5 tips for effektiv digital notatopptak

Å være en heltidsstudent, jobber to deltidsjobber, er gift og gjør litt skrive og utvikling på siden, viser seg å være skremmende. Med min oppdagelse av GTD noen år tilbake var jeg som alle andre; enamored med ideen om å få ting av sinnet til å produsere bedre og mer effektivt. Jeg grep øyeblikkelig på øvelsen av “allestedsnærværende fangst” ved å ta notater så jeg ville ikke la så mange ting falle gjennom sprekkene.

I begynnelsen brukte jeg nettopp en gammel gammel notisbok og en skarp Bic-penn. Jeg har langsomt forbedret verktøyene mine som noen gode, geeky GTD-studenter ville. Men det var ikke før jeg bytte over til en full digital arbeidsflyt som jeg begynte å se ekte fordeler med bruk av systemet mitt. Jeg er i et veldig teknisk felt på jobb og teknisk hoved i skolen; datamaskiner og enheter er rundt meg hele dagen lang. Det var bare fornuftig å fange og behandle tanker og handlinger digitalt som det var raskere og mer “jern-kledd” for meg. Reklame

Her er 5 tips om på digital notat og også noen av fallgruvene å se etter.

Sørg for å være forlovet

Det er absolutt ikke noe mer irriterende at noen klikker seg på et tastatur eller iPhone når du prøver å ha en samtale med dem, uansett om de faktisk tar notater eller ikke.

Hvis du er en veldig rask type, kanskje rundt 50 + WPM, er det en god praksis å høre på hva noen sier, og deretter skrive ned en setning eller to for å oppsummere det. Eller, hvis du er i et møte, kan du alltid si, “ett sekund mens jeg får dette ned så jeg ikke glemmer det.” Tanken er å fange det du trenger uten å se på skjermen eller telefonen din og ikke betale oppmerksomhet. Reklame

Rediger og konsolider

En av de største tingene jeg la merke til fra å ta omfattende skolenotater var at mange ting var rent søppel. Jeg vil si at ut av å skrive gjennom en hel 55 minutters forelesning, hadde jeg om et par sider med tekst som var ekstremt ute av drift og for det meste uutslettelig. Etter å ha sett gjennom klassens notater så innså jeg snart at jeg hadde omtrent en halv side med punktposter som var veldig viktig og resten ble vurdert som detaljer og referanse.

Nå vil jeg ikke si å slette alt som ikke er hovedpoengene til hva du fanget, men jeg vil si å konsolidere notatene dine. En god måte å gjøre dette på er å oppsummere notatene dine fra et møte, og ta deretter den opprinnelige søppel som du skrev ned og lagre den i en “oppbevaringssted” av noe slag bare i tilfelle det var en mindre detalj du faktisk trengte senere.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Gjør dem tilgjengelig fra hvor som helst

Jeg er en veldig mobil person og på grunn av det trenger jeg en måte å skrive inn notater og få tilgang til dem fra hvor som helst jeg har en Internett-tilkobling eller -enhet. Mine valgfrie verktøy som gjør dette til å skje, inkluderer Springpad, Evernote og Simplenote. Jeg vil ikke gå inn i hvilken jeg tror er bedre; Det viktigste er at du kan nå dem fra hvor som helst og alle av dem er anstendig pålitelige og ekstremt nyttige. Reklame

Sett en stemme til notatene dine

Noe som jeg har funnet å være spillskiftende når det gjelder å fange opp informasjon, tar opp et foredrag eller møte mens du tar notater. Det er flere måter du kan gjøre dette på, men det jeg har vedtatt, er Livescribe-pennen og -papiret, slik at jeg kan skrive naturlig, ta opp lyd med skriving, og fortsatt ha digitale notater som lett kan forvandles til tekst. Du kan selvfølgelig bruke verktøy som OneNote for Windows og Circus Ponies NoteBook til Mac for å registrere og skrive på samme tid.

Har du noen gang hatt et notat du tok under et møte som ikke gjorde noe slikt? Jeg vet jeg har. Likevel, når du spiller inn lyd og låser det opp til notatene dine, kan du se tilbake til det som ble sagt rundt det øyeblikket du tok bildet. Dette bidrar til å avklare og gjøre notatene dine kommet “i live”. Selvfølgelig vil du definitivt fortelle dine kolleger at du registrerer dem før hånden, det er med mindre du er ute etter noen til å saksøke deg. Reklame

Velg et verktøy og hold deg til det

Det største tipset, og dette gjelder alt som er relatert til personlige produktivitetssystemer; Finn et verktøy du elsker, en som fungerer bra for deg, og hold deg til det. Jeg er kaptein Fiddly når det gjelder listeoppretting, prosjektsporing, notatbase og produktivitetsprogramvare. Om et og et halvt år siden ga jeg opp på googling “beste notatverktøy” og “beste online GTD-systemer” og bare sittende fast med det jeg hadde og det fungerte bra nok for meg.

Hvis du har et produktivitetssystem klø som jeg gjør, velg noe enkelt som Simplenote eller hvis du vil ha litt mer strøm, Evernote eller Springpad og bruke 30 dager på det verktøyet. Jeg garanterer etter 30 dager det “klø” vil gå bort og du kan konsentrere deg mer om å få ting gjort i stedet for å finne det beste nye notatverktøyet som ikke eksisterer.