Din guide til å bli produktiv med Gmail Administrere strømmen

Sist gang vi omdirigert alle våre e-postkontoer til det ene stedet, vårt sentrale e-posthub i Gmail. Når du har alle kontoene dine i Gmail, må du administrere den strømmen av informasjon slik at a) det er mulig å komme gjennom hele e-posten din i femten minutter eller mindre, og b) det er lett å finne neste uke neste måned og neste år.

Innboksen er hellig

Du må lære å se innboksen som et nesten hellig sted: Den verste synden du kan begå mot det, er å forlate meldinger der inne for å rote. Jeg snakker ikke om dager eller uker. Du må håndtere hver melding i innboksen din under e-postbehandlingsøkten. Det kan ikke være i innboksen når du er ferdig.

Siden vi bruker flere e-postkontoer, har vi dem filtrert inn i en rekke etiketter. Hvis vi ikke gjør det, blir grensene mellom roller og informasjon knyttet til hver konto sløret og ganske ofte, bare forvirrende. Innboksen er et veldig nyttig verktøy for behandling og denne separasjonen er en uheldig nødvendighet.

I det siste innlegget snakket vi om å bruke All Mail-funksjonen til å erstatte dette, men problemet med denne tilnærmingen er at du ikke kan “utarbeide” Innkommende informasjon på denne måten. Det er et par alternative løsninger vi tar opp i et øyeblikk, men den enkleste måten på dette punktet er å håndtere all e-post som om den var i innboksen din - det er en holdningshakk, snarere enn en teknologisk. Reklame

Håndtere meldinger i innboksen din

Det første trinnet for å behandle e-posten er åpenbart å lese den. Dessverre er dette her hvor mange mennesker stopper (og det er frustrerende når du prøver å få solid kommunikasjon).

Les smart, ikke vanskelig. Gi emnet og første avsnitt i e-posten en skanning for å bestemme relevansen, fordi det alltid vil være e-postmeldinger som er meningsløse, og du trenger ikke å lese dem. Hvis det er helt ubrukelig for deg, kan du slette meldingen. “Ikke slett en e-post igjen” Det er ikke et mantra jeg helt tror på.

Hvis du har holdt meldingen, kan du lese den riktig. Forresten, bør jeg nevne at hvis mer enn 15% av innboksen din består av å slette meldinger, oppretter du sannsynligvis ikke nok førkvalifiseringer og smart “hindringer” til folk som vil ha e-postadressen din. + Hack fungerer bra her, som vi kommer snart.

Når du har lest meldingen, har du det må behandle det. Det er noen utfall:

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

• Svar og arkiv,
• Svar og slett,
• Svar, gjør det til en handling, arkiv
• Gjør det til en handling, arkiv
• Arkiv
• Slett

Hvis du gjør e-posten til en handling, vil du nesten alltid arkivere den, ikke slette den, for fremtidig referanse. For meldinger du trenger å håndtere senere, eller som kaller deg til å utføre en oppgave, gjør du det til en handling i oppgavelisten eller GTD-programvaren umiddelbart og fjern deretter meldingen ut av innboksen din. Reklame

Å skape handlinger fra e-postmeldinger før du fjerner dem ut av veien, er det beste du kan gjøre for e-postproduktiviteten din. Holde e-post i innboksen fordi det er en oppgave som ventes, skaper “e-post apati” og ting blir uorganiserte og rotete.

Alternative løsninger til bruk av all e-post

Bruke All Mail skal fungere perfekt hvis du behandler hver ulest melding så snart du åpner den og leser den, men kanskje fungerer det bare ikke for deg. Det er noen andre måter å håndtere dette på.

Medvirkende All Email - Star-funksjonen i Gmail er nyttig for å markere interesseposter som du vil komme tilbake til senere (selv om vi under dette systemet prøver å unngå det). Hvis du ikke trenger eller bruker denne funksjonen, kan du få den til å fungere som en faux-innboks. Stjernen vil indikere at en melding må behandles.

Gå tilbake til vinduet Filtreringsoppsett under Innstillinger, og sett Til: -feltet til en stjerne (*). Til-feltet forteller at Gmail velger e-postmeldinger basert på hvem e-posten sendes til, men * forteller at den skal hente all e-post. Vi går inn i stjernen og dens brukervennlighet for å filtrere på et øyeblikk.

Klikk Neste trinn og merk av “Stjerne det” eske. Du har nå et filter som stjeler all din innkommende post, og når du behandler hvert element, kan du fjerne det fra listen ved å klikke på stjernen, som vanligvis ligger ved siden av “Fra” feltet i listevisning. Reklame

Bruker ikke automatiske filtre er en annen løsning jeg gjør ikke anbefale. Dette tar all strøm ut av systemet ditt, men det vil føre til at alle e-postene flyter rett inn i innboksen, der du kan håndtere den manuelt i etiketter. Jeg tror dette slår til hensikt og legger til ekstra arbeid som datamaskinen kan gjøre for deg, og i min erfaring har det vært langt fra en optimal løsning.

Bruk av stjerner i filtre

Jeg nevnte stjernen før vi snakket om å sette opp et filter som stjeler din innkommende post. Asterisken, enkel som den, gir et veldig nyttig verktøy og gir mer dynamisk e-postfiltrering.

La oss se på hvordan det fungerer. Si at jeg har en vanlig klient som har gitt meg tre forskjellige e-postadresser (det skjer egentlig). Jeg vil ikke ha tre etiketter for hver enkelt av disse e-postadressene, og jeg vil i utgangspunktet behandle dem alle som en. Ved hjelp av stjernen kan vi virkelig oppnå dette.

I feltet Til: i filteroppsettet, legg inn et * før resten av domenenavnet. Så la oss si at jeg har [email protected], [email protected] og [email protected]. Å rute alle disse e-postadressene til ett sted, ved hjelp av ett filter, er alt jeg trenger å gjøre, satt Til: -feltet som *@unproductiveclient.com.

Dette fungerer også med de andre feltene. Hvis jeg for eksempel mottar e-post fra en hel gruppe med folk fra ett selskap til min hovedadresse og vil skille det fra all annen post, kan jeg sette feltet Fra: til *@thatonecompany.com. Reklame

+ Hack

Og til slutt har vi + hack. Dette er flott for å pre-kvalifisere din e-post. Til tross for at avsenderen kan være en fremmed du aldri har møtt eller hørt om før, vet du hva e-posten handler om fordi den landet i riktig etikett. Nesten høres ut som magi.

Med Gmail kan du legge til en + legge til slutten av brukernavnet ditt med et søkeord vedlagt. For eksempel, hvis e-postadressen din er [email protected], kan du likevel motta meldinger rettet til [email protected]. Enda bedre, du kan bruke filtre til disse e-postadressene. Jeg bruker dette på mitt eget nettsted, hvor [email protected] går til en Post Ideas-etikett, og så videre.

Enda bedre, du kan opprette semi-disponible e-postadresser uten å måtte lage en med en disponibel posttjeneste. Hvis et nettsted krever e-postadressen din og du er bekymret, vil de sende deg spam, bare legg til et + sitenavn til adressen din, og du kan alltid filtrere det aktuelle materialet til papirkurven senere.

Hold deg oppdatert for mer råd om å sette opp et produktivt e-postsystem med Gmail.