Peter Atkinson
0 
4539
741
Hvor mange e-postmeldinger har du i innboksen din akkurat nå? Er du en innboks nullfreak som meg? Eller har du e-post på piled opp og ulest at du håper du får tid til å komme til?
Jeg dømmer ikke - jeg pleide å ha så rotete en innboks som noen. Og selv nå, hvis jeg går på ferie eller ikke sjekker e-posten for lenge, kan jeg komme i en bunke av problemer: e-posten hoper seg opp, og det kan være en ekte jobb å komme tilbake til min tomme innboks.
Jeg har et par tips på ermen min, men å gjøre med e-post litt mindre smertefullt - og jeg har funnet det beste forsvaret er en sterk forseelse. I denne artikkelen skal jeg gi deg noen konkrete tips og eksempler for å redusere antall e-postmeldinger i innboksen din umiddelbart - og hjelpe deg med å holde det på lang sikt med bruk av filtre.
Reklame
Hva er e-postfiltre?
E-postfilter er som min egen, lille hær, single-purpose email virtuelle assistenter. Du forteller hver enkelt å sjekke hver e-post for et bestemt sett med ting og deretter fortelle det en bestemt handling å gjøre med det. Noen kriterier du kan sjekke på inkluderer:
- Hvem er det fra?
- Hvem er det til?
- Hvilke ord er i emnet?
- Hvilke ord er i kroppen?
Noen handlinger du vanligvis kan ta er:
- Slett det
- Merk det som lest
- Fil det et sted
- Send en automatisk respons
Jeg bruker GMail, og jeg vet at Outlook (og de fleste skrivebordsprogrammer) har denne muligheten, og du må sjekke med webmailleverandøren din for hvordan det er gjort. Med den korte introduksjonen, her er de fem typer e-postmeldinger jeg alltid filtrerer.
1. Epost Nyhetsbrev
Enhver blogg jeg registrerer meg for, en markedsførings e-postliste - det aller første jeg gjør etter at jeg har bekreftet abonnementet mitt, er jeg satt opp et filter for å automatisk filtrere dette inn i en “Å lese” bøtte. Jeg gjør disse to måtene: Annonsering
Les neste
Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg
Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)
Hva du skal gjøre når du er lei av å jobbe (og hvorfor du føler deg slått faktisk)
Rull ned for å fortsette å lese artikkelen- Bruk + symbolet å lage en unik e-postadresse. For eksempel, hvis du er [email protected], Du mottar også e-post sendt til [email protected]. Jeg bruker en lignende strategi, så alle mine nyhetsbrev sendes til en bestemt e-postkonto som automatisk filtreres til en bøtte for å lese senere.
- Filtrer etter avsender. Litt mer kjedelig, men du kan også sette opp individuelle filtre for hver avsender.
2. Venner videresender meg artikler
Jeg har en venn som stadig sender meg politiske artikler fra en håndfull nettsteder. Til tross for at du anonymt sender dem fra http://stopforwarding.com/, så vel som å fortelle dem personlig, vil de ikke stoppe. Jeg vil ikke filtrere alle sine e-postmeldinger, siden noen ganger sender de meg e-post med noe legitimt (en ikke-fremover).
Så jeg filtrerer dem basert på avsender og sjekker for en håndfull nettsteder i kroppen til e-posten deres. Jeg gjør dette med mange mennesker, og det hjelper til med å skille søppel de vil sende meg fra de ekte samtalene vi har. Hver uke eller så tar jeg en titt på min “Gjennomgang ukentlig” og se disse e-postene der inne - og bare slett dem.
3. Kommentar og Ping-varslinger på bloggen min
Jeg har en heltidsjobb, og mens jeg tar bloggen min seriøst, trenger jeg ikke å se alle kommentarer og trackbacks umiddelbart. Jeg prøver å komme til dem hver dag eller noen få dager, men jeg vil ikke at de skal tette innboksen min.
Jeg filtrerer disse inn i en mappe som jeg prøver å gjennomgå hver kveld - men hvis jeg ikke kan komme til det nattlig, ikke så farlig. Når jeg kommer til det, prøver jeg å batchbehandle dem i minst 30 minutter om gangen, besøk alle som har koblet til meg, kanskje la en kommentar - og svar på de som har vært nådig nok til å kommentere bloggen min . Reklame
4. Facebook / Twitter / Social Media Notifications
Jeg trenger ikke å vite med det samme når noen følger meg, venner meg, leder meldinger meg osv. Jeg sjekker vanligvis sosiale nettverk og mediesider minst en gang i uken uansett, og kan behandle meldingene på den tiden.
For en stund filtrerte jeg alle disse og sjekket dem så godt som mulig. For det meste skjønt, nå, hvis jeg sjekker området ofte nok (som jeg gjør med Twitter og Facebook) slår jeg nettopp e-postvarslene helt ut.
5. Lagre kampanjer
Jeg liker å høre om de nyeste tilbudene og tilbudene, men det er ingen grunn til at dette må avbryte min normale daglige arbeidsflyt. Jeg så på det, og skjønte at jeg kunne kjøpe noe fra et av disse nyhetsbrevene en gang i året - om det ofte!
Så jeg filtrerer dem alle inn i en “Gjennomgå Valgfritt” mappe - og hvis jeg har tid, vil jeg bla dem på fritiden min. Hvis ikke - ikke så mye, sletter jeg dem bare hvert par uker. Reklame
OK, jeg har mine filtre - nå hva?
Når du har opprettet noen av disse filtrene, har GMail (det jeg bruker) et alternativ til å kjøre dem umiddelbart på hva du har i innboksen din. Bruk dette til å umiddelbart filtrere lavprioritetsposter unna, slik at du kan fokusere på det som er viktig.
Fremover vil filtrene dine bli brukt på alle nye e-postmeldinger som kommer inn. Dette vil holde innboksen din ren, slik at du først kan lese de relevante viktige e-postene før du leder til mappene dine for å håndtere disse e-postene med lav prioritet som fortsatt kan være viktig for deg - men trenger ikke så raskt et svar.