10 dårlige e-postvaner du trenger å slutte å gjøre nå

En ting er sikkert: Vi jobber alle sammen med e-post. Vi bruker dem til å kommunisere og organisere våre personlige liv. Men hvis du virkelig tenker på det, hva er e-postene egentlig for? Samarbeide? Planlegger? Administrerende? Gruppediskusjoner? Faktisk ingen av de ovennevnte.

E-postmeldinger ble designet for en på en samtale (eller mindre grupper samtaler på det meste). De bør ikke brukes til å synkronisere et lag eller planlegge en begivenhet, fordi overbruk av e-postmeldinger bare fører til produktivitetstap og spild av tid.

Her er 10 dårlige e-postvaner du trenger å slutte å gjøre nå. Reklame

1. CC er unødvendige folk for «FYI»

CC'ing folk til å oppdatere dem på informasjon fører nesten alltid til forvirring. Personen CC'ed lurer på om han trenger å handle. Bør de svare? Bør de videresende informasjonen din? En CC'ed-epost inneholder informasjon som de fleste ikke vil kunne behandle uansett.

2. Bruk «Svar til alle» -knappen

Når du mottar en e-post med flere personer som CC'ed, send ikke automatisk svaret ditt til alle! Du vil bare ende opp med å forurense alle andres innboks. Prøv å bare svare på personen; det trenger ikke nødvendigvis å bli en gruppediskusjon.

3. Plukker feil faglinje

Faget skal være velvalgt. Ikke skriv bare «Hei fra ...»; Prøv å gi så mange detaljer som mulig i det korteste formatet mulig. For eksempel: «Møte 02/15 Dokumenter». Når du mottar e-posten, trenger korrespondenten din å forstå hva e-posten handler om, bare ved å lese emnet. Ikke la dem gjette hva som er inni; være eksplisitt og konsistent. Reklame

4. Bruk av bokstaver

Bruk av CAPITALIZED-bokstaver gjør ikke e-posten din snarere enn andre, og forresten bør du ikke være den som bestemmer hva som er presserende i en andres innboks. I en e-post blir store bokstaver tolket som aggressiv og påtrengende SCREAMING, og de bygger ikke en konstruktiv samtale.

5. Ikke prioritere svar

Ikke hver e-post må besvares med en gang. Så du bør klassifisere og prioritere dem tilsvarende. Problemet er at innboksen din er det verste verktøyet du skal bruke. Faktisk kan din beste innsats være et eksternt program. Den perfekte epost er en e-post som kan slettes; Det er ikke ment å holde informasjon. Så du må prioritere svarene dine i din å gjøre liste og overføre informasjonen som en e-post inneholder til et annet sted.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

6. Bruk unødvendige ord

På samme måte som e-postlinjen din, bør e-postkroppen være veldig eksplisitt og kortfattet. Gå rett til punktet og unngå så mye unødvendig blah-blah som mulig. De fleste leser ikke alt i e-postene sine, så hvis du forenkler jobben ved å gi kort, nyttig informasjon, ved å kollidere innholdet ditt og ved å si hvilke tiltak som skal tas, sparer du alle tonnevis av tid (og du lager folk lykkelige). Reklame

7. Bruk e-post for alt

Enten du trenger å si noe til noen, sende informasjon og dokumenter, dele en ide og samle tilbakemelding, planlegge en hendelse eller synkronisere teamet ditt, må du ikke bruke e-post hver gang. Prøv å tenke på meldingen du vil levere, og bruk det riktige verktøyet for hver bestemt melding. E-post er ikke alltid riktig medium for å formidle det du trenger.

8. Administrere et teamprosjekt med e-post

Å administrere et teamprosjekt med e-post fører ofte til frustrasjon, misforståelse, forvirring og til slutt et dårlig resultat. Når du organiserer et teamprosjekt, må du delegere oppgaver, dele informasjon og følge opp med alles arbeid. Men e-post er bare en måte å kommunisere, ikke planlegge. Endre vaner og finn en bedre måte å administrere samarbeidet ditt uten e-post!

9. Klassifisere e-posten din

Ikke kast bort tiden din å klassifisere e-postene dine. En god ting om e-postboksene er at det er en søkefelt. Denne funksjonen lar deg finne informasjon når som helst. Hvis du klassifiserer e-postene dine, vil det ta litt tid for svært dårlige produktivitetsforbedringer. Reklame

10. Stikker med e-post fordi ...

Det er den eneste måten å organisere arbeidet ditt og det eneste kommunikasjonsverktøyet du kjenner til? Kanskje det er på tide å endre måten du jobber med med ditt team og med dine kunder, og ikke minst, måten du planlegger dagen din på.