10 tips for å forbedre dine ansettelsesinnstillinger

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen >

Uansett hvilken bedrift du er i, er oddsene at du bruker minst en gang i avtaler. Dine avtaler kan være store gruppemøter, en-på-en eller enda jobbintervjuer. Du kan til og med hoppe over ansikt til ansikt og møte konferanser eller bruke Skype. Uansett hvilken type møte du har planlagt, kan disse tipsene hjelpe deg med å forbedre dine ferdighetsinnstillinger.

1. Sett dagsordener på forhånd. Å vite hva du planlegger å oppnå i et møte, kan hjelpe deg med å bestemme hvor lenge du planlegger å bli på den avtalen - forutsatt at du kan holde på agendaen din. Det kan være vanskelig å få andre mennesker til å holde seg på sporet, men ingen ønsker virkelig å tilbringe hele dagen på en enkelt avtale. Videre er det virkelig den eneste måten å være sikker på når møtet er over, å fullføre en avtalt dagsorden.
2. Tilbyr tid og datoalternativer for avtaler. Snarere enn å gå gjennom en lang og tilbake, enten på telefon eller via e-post, velg to eller tre avtaletider som fungerer for deg og presentere dem til den andre halvdelen av avtalen din. Hvis du arbeider med en større gruppe, er det nesten garantert at minst ett alternativ ikke fungerer for noen, og å ha flere alternativer er en mye raskere måte å nå konsensus på..
3. Unngå fancy programvare applikasjoner. Mens det er noe veldig snøaktig avtaleinnstilling programvare der ute, prøv å unngå å bruke noe utenom det vanlige. Unntaket til denne regelen er partier eller meget store møter. Generelt bruker disse programmene mer tid enn de er verdt - det er en lærekurve for nye brukere, og å måtte besøke et nettsted for å svare kan ta dobbelt så lang tid å svare på en e-post. Men når du prøver å koordinere store grupper av mennesker, kan bruk av et program gi en sentral plassering i stedet for å sende ut store grupper med e-postmeldinger.
4. Pass på at du virkelig trenger et møte. Mange avtaler er satt for enkle ting som å overlate et dokument til godkjenning. Med mindre dette dokumentet er kort nok til å bli fullstendig undersøkt under møtet, kan det være mer verdt å slippe av dokumentet og komme tilbake senere for å svare på spørsmål og håndtere godkjenningsprosessen. Før du faktisk bestemmer avtalen din, kan du tenke på om saken kunne håndteres raskere.
5. Minimer reisetiden. En av grunnene til at avtaler spiser så mye tid i våre kalendere er nødvendigheten av å reise. Vi må reise til klientens kontorer, kaffebarer eller hvor som helst vi møter. Vi kan minimere denne engasjementet ved å foreslå at vi møtes på våre egne steder, møtes halvveis, eller hopper over møte i person helt og holdent. Alternativer som telefonsamtaler eller videokonferanser kan ofte håndtere alle kravene til den avtalen du skulle kjøre over byen for.
6. Planlegg tid for både forberedelse og debriefing. Når du bestemmer avtalen, tenk på hva du må gjøre for å forberede deg på det - gjennomgå en rapport, lag en presentasjon eller stryke din skjorte - og planlegg tid for hver av aktivitetene før din faktiske avtale. Det er også verdt å planlegge en femten minutters prep-sesjon like før avtale for eventuelle siste minutt detaljer. Det samme gjelder for etterpå: Det kan hende du har visse oppfølgingsoppgaver å håndtere etter møtet. Planlegger minst et par minutter etter en avtale garanterer at du har tid til å kontrollere at notatene dine er ferdige, og noen form for videre handling gjør det minst til kalenderen din (hvis du ikke kan gjøre det da).
7. Separate personlige og forretningsmessige avtaler. Mange av oss prøver å laste inn alle våre ut-av-kontor-avtaler til en dag. Ignorerer problemet med hva som skjer hvis bare en kjører sent, du har problemer med å forsøke å bytte gir mellom presentasjonen du nettopp ga til en klient og skuddet legen venter på å gi deg. Den typen mentale bytte kan bare gjøre det vanskeligere å håndtere senere avtaler. Prøv å planlegge dine personlige og forretningsavtaler på ulike dager.
8. Hold avtaleplanleggerne oppdatert. Hvis du ikke er den eneste personen som planlegger avtalene dine, er det viktig å holde de andre i løkken. Ellers kan din betydelige andre forvente deg på en familiemiddag samtidig som du fullfører et stort prosjekt. Jeg liker delte kalendere, for eksempel Google Kalender, av den grunn, men det finnes måter å dele omtrent hver type kalender, hvis du er avhengig av ditt eget system. Avtaleplanleggere kan inkludere din leder, din betydelige andre, en administrativ assistent (din eller avdelingene) og en rekke andre mennesker.
9. Begrens invitere. Du trenger kanskje ikke hele firmaet til stede for en fremdriftsrapport. I stedet bestemme hvem som faktisk trenger å være med på avtalen din - du kan alltid sende ut en masse-epost senere hvis folk føler seg utelatt. Jeg har vært i situasjoner før hvor høyere ups følte seg utelatt hvis du ikke tok dem inn på hver eneste avtale du satt opp. Den beste innsats synes å være å presentere møtet som noe som ikke ville være en verdifull bruk av sin tid.
10. Bekreft alt! Bekreft når og hvor møtet er, hva dagsorden dekker, selv hvordan du kommer dit. Alt du trenger er en kort epost en dag eller to før avtalen som skisserer avtalen og spør om et enkelt ja som svar hvis alt er riktig.