12 timer til bedre tidshåndtering

Arbeid. Kids. Skole. Sport. Andre jobb. Partnerens jobb. Den neste store amerikanske romanen. Din strikkekrets. Remodeling gjestebadet. Tar bilen inn for sin 30.000 kilometer melodi. En på og igjen og igjen - det virker som om vi har ting å gjøre i overflod. Det vi aldri synes å ha nok av, er tid.

Jeg tror vi alle vet hva vi bør gjør det, men utsiktene til å sette seg ned og få alt sammen, tar deg tid til å sette opp et system som vi stoler på å jobbe for oss (og at vi stoler på oss selv å gjøre arbeid) er skremmende. Og det er mer tidskrevende - og tiden er akkurat det vi ikke har.

Vi er for opptatt av å klare vår tid!

Reklame

Men hva om du kunne gjøre det om 12 timer? Kanskje ikke engang alt på en gang - et par timer om dagen i løpet av en uke, kanskje, eller en halv time om dagen i løpet av noen uker? Det virker mye mer gjennomførbart, ikke sant? Som noe du kanskje kan få deg til å gjøre?

Her er da ryggraden i et godt system du kan implementere om 12 timer (eller mindre). Gi deg selv en uke eller tre for å få det i gang, og se om tiden du investerer i det nå, ikke blir returnert til deg flere ganger over linjen.

1. Sett opp kalendere dine (4-6 timer)

Bruk en online kalender som Google Kalender eller 30 bokser til å angi påminnelser for alle tenkelige hendelser i livet ditt, spesielt tilbakevendende hendelser som faktura betalingsdatoer, barnas fotballspill og dine shoppingturer. Jeg anbefaler en kalender i stedet for en påminnelsestjeneste som Sandy fordi du vil se på dine kommende arrangementer en gang til, og en kalender er et format vi er alle kjent med.

Jeg anbefaler at du legger disse inn i en kalender annet enn din hovedkalender. Hvis du liker ideen om å se på alt i, sier Outlook, tilbyr de fleste av de elektroniske kalenderen et iCal-feed som du kan abonnere på i Outlook. Kall det “påminnelser” og åpne den som en annen kalender. Hvis du legger inn alarmen i hovedkalenderen din, kan du oppleve at det blir for rart å være ubrukelig - spesielt i månedsvisningen der de fleste kalendere bare viser de første par elementene per dag. Reklame

Sett alle disse hendelsene inn i kalenderen din:

• Gassregning forfallsdato
• Elektrisk faktura forfallsdato
• Boliglån / leie forfallsdato
• Telefonregning forfallsdato (fasttelefon og mobil)
• Kabel / satellittregning forfallsdato
• Forsikringspremie forfallsdato
• Backup-datamaskin (daglig, ukentlig eller månedlig, avhengig av bruk og nivå av paranoia - automatiser dette hvis du kan)
• Trash pickup (satt påminnelse for natten før)
• En dag hver tredje måned for oljeskifte
• En dag hvert år for auto tune-ups
• En dag hvert tredje år for store automatiske melodier
• En dag hver 6. måned for tannlegeavtaler
• En dag hvert år for lege, øye lege
• Eventuelle andre gjentatte medisinske avtaler
• En dag veldig måned for reseptbelegging (to påminnelser - en for å ringe på påfylling, en for å plukke opp)
• Netflix / Tivo / XM / andre servicefaktura datoer
• Skriv dagligvarebutikkliste (en dag før din vanlige handlingsdag)
• Dagen eksterminatoren kommer
• Tid og dag på alle TV-ser du ser regelmessig på
• Den siste dagen i januar (for å sjekke om skattepapir)
• En eller flere dager i begynnelsen av året for å gjøre dine skatter og. Eller ta kontakt med skattemyndighetene
• 15. april (eller hvilken dag skatt skyldes i ditt land)
• Start og slutt på skoleåret, start og slutt på skoleferier
• Fødselsdager, jubileer, jul, Valentinsdag, andre viktige ferier (sett to påminnelser - en på dagen for å minne deg om å ringe eller ta noen andre tiltak og en to uker tidligere for å kjøpe en gave, om nødvendig, eller planlegge en fest)
• Månedlig, kvartalsvis og årlig vedlikehold av hjemmet (se sjekklister under)
• Eventuell annen dato som krever konkret handling på bestemte tider hver uke, måned eller år

Legg også til disse datoene, uten påminnelser:

• Slutdatoen for alle de ovennevnte faktureringssyklusene
• Betalingsdatoen for eventuelle automatiske betalinger (og det er en god ide, mens du er i det, for å sette opp automatiske betalinger for så mange regninger som du kan)
• Direkte innskudd datoer
• Automatiske bankoverføringsdatoer
• Aksjeutbytte / reinvesteringsdato
• Enhver annen dato det er viktig for deg å vite om, men som ikke krever noen umiddelbar handling fra din side

I hovedkalenderen din, den du bruker for å holde oversikt over timeplanen din dag til dag, planlegger tidsblokker for følgende:

• Dagligvarebutikk (ukentlig)
• Klesvask (ukentlig)
• Familie måltider
• Faktura betales (to ganger per måned - den første og tredje helgen i måneden kan være bra. Legg i notisdelen alle regningene som kommer til forfall i halv måned etter hver faktureringsdag)
• Enhver ukentlig, to ukentlig eller månedlig møte
• Barns sportsarrangementer (for eksempel ukentlig fotballkamp hver lørdag fra 15. september til 15. desember)
• Andre barns aktiviteter (kunstklasser, piano leksjoner, hver 3. helg på besteforeldre, etc.)
• Helgertimer / rengjøring
• Reisetid
• Treningsøkter
• Golf / sykling / annen sport
• Ukentlig gjennomgang (planlegg 2 timer når du er minst sannsynlig å bli avbrutt) - sørg for at du bruker din ukentlige gjennomgang for å legge til nye påminnelser du måtte trenge!
• Skrivetid (hvis du vil skrive en time om dagen, rute en time om dagen - ikke anta at du bare vil “finne” en ekstra time hver dag.)
• Andre hobbyer (samme som med skriving)
• Eventuelle klasser du tar
• Goofing off tid (jeg planlegge minst en time om dagen for det som slår meg fancy)
• Eventuelle andre faste blokker av tid du vet at du må være på et bestemt sted eller gjøre en bestemt ting. Det eneste unntaket er din vanlige 9 til 5 jobb, hvis du har en - planlegge aktivitetene du skal gjøre på din jobb, ikke selve jobben.

Du må bruke din egen vurdering av hvilke av disse planlagte hendelsene trenger påminnelser, og hvilke som ikke gjør det. Jeg angir ikke påminnelser for pendlingstid, for eksempel, siden det er nok for meg å kunne se på kalenderen min og se at disse tider er blokkert. På den annen side har jeg påminnelser 15 minutter før alle klassene jeg lærer, så jeg vet når jeg må begynne å gå til klasserommene når jeg er på campus. Reklame

Les neste

10 Advarselsskilt av lav selvtillit og mangel på tillit

10 måter å gå ut av din komfortsone og overvinne din frykt

Livshack Show Episode 3: Hvorfor Validering er nøkkelen til varige relasjoner

2. Sett opp passordsystemet (2-3 timer)

Bruk et program som KeePass, eller et passordbeskyttet regneark, eller hvilket system du føler deg mest komfortabel med, men bruk en - hvis du har mange passord og ikke noe system, vil du kaste bort mye tid, enten du prøver alt mulig passord du kan huske eller søke frantically om e-postene dine, filer eller papirskraper på skrivebordet ditt, uansett hvor du registrerte passordet ditt. I en eller to økter, skriv inn hver innlogging og passord du har. Pass på at du får informasjon for alle disse:

• Bankkontoer (inkludert debetkort PIN)
• Kredittkort
• Lagerkontoer
• e-post
• Internett-tjeneste
• Online betalingstjenester
• Telefonservice
• verktøy
• Nettstedet medlemskap (Yahoo, Google, YouTube, Facebook, LinkedIn, MySpace, Flickr, WordPress.com, Digg, Reddit, Blogger, OpenID, etc.)
• Nettstedets innlogging, FTP og admin panel info
• Eventuelle MySQL eller andre databaser som nettstedet ditt bruker
• Arbeidsregnskap
• Parkeringstillatelse tjenester
• DMV online / andre offentlige tjenester
• Web applikasjoner
• Programvareregistreringsnøkler (ikke teknisk passord, men mange passordbehandlere inneholder seksjoner for registreringsnøkler - nyttig hvis [når] du må installere Windows på nytt)
• Enhver annen konto du har et passord til

3. Lag sjekklister (2-3 timer)

Lag en ny mappe på datamaskinen som heter “AAAAA sjekklister” (eller “@Checklists” for deg David Allen fans), så det sorterer til toppen av mappen Dokumenter. Lag et sett med sjekklister for gjentatte oppgaver og lagre dem i mappen, slik at du enkelt kan skrive ut dem når du trenger en. Noen sjekklister å tenke på å skape, inkluderer:

• Dagligvareliste (med alt du vanligvis kjøper og plass til tillegg, min liste er organisert av gangen i butikken vi handler på, så jeg kan bevege meg raskt fra bak til forsiden med minimal avbrudd)
• Månedlig vedlikehold av hjemmet (for eksempel byttefiltre, testrøgdetektorer, etc.)
• Kvartalsvis av halvårlig vedlikehold av hjemmet (for eksempel rene renner, erstatt røgdetektor batterier, kontroller brannslukkere, etc.)
• Vinter- / sommerbilberedning (for eksempel kontroll kjølevæske, spyle radiator, tilsetning kjeder / snø dekk, etc.)
• Reise / feriepakke
• Juledekorere

4. Hold deg oppdatert med en ukentlig gjennomgang

Du har planlagt en ukentlig gjennomgang i del 1 - sørg for at du beholde den avtalen. I løpet av den ukentlige vurderingen tar du 10 minutter for å sette påminnelser for eventuelle gjentatte hendelser du kanskje har savnet i ditt opprinnelige oppsett, samt eventuelle nye forpliktelser du har tatt på. Kontroller timeplanen din og sørg for at du har forlatt nok tid til nye oppgaver som du må ta vare på i løpet av den kommende uken. Hvis nødvendig, flytte noen av disse blokkene med planlagt tid rundt. Sjekk også hva som kommer opp som du må legge til i timeplanen din - for eksempel hvis barnets bursdag kommer opp, må du planlegge en tidsperiode for å hente en gave og en annen blokk av tid å planlegge en fest osv.

Bedre, ikke perfekt

Det er nok plass til forbedring, selvfølgelig. Dette er ment som en ryggrad til et system; Du vil finne at andre måter å gjøre deg mer effektive for deg. Passordadministrasjon, for eksempel, er bare en slags referansesystem som vil spare deg tid ganske regelmessig - du vil sannsynligvis tenke på andre som passer din egen spesielle situasjon. I mitt hjem er det en stor oppgave å holde posten sortert og i en viss rekkefølge, så jeg setter opp et mailadministrasjonssenter, med skuffer for min partner og min personlige post, en skuff for regninger og en skuff for kuponger og flygeblad (det tok ca 30 minutter, hvis du vil legge til det i din 12-timers forpliktelse). Du har kanskje ikke et problem med e-post, men du må kanskje jobbe med å holde oversikt over magasiner. Reklame

Å ha en solid struktur på plass, vil hjelpe deg med å slå sammen med den andre, mindre “tiden synker” i livet ditt. Når du begynner å se på din tid i en “stort bilde” se, du vil begynne å se alt som faller utenfor ditt eksisterende system på en ny måte, og løsninger vil foreslå seg selv. I stedet for å frata om det, planlegg bare en time eller to for å ta vare på det - for større prosjekter bryter det inn i tre eller fire 2-timers seksjoner.

Når du har begynt å ta tak i timeplanen din, finner du at du ikke bare er mer på toppen av timeplanen din (i stedet for å være på toppen av deg!), Men tankene dine vil være mer trygge. I stedet for å bekymre deg for hva som kommer opp, eller hva du skal gjøre akkurat nå, vil du bare sjekke tidsplanen din og vet. Energien du pleide å bruke for å bekymre deg og av og til freaking ut, kan du bruke bedre for å forfølge drømmene dine.

Hva med deg? Hvilke 1-2 timers aktiviteter anbefaler du for å få tak i tid?