Audiobok gjennomgang David Allens GTD Weekly Review

En av de vanskeligste kravene David Allen er Få ting gjort gjør på følgere av hans system er å legge til side et par timer i uken for en ukentlig vurdering. Det er vanskelig nok å finne den eneste blokken med uforstyrret tid, men vanskeligere å vite hva de skal gjøre med det. Allen bruker bare fem sider til den ukentlige anmeldelsen i Få ting gjort, og kanskje noen flere spredt overalt Klar for noe - neppe nok til å virkelig uttømme hva som er en helt sentral og viktig del av det samlede systemet.

På grunn av dette er ukentlig gjennomgang den delen av GTD som folk mest sannsynlig vil hoppe over - eller, hvis de faktisk gjør det, den delen de sannsynligvis vil få mest mulig ut av. Som er synd, fordi det er bra, den ukentlige anmeldelsen er hvor den virkelige “handling” i GTD skjer når langsiktig planlegging og kreativ drømmer blir bragt foran og midtpunkt.

Allens nye audioboks sett, GTD> Weekly Review tar opp dette gapet, og tar ca. 2 1/2 timer over 3 CDer til en diskusjon av hva en ukentlig gjennomgang er og kan være. Jeg spurte folket på David Allen Company hvis de ville sende meg en kopi for å se gjennom for deg, og de var nådig enige om.

Hva er en ukentlig gjennomgang?

Før vi kommer til detaljene i Weekly Review-lydboken, la vi se på hva en ukentlig gjennomgang skal være. I følge Få ting gjort, Formålet med en ukentlig gjennomgang er å “[bygge] i noen fange, revurdere og opparbeide tid for å holde deg i balanse”. Ved å ta et skritt tilbake fra din daglige oppgavebehandling, gir en ukentlig gjennomgang deg muligheten til å “fokusere på dine viktige prosjekter”. Reklame

Allen skisserer flere trinn i en ukentlig gjennomgang:

1. Samle alle dine løse papirer og legg dem inn i innboksen din for behandling.
2. Behandle notatene dine å samle noen handlinger, avtaler, nye prosjekter osv.
3. Se gjennom tidligere kalenderdata for å minne deg om ideer, oppgaver etc. som du kanskje ikke har tatt på den tiden.
4. Se gjennom kommende kalender for å se om det er noen nye handlinger du må legge til i lister.
5. Tøm hodet ditt. Skriv ned alt som for øyeblikket er i tankene dine eller ta opp oppmerksomheten din.
6. Se gjennom prosjektlister for å bestemme hvert prosjekts status og om det er noen handlinger du må ta for å flytte hver av dem fremover.
7. Gå gjennom dine neste handlingslister. Få dem oppdatert ved å markere eventuelle handlinger du allerede har fullført. Bruk ferdige handlinger som utløsere for å minne deg om ytterligere trinn du må ta, ikke at en handling er utført.
8. Gjennomgang venter på lister. Legg til passende oppfølging til handlingslister. Sjekk av alt du allerede har mottatt.
9. Gjennomgå eventuelle relevante sjekklister.
10. Se gjennom en dag / kanskje liste og avgjøre om det er noe du er klar til å flytte på din aktive prosjektliste.
11. Se gjennom prosjektstøttefilene dine for å være sikker på at du ikke har gått glipp av nye handlinger du må ta.
12. Vær kreativ og modig. Dette er den vanskeligste og dårligst beskrevne delen av prosessen i Allens bøker, som er så ille, siden dette er hvor magien skjer. Etter å ha ryddet tankene dine om alt du trenger å gjøre for øyeblikket, ta deg tid til å drømme nye ideer - risikofylte, kreative, osv. I hovedsak er et fritt formen for brainstorming rundt emnet “hva kunne jeg gjøre?”

GTD> Ukentlig gjennomgang samler disse trinnene sammen i tre faser: Få Clear (samle eventuelle løse ender og tøm hodet), Få nåværende (gjennomgå lister og kalenderdata), og Få kreativ (aktivere en dag / kanskje prosjekter og drøm opp nye harebrained-ordninger).

Tips og triks for bedre ukentlige anmeldelser

Kjernen til GTD> Ukentlig gjennomgang er en treveiskonversjon mellom David Allen og to av DavidCos profesjonelle arrangører, Marian Bateman og Meg Edwards, som trekker på egne erfaringer som arbeider med klienter i feltet for å illustrere og utvide de generelle konseptene som Allen har lagt ut. Dette tar opp de to første plater; den tredje disken går deg gjennom ukentlig gjennomgang fra begynnelse til slutt, en slags “virtuell” treningsøkt. Settet kommer også med en ukentlig gjennomgang av CD-sokkelstørrelse “jukse ark” som skisserer trinnene i en ukentlig gjennomgang.

Her er et utvalg av noen av de rådene de tilbyr. Reklame

Bli klar

Ukentlig gjennomgang er en mulighet til å rydde hodet og virkelig utforske hvor du er og hvor du er på vei. Vær spesielt oppmerksom på når du planlegger det, fordi det må være en tid som fungerer best for deg - når du ikke bare er uavbrutt, men mest sannsynlig å være “i fred”, uten store problemer som henger over hodet ditt krevende umiddelbar oppmerksomhet. En ukentlig vurdering kan fortsatt være nyttig, selv om du har skyndt seg, og det er presserende saker å trykke, men hvis din ukentlige gjennomgang er alltid under disse forholdene må du sannsynligvis planlegge det til en mer passende tid.

Vær sikker på deg gjøre planlegge det, skjønt. For for mange av oss er den ukentlige anmeldelsen en “når jeg kommer til det” slags engasjement, noe som mer eller mindre utelukker hva en ukentlig gjennomgang kan tilby. Gjør en hard forpliktelse til deg selv, i kalenderen din, for å gjøre en ukentlig gjennomgang hver uke.

Et viktig poeng Allen og de andre tar opp er at en ukentlig gjennomgang er ikke “ta igjen” tid - det er ikke et par ekstra lange timer for å gjøre alt du har fått i løpet av uken. Dette gjelder spesielt for e-post. Mens Allen anbefaler å holde e-postboksen tom, hvis du ikke gjør dette på en ukentlig basis, er den ukentlige anmeldelsen din ikke tiden til å starte! Hvis du har en stor e-postbekreftelse, rute Tid å rydde opp i løpet av den kommende uken.

Les neste

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)

Hva du skal gjøre når du er lei av å jobbe (og hvorfor du føler deg slått faktisk)

Få nåværende

Se gjennom kalenderen din

Hvor mye av kalenderen din bør du vurdere. Allens svar er enkelt: så langt tilbake som du trenger, og så langt frem som du trenger. For Allen betyr dette mange måneder fremover, fordi han reiser ofte og vil sørge for at oppgraderingsforespørslene sendes i tide. For andre kan dette bare være en uke eller to på forhånd. Sett litt tenkt på å bestemme ditt eget “hendelseshorisont”, Avstanden i fremtiden når hendelser begynner å kreve umiddelbare handlinger. Reklame

Holde prosjektene dine på sporet

David Allen kaller prosjekter “utfall”, å skille dem fra handlinger - det gjør du ikke gjøre prosjekter, gjør du handlinger som tar deg mot et ønsket utfall. Din prosjektliste er da et sted å synes at, ikke gjør. Hva er den neste handlingen du må gjøre for å bevege seg mot hvert utfall på listen din?

Allen minner oss om det liv har også prosjekter - prosjekter er ikke begrenset til vårt arbeid og karriere. Remodeling ditt hus, rengjøring av garasjen din, flytting - dette er alle åpenbare prosjekter som ikke-arbeidslivet kan innebære, men det er også ting som å gjøre tid for en familieferie eller tilbringe mer tid med barna dine. Det kan virke kaldt å legge til disse i prosjektlistene dine ved siden av “Lag forslag til byutdanningsstipend” eller hva som helst, men hvis de ikke er på lister, brenner de opp tanke- sykluser som du kan bruke til å finne ut hvordan å tilbringe mer tid med barna i stedet for bare å bekymre deg for det bør.

Sjekklister og referanselister

Dette er sannsynligvis den minst utnyttede delen av den ukentlige anmeldelsen (selv en dårlig utnyttet del av GTD). Allen sier at du burde vurdere å lage en sjekkliste for enhver rutinemessig oppgave som du finner deg selv mer enn en eller to ganger. Checklister hjelper oss å a) ikke stole på minnet for å sikre at alt er gjort, og b) ikke å tenke opp neste handlinger for oppgaver vi allerede har funnet ut de neste handlingene for.

Referanselister er nøyaktig hva navnet sier: Lister over referansedata du må referere til ofte. Et eksempel kan være bøker du vil lese, innlogginger og passord, steder du vil besøke, oppskrifter du vil få, og så videre. Når du går gjennom din ukentlige gjennomgang, må du sørge for at du legger til relevant informasjon i referanselistene. Reklame

Bonus tips: Sjekk ut Checker og Gibb, to online apps for å lage og lagre sjekklister.

Bli kreativ

Som jeg sa før, er det her den ukentlige anmeldelsen skinner. Nå som du har fått alle de verdslige tingene i tankene dine, kan du slappe av og la tankene fly. Ta ut en dag / kanskje liste og se hvilke galne ideer du hadde en måned siden som kan være verdt å gjøre. Vær liberal med din en dag / kanskje liste - legg ideer der “inkuber” og se om de ikke vokser til ting du virkelig vil gjøre.

Dette er tiden for hva Seth Godin ringer “edgework” - se hvilke radikale nye måter du kan presse hva det er du gjør nå. Hvilke nye risikoer kan du ta? Hva kan du være hvis du kunne være det du drømmer om? Hvilke nye ting vil du lære - eller lære? Hvilken gal ide har du som ingen ville ta på alvor? Husk at du ikke trenger å gjøre alt du kommer med i din ukentlige gjennomgang; Tanken er å gi deg selv friheten til å tenke på ting uten forplikte deg til handling.

Endelig vurdering av GTD> Ukentlig gjennomgang

GTD> Ukentlig gjennomgang gjør en god jobb med å forklare rollen som den ukentlige vurderingen og dens forhold til produktivitet. Hvis du noen gang har hørt David Allen snakkes conversationally, vet du at han kan være en veldig inspirerende og tilgjengelig høyttaler, og Meg Edwards og Marian Bateman er like engasjerende. Deres personlige erfaring er en fin måte å utdype ideen om en ukentlig gjennomgang, forvandle den fra en ide i en bok til en praktisk og testet virkelighet. Den tredje platen i settet, men ikke så interessant å lytte til, legger til ekte verdi som noe du kan spille mens du blir vant til å gjøre den ukentlige anmeldelsen - spill litt, pause det, gjør litt anmeldelse, spill litt mer, pause, gjør mer anmeldelse, et

Min eneste qualm er prisen: $ 99 US for en 3-disc sett. Om innholdet i GTD> Ukentlig gjennomgang er verdt prisen vil avhenge mye på hvem du er; hvis du er i david allen co målgruppe av bedriftsledere, mid-level management og vellykkede entreprenører, så dette er definitivt et sett verdt å ha. Sammenlignet med prisen på en av David Allens seminarer, eller til og med et seminar fra en DavidCo-trener, er $ 99 en stjele, men det er mange mennesker som kan bruke denne typen press i riktig retning for hvem både seminaret og de GTD> Ukentlig gjennomgang sett er begge for langt unna rekkevidde.

Hvis du kan komme seg rundt prisen, er dette en virkelig verdifull utvidelse av GTD-systemet. Jeg kan nesten garantere at du lytter til dette mer enn en gang - akkurat som Allens bøker, det er den typen materiale som du vil referere til igjen og igjen.