7 måter å sikre effektiv kommunikasjon på jobb

Noen ganger kan spotting for kommunikasjon på jobben være ganske enkelt. Når feilkommunikasjon blir uadressert, kan du se det i form av konflikt på arbeidsplassen eller redusert produktivitet. Det er en tendens til feilkommunikasjon å skje når det er lite gjennomsiktighet. Og noen ganger kan dette være utilsiktet.

“Excellence gjør vanlige ting overordentlig godt.” - John W. Gardner

Mange tror at de er effektive kommunikatorer fordi de gikk i skole eller har en viss arbeidserfaring, men i virkeligheten sliter de seg fortsatt med å påvirke andre med deres budskap. Resultatet av ineffektiv kommunikasjon er savnet mulighet, tapt tid og bortkastede ressurser - alt fordi de ikke hadde høye samtaler.^[1]

Du kan legge merke til en rekke faktorer som påvirker klar, effektiv og gjennomsiktig kommunikasjon på jobb: personlige egenskaper, fysisk avstand, selve meldingen, kontekst, jargong og kultur. Nedenfor er det 7 måter å sikre effektiv kommunikasjon på jobben, slik at du kan skape et effektivt, produktivt og inkluderende arbeidsmiljø.

1. Kjenn din målgruppe godt

Å forstå publikum er viktig for effektiv kommunikasjon på jobben. Dette gjelder for muntlig og skriftlig kommunikasjon, presentasjoner, daglige e-postmeldinger, brede kunngjøringer eller statusoppdateringer på prosjekter.

Hvorvidt meldingen din skal kommuniseres eller mottas effektivt, kommer fra å forstå hva publikum bryr seg om.

• Hvem målretter du mot med kommunikasjonen din?
• Hva er hensikten med meldingen din?
• Hva trenger de å vite?
• Hva trenger du dem til å gjøre?
• Hva er den beste måten å formidle meldingen til publikum?
• Hvordan vil publikum oppleve eller tolke meldingen?
• Hvordan vil publikum føle, tenke og reagere når de mottar meldingen din?

For å kunne svare på disse spørsmålene, må du planlegge, undersøke og observere atferdene til publikum. For eksempel vil din tilnærming til kommunikasjon med teamet ditt eller kollegaene trolig være forskjellig fra hvordan du kommuniserer med din leder fordi disse gruppene har forskjellige interesser.

2. Søk etter å forstå situasjonen og avklare

Ta deg tid til å være gjennomtenkt og forsettlig. Før du kommuniserer på jobb, er det viktig å sette på pause, forstå situasjonen, avklare og ha empati. Her er noen tips for å hjelpe deg med å kommunisere effektivt på jobb: Reklame

Være nysgjerrig. Spør åpne avsluttede spørsmål som begynner med 'hva' og 'hvordan' for å samle informasjon. Folk vil ha en tendens til å være mer beskrivende med deres svar. Du kan deretter spørre åpne avsluttede probing spørsmål for å få mer kontekst. Jo mer du forstår, desto mer sannsynlig vil du kunne skreddersy en passende melding som resonanserer med publikum.

Lær som et barn. Normalt har barna ikke noen forkunnskaper om hva de skal lære. Det er en følelse av ydmykhet for deres læringsmetode. Ta samme tilnærming når du setter deg i målgruppens sko når du prøver å forstå situasjonen. Vær åpen, klar og villig til å se publikums perspektiv.

Sjekk dine forutsetninger. Erfaringsbredden din kan skygge dine oppfatninger og vurderinger. Utfordre de forutbestemte forestillingene om publikum. Bestem hvem du trenger å snakke med eller hvilken forskning du må gjennomføre for å sjekke om antagelsene dine er sanne. Sørg for at du lager plass til forståelse før du hopper til handling.

Vær inkluderende. Folk ønsker å tilhøre, føle seg inkludert og verdsatt på arbeidsplassen. Vær forsiktig for å sikre at alles ideer er fanget. Hvis du for eksempel er i et møte som ber om innspilling, må du sørge for at det er tilstrekkelig tid for alle å dele sitt svar. Hvis du går tom for tid, oppgi i møtet at du vil koble til dem senere.

3. Lytt på flere nivåer

“De fleste hører ikke med hensikten å forstå; de lytter med hensikten å svare” - Stephen R. Covey

Du er sannsynligvis kjent med disse grunnleggende aktive lyttetipsene. Men når vi føler overveldede møtefrister, prioriterer eller lager, er det enkelt å være på autopilot og savne nøkkelmeldinger som kan hjelpe deg med å kommunisere effektivt på jobben. Nedenfor er påminnelser om å fortsette å øve:

frase. Bekreft din forståelse av meldingen ved å gjenta det eller reframere det i dine egne ord. Hvis det er uoverensstemmelser mellom partene, er det på tide å avklare.

Sonde. Still spørsmål hvis du føler at det mangler informasjon du måtte trenge. Reklame

avklare. Hvis du ikke forstår noe helt, spør.

Huske. Prøv å huske poeng som er viktige for publikum. Denne informasjonen kan brukes i fremtiden og viser publikum at du brydde deg og var aktivt lyttet.

Å være en effektiv kommunikator på jobb betyr at du må være tilpasset dine aktive lytteferdigheter. Husk å:

• Ha empati.
• Forstå andres oppfatninger, ikke bare din egen.
• Mål dine følelser og reaksjoner, og de av andres.
• Kjenn dine verdier og overbevisninger, og de av andres.
• Følg ikke-verbale kommunikasjons tegn som kroppsspråk.

4. Gjennomgå hvordan du mottar tilbakemelding

Hvordan du mottar tilbakemelding påvirker hvordan du reagerer, og påvirker hvor effektivt du kommuniserer tilbake til andre parter. Å være åpen for tilbakemelding og kritikk er lettere sagt enn gjort.^[2] Vi er menneskelige. Når du er distrahert med livshendelser eller hvis du føler deg presset på jobb, kan du bli defensiv i det minste av kommentarer som kommer deg.

Sheila Heen og Douglas Stone gir tilnærminger for å forbedre din evne til å absorbere tilbakemelding, ta det som er nyttig og vite hvordan du blir kvitt det som er unhelpful for deg å lære og flytte fremover.^[3]

Noen av disse strategiene inkluderer følgende:

• Vet, forstå og administrer utløsere og svar på tilbakemelding.
• Separat meldingen fra "hvem" den kom fra.
• Lytt etter rådene i stedet for dommen.
• Fordel tilbakemeldingen i fordøyelige stykker.
• Når du søker tilbakemelding proaktivt, vær spesifikk og be om en ting.
• Ta små skritt for å teste ut hva som ble foreslått for deg.

Du har evnen til å lære av tilbakemeldingen og vokse fra den. Ved å bryte ned tilbakemeldingen i bittestørrelser kan du bedre behandle meldingen og være mindre reaktiv i ditt svar.

5. Gi objektiv og observabel tilbakemelding

Dette er en av de vanskeligste tingene å gjøre fordi du kanskje ikke vil fornærme andre, du vil kanskje unngå konflikt, du er ikke helt sikker på hvordan du er, du er ikke følelsesmessig klar, eller er oversvømmet av dine forutsetninger. Reklame

Les neste

Effektiv kommunikasjon: Hvordan ikke bli misforstått

Konflikthåndteringsstiler for effektiv kommunikasjon på jobb

Hvordan mestre effektiv kommunikasjonsferdigheter på jobb og hjemme

Situasjonen, Behavior, Impact (SBI) Modell^[4] kan hjelpe deg med å gi tydelig og spesifikk tilbakemelding:

• situasjon. Gi sammenhengen. Spør deg selv hva som skjedde, hvor og når.
• Oppførsel. Beskriv oppførselen. Dette er den vanskeligste delen fordi du må sjekke antagelsene dine. For eksempel sier “du var uhøflig” (subjektiv) versus “du forstyrret meg” (observerbar oppførsel) endrer tonen i tilbakemeldingen. Å være “uhøflig” kan ha flere tolkninger mens du kan se når noen har avbrutt deg.
• innvirkning. Bruk “Jeg” uttalelser for å beskrive resultatene av oppførselen.
• Gå fremover. Hold samtalen til å søke forståelse ved å be dem om å reflektere. Hva var deres perspektiv? Hva skjedde for dem? Hva innså de? Hvordan kan de vokse herfra?

Eksempel 1:^[5]

“I løpet av gårsdagens lagmøte, da du ga presentasjonen din (Situasjon), var du usikker på to av lysbildene og salgsberegningene dine var feil (Behavior). Jeg følte meg flau fordi hele styret var der. Jeg er bekymret for at dette har påvirket vårt teams omdømme (Impact).”

Eksempel 2:^[6]

“På klientmøtet mandag ettermiddag sørget du for at møtet startet i tide og at alle hadde utdelinger på forhånd (Situasjon). All din forskning var korrekt, og hver av klientens spørsmål ble besvart (Oppførsel). Jeg er stolt over at du gjorde en så god jobb og satte organisasjonen i godt lys. Jeg føler meg trygg på at vi får kontoen takket være det harde arbeidet ditt (Impact).”

Å vite hvordan du gir klare, spesifikke og observerbare tilbakemeldinger er en viktig ferdighet for å være en effektiv kommunikator på jobben.

6. Oppfølging, Bekreft og Opprett Ansvarlighet

Effektiv kommunikasjon på jobben er ikke engangshendelse. Du må kontinuerlig overvåke fremgang og gi kontinuerlig støtte. Ikke glem å erkjenne fremdriften til jevnaldrende, lag eller ledere!

Bruk følgende spørsmål for å hjelpe deg med å evaluere effektiviteten av pågående kommunikasjon på jobb: Reklame

• Hvilke muligheter ser du?
• Hvordan kan du justere?
• Hvilke beslutninger må gjøres?
• Hvilken støtte kan du gi?
• Hva trenger du å gjøre for å sikre at den nøyaktige meldingen ble mottatt?

7. Bruk kommunikasjonens 7C-kommunikasjon

For ethvert kommunikasjonsmedium på jobb, hold kommunikasjonens 7C i tankene for å finjustere meldingen:^[7]

• Klar. Hva er hensikten? Er meldingen lett å forstå?
• Konsis. Hva kan du slette? Er det til poenget?
• Betong. Hva er fakta?
• Riktig. Er meldingen fri for feil? Er det egnet for publikum?
• Sammenhengende. Er det en logisk strøm? Er meldingen konsistent?
• Fullstendig. Er relevant informasjon gitt og er det et anrop til handling?
• høflig. Hva er tonen i meldingen din?

Lær mer om 7Cs her: Effektiv kommunikasjon: Hvordan ikke bli misforstått

Oppsummering

Måter å sikre effektiv kommunikasjon på jobb tar øve og tid.

Hold disse 7 strategiene topp for å forbedre kommunikasjonen på jobben, slik at meldingene dine er klare og gjennomsiktige.

1. Kjenn din målgruppe vel
2. Søk etter å forstå situasjonen og avklare
3. Lytt på flere nivåer
4. Se gjennom hvordan du mottar tilbakemelding
5. Gi objektiv og observabel tilbakemelding
6. Oppfølging, Bekreft og Opprett Ansvarlighet
7. Bruk 7 C-kommunikasjonene

Fortsett å vokse og finjustere dine ferdigheter!

Hva er en ting du kan jobbe i denne måneden for å forbedre kommunikasjonen din på jobben?

Vær spesifikk og utfordre deg selv ved å sette et SMART mål for arbeidsplasskommunikasjon - Spesifikk, Målbar, Oppnåelig, Relevant, Tidsbundet!

Mer om arbeidsplasskommunikasjon

• Konflikthåndteringsstiler for effektiv kommunikasjon på jobb
• Hvordan mestre effektiv kommunikasjonsferdigheter på jobb og hjemme
• Hvordan jobbe med forskjellige kommunikasjonsstiler i kontoret
• Hvordan forbedre kommunikasjonsevner for suksess på arbeidsplassen

Utvalgt fotokreditt: Brooke Cagle via unsplash.com

Henvisning