7 måter å jobbe raskere gjennom dokumentasjon

Dagens gründere har det både bedre og verre enn noen generasjon av jevnaldrende har tidligere. Det store volumet av teknologier og verktøy innen fingertuppene er overveldende til kvelningspunktet, men når de brukes riktig, kan disse verktøyene være utrolig kraftige.

Hver dag blir jeg bombardert med annonser for nye verktøy, tjenester og apper som vil gjøre meg mer effektive og hjelpe meg å få mer ut av min virksomhet, men i sannhet vil bare 1 av 100 av disse tingene faktisk hjelpe meg personlig. Hva har hjelp, jeg har funnet, å begynne å dokumentere hva du gjør og hvordan du gjør det tidlig og ofte. For å hjelpe deg med å gjøre det samme for bedriften din, er det sju enkle tips for dokumentasjon av hvordan virksomheten din fungerer, hvilke verktøy du bruker, og hva du har prøvd (om det er vellykket eller ikke).

Bruk programvare

Notatbøker, notater og e-post er ikke gode verktøy for å holde oversikt over hvordan virksomheten din fungerer. Du kan sikkert bruke en båt med penger og kjøpe dyr programvare som Omnifocus for å organisere oppgaver og å lage lister, eller du kan holde det enkelt.

For alle mine dokumentasjonsbehov bruker jeg Evernote. Jeg har brutt virksomheten min til fem hovedkomponenter - salg, markedsføring, produksjon, administrasjon og finans - og opprettet separate bærbare datamaskiner der jeg holder notater om bestemte oppgaver jeg utfører på daglig, ukentlig eller månedlig basis. Fra kvitteringer og skattedokumenter til e-postene vi sender til kalde ledere, har jeg alt i omtrent tjuefem nøye organiserte tidsskrifter, og det er helt gratis. Reklame

Go Mobile

Uansett hvilket verktøy du bestemmer deg for å bruke, sørg for at den har en mobil komponent. Evernote passer til regningen her, noe som er en av grunnene til at jeg begynte å bruke den, og en annen app jeg liker for mobilintegrasjonen er Dag 1, en journaling-app. Med desktop og iOS mobilutgaver er Day One en fin måte å skrive ned notater om hva jeg gjorde og eventuelle bekymringer jeg hadde på en bestemt dag.

Samarbeide med kolleger og klienter

Selv om du jobber 100% alene, ikke vær redd for å spørre andre i din bransje (eller til og med dine kunder) hva de tenker på en bestemt prosess.

Vi engasjerer aktivt våre kunder og spør hva de tenker på våre salgsprosesser, våre markedsføringsteknikker og tjenesten de mottok. Hva bra ville det gjøre for å dokumentere en kompleks prosess hvis du finner ut to år senere at dine kunder hater det?

Bruk GTD til å prioritere

David Allens Få ting gjort er en av de viktigste bøkene som er skrevet om produktivitet, og det er en hel kategori programvare bygget opp rundt konseptene i den boken. Reklame

Les neste

10 måter å gå ut av din komfortsone og overvinne din frykt

Livshack Show Episode 3: Hvorfor Validering er nøkkelen til varige relasjoner

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Den grunnleggende ideen er ganske enkel: når en oppgave kommer inn, tar du opp det umiddelbart. Oppgaven skjer enten på oppgavelisten din med en dato og klokkeslett for ferdigstillelse, i en kasse for senere vurdering, eller til en medarbeider eller en entreprenør som kan håndtere det for deg. Alle oppgaver må være tiltak. Det siste du vil se om tre uker er en oppgave på listen din som sier “få nye kunder”. Takk selv, det er veldig spesifikt.

GTD-metoden for oppgavebehandling hjelper i dokumentasjon fordi det tvinger deg til å tenke når det gjelder prioriterte og handlingsfulle oppgaver. Når du gjør det, er det mye lettere å lage en liste over hvilke oppgaver som var involvert.

Gå gjennom notater en gang i måneden

Når du tar så mange notater, er det enkelt å sette seg ned hver dag og lese gjennom dem og prøve å lage et mønster, men for å maksimere avkastningen på investering i tid, er det viktig at du bare gjennomgår notater en gang i måneden.

Når du gjør det, skjer tre ting: Reklame

1. Du begynner å se klare mønstre
2. Du kan organisere disse mønstrene i prosesser
3. Du kan lage planer basert på prosessene dine for neste måned

Bedre ennå, du blir ikke distrahert daglig av trang til å reorganisere planen din på tvilsom måte. Det gjøres bare en gang i måneden.

Del notater med kunder

Ikke bare spør kundene og kundene om tilbakemelding; vis dem nøyaktig hva du spiller inn. Vi bruker interne notater som markedsføringsmateriell, og sender faktisk potensielle kunder en fullstendig oversikt over hva vi gjør og hvordan vi gjør det slik at de kan se hvem de ansetter.

Ikke bare gir det tillit på grunn av gjennomsiktigheten; Det gjør det mulig for oss å rydde opp eventuelle problemer før et prosjekt starter som ellers ville skape problemer.

Hold ingenting hellig

Din virksomhet er spesiell for deg, og det er visse ting du har gjort i årevis som fungerer bra, men ting endres. Enten du vokser raskt, eller blir tvunget til å gjøre viktige endringer med teknologiske fremskritt, må du være klar og villig til å revidere gamle prosesser når de ikke lenger fungerer. Når du stadig tar merke til hva du gjør og hvordan du gjør det, ser du disse mønstrene raskere og kan tilpasses dem i sanntid, ikke uker eller måneder nedover veien. Den slags smidighet er ekstremt viktig når du prøver å holde deg foran den stadig utviklende kurven til Internett-bedrift. Reklame

En av de mest verdifulle aktiva bedriften din har er i ditt hode; Det er trinnene du tar hver dag for å få ting gjort. Når du skriver ned disse, gjør du det mulig å automatisere, outsource og strømlinjeforme omtrent alle aspekter av hva du gjør. Det betyr ikke deg må ansett noen til å erstatte deg, men du vil være så mye nærmere det punktet du kunne.

Full dokumentasjon tar tid, men hvis du starter nå, vil du begynne å se positive resultater nesten umiddelbart, og med tiden vil du forhåpentligvis skape en vane som gjør det mulig å bla gjennom omtrent alle oppgaver på oppgavelisten din.