7 Email Myter som plyndrer arbeidsplassen

Myter om hvordan du best kan gjøre e-post florerer. Noen er eksplisitt oppgitt og trommelt inn i hodet ditt, og noen er de uuttalte forventningene til den moderne bedriftens verden. For å lykkes i å takle den store e-posttiden synke og gjøre e-post woes en ting av fortiden din, må du erkjenne disse mytene for hva de er, og implementere et system som fungerer.

Systemer trenger gode grunnlag for å kunne jobbe, og når et effektivt e-poststyringssystem mislykkes, er det vanligvis fordi brukeren ikke kunne skille disse mytene fra deres tilnærming.

1. God organisasjon er den beste måten å holde seg på toppen av e-post. Reklame

Det er ikke. Å bytte e-post til handlinger og arkivere alt annet er den beste måten å holde seg på toppen av e-post. Organiseringen av hver melding til en annen mappe kan være nyttig av andre grunner, for eksempel å grave ut en papirspor for advokaten din når du blir saksøkt, men det er ikke praktisk for “bor på toppen av” e-post. Det er ingen sammenheng mellom mappen din melding er i (med mindre vi snakker om innboksen) og ditt nivå av e-post effektivitet.

2. Du må svare på hver melding.

Noen meldinger trenger ikke et svar. Du bør bare svare hvis du har noe verdifullt å legge til i kommunikasjonen. Selvfølgelig kan du føle skyldfølelsen som du blir vant til dette konseptet og slutter å svare på hver melding du får, men hvis du vil gjenvinne din tid, er det en justering du må gjøre.

Hvis det er folk du kommuniserer med jevnlig, som forventer et svar, selv når du ikke har noe å legge til, må du utdanne dem heller enn å undergrave deres krav. Det største problemet med e-produktivitet er at folk rett og slett ikke vil legge opp en liten motstand mot de som ikke vet hvordan man bruker e-post effektivt. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

3. Du må svare på hver melding ... så snart du mottar den.

Verre enn myte nummer to er myten om at du skal svare på hver melding, den andre du får det. Ingenting er oppnådd av dette. Det er alltid unntak for hver regel - hvis du jobber i et presserom, venter en time for informasjon er som å vente en uke - men de gjelder sannsynligvis ikke for deg. Ikke finn unnskyldninger for å svare på hver melding hver eneste minutt av dagen; bare si nei.

Å svare på hver melding du mottar er en tidssynk. Å svare på hver melding så snart du mottar det, er ren uansvarlighet - ironisk nok gjør mange mennesker dette for å skape en illusjon av produktivitet og ansvar.

4. Emails skal være om (sett inn nummer) ord. Reklame

Den aktuelle lengden for en e-post er avhengig av hva e-posten handler om og hvor mye mottakeren allerede vet om emnet, og hvor mye de trenger å vite om emnet for å kunne handle på det. Hvis det ikke trenger å være mer enn en setning, må du aldri gjøre det mer enn en setning. Hvis e-posten er ufullstendig i tre eller fire avsnitt, fortsett å skrive til e-posten er ferdig, men gjør hvert ord telle og rediger som gal før du trykker på send.

En del av å opprettholde god e-produktivitet er å opprettholde god e-post etikette; du kan kalle det “email karma” regel.

5. E-post er et dyr som ikke kan tømmes.

Jo det kan være. Teknologien er aldri problemet; folkene som bruker det er. Spørsmålet er: er du problemet person, eller er det folket som sender deg e-post? Uansett er det løsninger du kan implementere, enten de innebærer å endre måten du tenker på og bruke e-post eller sette opp hindringer mellom deg selv og dine kontakter. Auto responders er et slikt hinder som vil utdanne de som sender deg unhelpful email. Reklame

6. Det er ingen måte å komme seg ut av den irriterende adresselisten!

Selvfølgelig er det; det handler bare om hvor langt du er villig til å ta saken. Spam er ulovlig, husk, og hvis det virkelig er en adresseliste og ikke bare spam fra Russland, er det en måte å få navnet ditt fjernet (selv om du må skremme bejeezus ut av dem med advokater). Det kan bare ta litt tid og energi. Hvis det kommer til å ta deg mer enn to minutter, bør du bare sette opp et filter slik at du aldri ser meldinger fra den adressen. Hvis du leter etter mer tid på dagen, hvorfor ta den harde ruten?

7. Prioritering er et godt verktøy for e-postproduktivitet.

Prioritering er et godt oppgavehåndteringsverktøy. Hvis du føler at du legger en prioritet til en e-post du har mottatt, er det et godt tegn på at du må slå denne meldingen til en handling. På forsiden, sender en e-post merket som høy prioritet ved hjelp av prioriteringsfunksjonene til e-postklienten din et like tvilsomt nyttighetsnivå. Ikke bare er det en god sjanse for at prioritetsnivået ikke vil bli vist i mottakerens e-postklient. Det handler om en god e-etikette for å legge prioriteten til en bestemt epost opp til mottakeren og la dem passe den inn i sammenheng med deres dag.

E-post ble aldri utviklet for å hjelpe deg med å kommunisere i en nødsituasjon. Hvis det er en nødsituasjon som virkelig krever umiddelbar oppmerksomhet, plukk opp telefonen eller Skype.