Hvor er hjelpemidler for å øke ENKEL personlig produktivitet?

For mye av dagens personlige produktivitet er fast i å gjenta fortiden

EN ekte økning i produktivitet betyr å få det samme eller større, produksjon med mindre innsats og mindre ressursbruk. Likevel er mest personlig produktivitetsprogramvare fortsatt avhengig av ulike måter å kategorisere gammeldags gjøremålslister på.

Det fokuserer på å bli mer gjort av forbedret organisasjon; Den jobber hardere lengre tid (for det meste i kraft av å unngå forstyrrelser og utsettelse), ikke gjør ting bedre eller med mindre innsats og innspill. Det øker ikke ekte produktivitet. Jeg mistenker at i virkeligheten er det noen ganger enda en erstatning for å gjøre mye i det hele tatt; bruke tid istedenfor å kategorisere og omarrangere lister over hva som skal gjøres.

Hvor er programvaren som vil hjelpe folk å finne bedre måter å gjøre ting på? Å frigjøre tid for det som er viktig, eliminerer unødvendig og trivial? Programvaren som vil stille tøft, meningsfylt spørsmål om alt som skal gjøres, for eksempel: Reklame

• Gjør du trenge å gjøre det nå - eller noensinne?
• Er dette noe du kan - og bør - delegere til noen andre?
• Er det en måte å få det samme resultatet med mindre innsats og innsats?
• Er det en måte å få en bedre utfall? Har du vurdert nye alternativer? Hvilke ideer kan du finne for å forbedre, forenkle eller - best av alt - eliminere denne aktiviteten?
• Hopper du til konklusjoner om hva du skal gjøre? Skulle du tillate omstendigheter å utvikle seg videre, så du kan se bedre hva som må gjøres (om noe)?
• Hvordan kan du utvikle din kreativitet, slik at du enten kan finne bedre måter å oppnå de samme eller større resultatene, eller finne måter å slutte å gjøre ting på?

Dette er alle spørsmål som det er lett å glemme i rush til “få ting gjort” - spesielt når noen puster ned i nakken din, og tiden ser ut til å glide seg bort. Programvare som både påminnet og utfordret deg hver gang du prøvde å legge til noe på oppgavelisten din, kan være en velsignelse for alle som er tatt opp i rotterløpet.

Ikke å gjøre ting kan være mer produktive

De Tao Te Ching foreslo, for mer enn 2200 år siden, at ved å gjøre ingenting, ville alt bli gjort. Det jeg mistenker forfatteren mente var at hvis du tenker på ting som er lenge nok og nøye nok, kan en stor del av din nåværende aktivitet fjernes helt, Hvis du er tålmodig, vil stadig flere løse seg selv uten noe innspill fra deg; og hva som er igjen, kan du gjøre om halvparten av tiden og med en fjerdedel av innsatsen. Alt som betyr noe blir gjort. Resten er irrelevant.

Ved å følge det rådet kan du eliminere så mye rot - i tillegg til de handlingene som bare er gjort fordi du alltid har gjort dem på den måten - at du vil fly gjennom det som er igjen. det er ekte fokus, ikke den falske typen som kommer fra å sette elementer inn i en bestilt liste og starter fra toppen. Du kan jobbe med element 1, men alle de andre er fremdeles der, preying på tankene dine og fristet deg til å svinge til side for å håndtere dem også. Reklame

Hva med noe som faktisk begrenset din oppgaveliste til ikke mer enn si seks elementer? Noe som vil tvinge deg til å prioritere og slippe noe, før du kan legge til noe mer? Det er lett å bygge opp en gjøremålsliste med nesten uendelig lengde, og føl deg stresset av alt det som fortsatt venter på å bli gjort.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Realistisk er sjansene for å komme til post 27 på listen nå eller aldri så små at det ikke er verdt å vurdere. Programvare kan ikke bare hjelpe deg med å sette fornuftige prioriteringer, det kan huske hvor lenge noe hadde satt på nummer 3 eller 4 og fortelle deg enten å gjøre det nå - gjør det nummer 1 og få det gjort - eller slutte å tull deg selv og glem det.

Det kan også huske hvor lenge noe hadde vært på oppgavelisten i noen posisjon og spark den av automatisk etter, si, 5 dager. Hvis du ikke engang har startet på det da, går du ikke til i dag. Skyv den inn i en ryggliste over “å gjøre en gang;” og fjern helt hvis det forblir der i mer enn to uker. Reklame

De virkelige nøklene til å øke produktiviteten er kreativitet og disiplin

Jeg vet at dette høres brutalt ut, men noen ganger tar det det “tøff kjærlighet” å bringe hjem hovedpunktet: en oppgaveliste bør bare inneholde det du definitivt skal gjøre innen neste dag eller så. Alt annet skal gå et annet sted, eller det vil bare tette opp listen din og overbevise deg om at du er så veid ned med uferdige oppgaver at du ikke har tid til å gjøre noe - unntatt, selvfølgelig, stadig polsk og re-kategorisere din natty programvare å gjøre-listen!

Produktivitet bør være om kreativitet - finne nye og bedre måter å gjøre det jeg må med mindre innsats - og disiplin - å ignorere alt som ikke er virkelig viktig.

Hvis for eksempel oppgavelisten din og kalenderen er fulle av møter, kan du sannsynligvis doble eller tredoble produktiviteten din øyeblikkelig ved å ta disse enkle trinnene: Reklame

• Klipp ut hele tiden bortkastet i møter du bare deltar som observatør. Hvis du ikke har noe på dagsordenen som er viktig for deg, ikke gå.
• Nekter å bli på noe møte i mer enn en time. Det som ikke kan oppnås på den tiden, trenger sannsynligvis ikke å bli gjort.
• Hvis du er ansvarlig, eliminere hele tiden bortkastet av mennesker “oppdatering” gruppen. Hvis noen trenger å vite, be om et sammendrag på forhånd via e-post. I et møte er det bortkastet tid.
• Bare hold møter i det hele tatt hvis det ikke er noen annen måte. Omtrent en tredjedel av møtene finner sted fordi folk er for lat til å håndtere det som må gjøres mer effektivt. De andre to tredjedelene finner sted for å tillate folk å spre skylden og beskytte sine rumpe.

Inntil du slutter å fokusere på de dagligdags - organisasjonslister - og begynn å vurdere ekte produktivitet - forbedre måtene du gjør viktige ting og slippe resten, vil du bli sittende fast på omtrent det stedet du er i dag.

Hittil har nesten alle programvareutviklinger knyttet til personlig produktivitet vært basert på å automatisere hva folk en gang gjorde for hånden. Den prosessen har nådd poenget med å redusere avkastningen. De virkelige innovasjonene kommer bare når vi begynner å bruke programvare for å la oss gjøre det som var enten umulig eller uskadet, før vi hadde det.