5 Feilsikre tips for å administrere din e-post innboks

Hva kan man si om e-post som ikke har blitt sagt før? De er det 21. århundre svar på direkte markedsføring, stor forretningskommunikasjon og vennlig skikkelig. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Hvordan komme tilbake til skolen på 30 mulige (og meningsfulle)

Men e-postens utbredelse har blitt sin undergang. Jeg er sikker på at mange som leser dette, vil føle min smerte når jeg sier at etter en hard dags trening vekk fra pulten, kommer jeg tilbake for å finne innboksen min.

Minst lærings- og utviklingsjobben har tvunget meg til å bli mer organisert; Jeg har hentet noen få tips gjennom årene for å øke Outlook-organisasjonen min. Reklame

Tilbringer tid til å sortere gjennom innboksen hver dag er viktig. Allokere en time eller så hver dag for å delta i innboksen din. David Silverman fra HBR kaller denne "daglige skrubbe". Jeg har lenge lært på den harde måten at det var litt stressende å si minst en gang i uken (eller måned).

Hold innboksen din 'minimal'; det er mye hyggeligere å se på 10 e-postmeldinger i stedet for 100. Hvis noe ikke blir jobbet lenger, så legg det bort i personlige mapper - ute av syne, ute av tankene, som de sier. Sally McGhee's artikkel om de 4 D-ene av e-postbehandling er en fantastisk ressurs om hvordan du handler innboksen din; Gjør det, Slett det, Delegere det og Utsette det. Reklame

Det er et ordsprog i Human Resources: “Ikke slett noe”. I denne alderen av nesten ubegrenset datalagring er det ingen grunn til å slette noe bortsett fra spam om Viagra, vekttap, etc. Hvis du er i tvil, lagre eposten.

Bli assertiv! Hvis du kopieres til tilfeldige e-postmeldinger, har du ganske enkelt ingenting - og vil ikke ha noe å gjøre med, et høflig notat til avsenderen som kommuniserer dine følelser, vil sette denne kjæresten i seng. Reklame

Den mest effektive tipsen jeg har innebærer ikke faktisk e-post i det hele tatt. Spør alltid deg selv, “Må det sendes til e-post?” Tenk på alternativ kommunikasjon. Svar? Hva med det rarlige begrepet ansikt til ansiktskommunikasjon? I ordene til Melinda Emerson,

“Hvor dialog er nødvendig, er e-post ikke.”

E-post er en fantastisk mulighet til å bli mer produktiv, men gjør det til å fungere for deg; finn din foretrukne postkasseadministrasjonsteknikker, og snart vil du finne at e-post-fossen din blir litt mer enn en trickle.

(Fotokreditt: Mange små 3D-emails via Shutterstock)