

Til slutt, hvis informasjonen din ikke er sikker og beskyttet, spiller det ingen rolle hvor effektiv arbeidsflyten din er. I dagens samarbeidende onlineverden er det viktigere enn noensinne at programvaren er oppdatert og anti-virusprogramvare er installert - uansett hvilken plattform eller enhet du bruker. Et ubeskyttet miljø er en sikker trussel mot produktivitet og intellektuell eiendom.

Hvilke verktøy og teknikker bruker du på din digitale arbeidsflyt for å maksimere produktiviteten?