8 verktøy som gjør deg mer produktive med Microsoft Office

Word, Excel, PowerPoint og Outlook: Dette er det som gjør Microsoft Office til den mest brukte pakken med verktøy på markedet. Men selv Office har sine begrensninger. Det er problemer som du møter daglig, som tar tid som kan brukes bedre på andre ting. Selv om du kanskje har fantastiske apper som øker produktiviteten din på andre områder av livet ditt, kan du ikke være oppmerksom på at det også er noen flotte tilleggsverktøy for Office. Noen av dem er til og med gratis. Her er åtte av de beste, klar for rask nedlasting og umiddelbar bruk.

1. ShapeChef

ShapeChef er et flott verktøy nylig publisert av Wulfsoft. Den gir maler, diagrammer, grafikk og et stort sett med ikoner for PowerPoint, og samlingen fortsetter å vokse. ShapeChef-siden gir deg en ide om alt det den har å tilby. Det er pakker fra enkelt til stor organisasjon, og lisensene utløper aldri.

ShapeChef legger til et bibliotekspanel i PowerPoint-vinduet for rask tilgang. Elementene er organisert i kategorier, eller du kan bruke søkefunksjonen til å finne det du vil ha. Når du har funnet et passende bilde eller et ikon, dra og slipp det fra bibliotekspanelet til PowerPoint-lysbildet. Det er så enkelt.

Det er også andre fordeler. Du kan legge til dine egne bilder på biblioteket og, selvfølgelig, dele med andre slik at alle drar nytte av dine kreasjoner. Denne funksjonen gjør det enkelt å opprettholde konsistens i hele laget eller organisasjonen.

Den beste delen? Ikke mer å søke over hele nettet for et passende bilde og bekymre seg om attributtene.

2. FlowBreeze

Hvis du er lei av å prøve å utvikle flytdiagrammer med tegneverktøy og piler som aldri helt kommer opp på riktig sted, kan du gi opp alt det stresset ved å bruke FlowBreeze. Dette utrolige verktøyet er et tillegg for Excel som gjør det enkelt å lage flytdiagrammer som ser helt profesjonelle ut. Reklame

Alt du trenger å gjøre er å skrive inn teksten, og verktøyet genererer automatisk figurene for hvert trinn. Hver form og tekststykke er formatert og symbolene er perfekt justert med tilkoblingspiler som settes inn automatisk. Enda bedre, det er en “tekst-til-flytskjema” veiviseren som konverterer en eksisterende Word-fil til et diagram. Med FlowBreeze kan du:

• Begynn å lage raskt ved å bruke den enkle oppstartguiden;
• Bruk 84 innebygde formater til å utforme dine egne symboler;
• Velg mellom 21 formater for kontakter: rett, albue eller buet;
• Sett inn bilder rett inn på symbolene;
• Eksporter ferdige flytdiagrammer i ditt valg av fem bildeformater; og
• Lagre diagrammer som Excel-filer slik at andre kan se og redigere dem.

Etter en 30-dagers gratis prøveperiode kan du kjøpe enten en enkeltbruker eller et nettstedslisens. Det er en engangsbetaling.

3. ASAP Utilities

Definitivt ikke et nytt barn på blokken, ASAP Utilities er et Excel-tillegg som fyller hullene og hjelper med de tingene du ikke kan gjøre med vanlig Excel. Den har eksistert i 17 år, og ble nettopp oppdatert til sin nyeste versjon (5.6) i desember 2015. Du må virkelig besøke ASAP Utilities-siden og se noen av videoene som viser alle funksjonene. Deretter hopper du videre til kundens anmeldelser side og ser hva proffene som bruker det, sier.

Det er over 300 funksjoner - for mange til å nevne her - men det er nok å si at du vil spare tidspunkter ved å bruke dem. Har du noen gang ønsket å omdanne en kolonne til flere rader, slik at du kan lage et bord? ASAP Utilities gjør det så enkelt.

Selv om antall funksjoner kan virke overveldende, kan du bare velge og velge de du trenger når du trenger dem. Følg de enkle instruksjonene, og ASAP Utilities vil spare deg både tid og stress.

4. Wikipedia-tillegg

Så skriver du sammen, komponerer kanskje en essay eller et innholdsinnhold for bloggen din, og du trenger litt grunnleggende informasjon om en kunstner, en by eller en bok. Du kan stoppe hva du gjør, gå online og få tilgang til Wikipedia for å få den informasjonen, og kopier deretter det du trenger, gå tilbake til ditt Word-dokument, lim inn det, og skriv på nytt for å sette det inn i dine egne ord. Snakk om mye avbrudd på arbeidsflyten din. Og så unødvendig. Reklame

Med Wikipedia-tilleggsprogrammet, kan du få tilgang til Wikipedia-informasjon fra din Word-fil, og sparer tid og problemer. Når du skriver inn søkeordet ditt, søker appen automatisk i Wikipedia-databasen og gir resultatene i en oppgavelinje. Du kan da velge å vise tekst, bilder eller begge deler. Enda bedre, du kan velge et tilbud, og det blir automatisk satt inn i ditt Word-dokument.

Det er noen systemkrav for denne gratisappen: Internet Explorer, pluss Word eller Excel 2013, Word eller Excel online, eller Word eller Excel for iPad. Det er det.

• Wikipedia-tillegget er tilgjengelig på over 20 språk.
• Hvis du er ute etter den raskeste måten å få tilgang til referansemateriale, er det ikke noe bedre verktøy enn dette.
• For å komme i gang, bare få tilgang til nettstedet og klikk “Legg til.” Ferdig og ferdig.

5. Office-faner

Arbeide med flere dokumenter på en gang er litt av et problem i Microsoft Office. Du må gå frem og tilbake mellom forskjellige vinduer for å samle inn og sette inn informasjon i Word, Excel eller PowerPoint.

Les neste

6 tips for å få mest mulig ut av dagen

10 enkle strategier for å gjøre livet ditt bedre i dag

30 Best Procrastination Quotes å få deg tilbake til arbeid

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Office-faner lar deg åpne alle dokumentene du trenger samtidig i et enkelt vindu og se hvert dokument som en fanebladfil. Og det fungerer sammen med alle utgaver av Microsoft Office fra 2003 fremover. Det er tre komponenter til verktøyet: faner for Word, faner for Excel og faner for PowerPoint, slik at du kan trekke opp dokumenter fra noen av de tre kildene for å se sammen.

Verktøyet lar deg arbeide med alle filene og deretter lukke dem alle med ett klikk (det er fortsatt mulig å lukke dem individuelt, om nødvendig). Du kan også lagre ventende endringer for alle dokumenter med ett enkelt klikk på “Lagre alt.”

Bare noen få av de andre funksjonene inkluderer: Reklame

• Muligheten til å tilpasse kategoriene dine ved hjelp av noen av de elleve stilene som tilbys
• Hele filnavn (for øyeblikket, hvis filnavnet ditt er for langt, vil det bli avbrutt; Office-faner vil vise hele navnet);
• Liten filstørrelse, slik at ytelsen til Office ikke blir redusert på noen måte; og
• Mange snarveier.

Få tilgang til nettstedet, ta en titt rundt og last ned enten gratis grunnutgave eller bedriftsutgave, som åpenbart gir ekstra funksjoner. Med en permanent brukerlisens får du også gratis oppdateringer og støtte i to år. Du finner også en veiledning på nettstedet.

6. Kutools for Outlook

Denne tilbyr et stort antall funksjoner som skal brukes sammen med Outlook, som er utformet for å effektivisere e-postbehandling og sparer deg så mye tid. I utgangspunktet gir Kutools for Microsoft Outlook funksjoner for å forenkle alle de allsidige oppgavene du må utføre hver dag, for eksempel:

• Oppretter automatisk “ute av kontoret” svar;
• Opprette automatiske CC- og BCC-tilpassinger for de fremover;
• Videresending flere e-poster på en gang; og
• Sortering gjennom søppelpost med bedre filtre.

Med et enkelt klikk kan du også:

• Søk etter alle e-poster fra en avsender, en e-postadresse eller et domene;
• Svar på eller videresend flere e-poster på en gang;
• Slett alle e-postmeldinger fra en avsender eller med en bestemt emnelinje;
• Slett dupliserte e-poster, kontaktnavn eller e-postadresser; og
• Blokker avsendere, emner eller med kroppsord.

En livstids lisens vil også gi deg gratis oppgraderinger og støtte i to år. Flere lisenser leveres med rabatterte priser.

Hvis e-post tar opp en stor del av arbeidsdagen din, trenger du dette verktøyet.

7. Oppfølging av e-post

Dette er et annet veldig enkelt tilleggsverktøy for Outlook. Hvis e-post er en viktig del av ditt faglige arbeid, forstår du frustrasjonen ved å sende en e-post, forventer et svar og ikke får en, eller til og med glemme at du sendte den e-posten og trengte et svar. Det er en lett ting å glemme når du er opptatt. Og manglende oppfølging kan påvirke produktiviteten nedover veien, når du innser at du ikke kan bevege deg uten det svaret. Reklame

E-post oppfølging vil sørge for at du aldri glemmer det nødvendige svaret. Når du sender e-posten din, kan du planlegge en påminnelse om å sende en oppfølgings-e-post. Hvis du mottar svaret, eller til og med en telefonsamtale, før kalenderen du angir, bare slett oppfølgingspåminnelsen fra kalenderen. Det er enkelt, strømlinjeformet og vil spare deg tid til å sjekke og sjekke dine sendte e-postmeldinger for å se når du sendte meldinger og til hvem disse meldingene ble sendt.

Dette verktøyet legger bare to knapper til Outlook-meldingseditoren. For en enkeltbrukerlicens ($ 24) får du levetid, nye versjoner og støtte for ett år. Du kan laste ned en gratis prøveversjon først for å se om det fungerer for deg.

8. Onetastic for OneNote

Gratis er alltid bra, og det er akkurat det Onetastic for OneNote er. Hvis du allerede har Microsofts digitale notatbrikkeapp OneNote og elsker det, blir du begeistret med denne tilleggsfilen som gir deg enda flere funksjoner. Onetastic lar deg:

• Utfør gjentatte oppgaver automatisk,
• Last ned ekstra makroer etter behov,
• Sett opp kalendervisninger for OneNote-sidene dine,
• Beskjær eller roter utskrifter og bilder,
• Sett opp egendefinerte stiler, akkurat som Word gjør, og
• Sett opp menyer og innholdsfortegnelser.

Videoer og opplæringsprogrammer er tilgjengelig på nettstedet, sammen med en FAQ-seksjon.

Vi leter etter måter å øke produktiviteten vår, spesielt på jobb, og vi bruker alle mange forskjellige metoder for å bli mer organisert og mindre stresset. Nå er det imidlertid verktøy som kan strømlinjeforme selve arbeidet. Det er et stort pluss.