Spore min kjørelengde uten å miste mitt sinn

Jeg sporer hvor jeg går - om jeg reiser med bil, tog eller fly - av flere grunner: Reklame

• Jeg kan skrive av 50,6 cent for hver forretningsmiljø jeg kjører i 2008.
• Jeg kan planlegge turene mer effektivt hvis jeg har en god ide om hvor ofte jeg reiser, og hvor.
• Jeg kan lett backtrack, om nødvendig, selv lenge etter reisen.

Men å finne en metode for å spore reiser, spesielt kjørelengde, som ikke er tidkrevende, kan være vanskelig. Jeg lærte å spore kjørelengde fra min mor, som frem til i dag skriver ned kjørelengde og plassering hver gang hun parkerer bilen på baksiden av sin siste gass kvittering. Det blir jobben gjort, men det virker som om hun må bruke mye tid på prosessen, fra den faktiske tiden brukt til å skrive ned informasjon for å behandle det senere.

Når du velger et kjøresporingssystem - eller skaper ditt eget - er det noen svært spesifikke faktorer som du bør huske på:

Dokumentasjon behov: Hvis du forventer å bli refundert for kjørelengde av en arbeidsgiver eller klient, vet du fra begynnelsen hvilken slags dokumentasjon du må overlate - vil en reiselog være tilstrekkelig? vil du trenge gass kvitteringer? vil reisen din ha behov for godkjenning? Det samme gjelder for kjørelengde du har til hensikt å kreve som fradrag på skattene dine. Hvis du er basert i USA, med mindre du blir revidert, trenger du bare minimal dokumentasjon. Det er hvis du blir revidert at du må kunne trekke ut litt papirarbeid for å vise at du virkelig kjører mye for jobben din. Hva slags poster, kan du spørre: Kelly Erb, av skattejente, sier, “Det beste beviset er skriftlige poster.” Nøkkelen, Kelly sier, er at de må være moderne - noe som betyr at du spores dine reiser mens du gjorde dem. Elektronisk sporing er bra så lenge du holder på med det på samme måte som du ville holde opp et skriftlig system. Hun anbefaler å spore kjørelengde og formålet med en tur, samt holde kvitteringer for både toll og gass. Kelly tilbød også et annet forslag: “Hvis du bruker E-Z pass eller noe lignende, vil du faktisk ha en trykt oversikt over dine turer kompilert for deg.” Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Andre variabler: Sporer du dine reiser for å gjøre din ukentlige runde mer effektiv? Eller sammenligner du kjørelengde med dine utgifter på bensin? Hvis du trenger å spore andre variabler, må du planlegge for det faktum fra begynnelsen. Du må kanskje inkludere gassutgifter eller antall ganger i en måned som du besøker et bestemt sted i en måned i ditt sporingssystem.

Hvis du har det bra med å registrere deg generelt, trenger du kanskje ikke å stresse for mye om sporing av miles: si at du holder en kalender med ganske nøyaktige oppføringer av hvor du er til enhver tid - firmanavn og adresser. Hvis du ikke kjører for ofte, kan du bare beregne avstanden fra en avtale til den neste (bare koble adresser til enten GoogleMaps eller Mapquest). Reklame

Men for de av oss som hellere vil holde øye med kjørelengdeet mens vi går, kan flere webapplikasjoner betjene formålet beundringsverdig. Personlig liker jeg Jott. Når jeg kommer til en plassering, kan jeg bare ringe opp Jott og ta opp en melding som angir min kjørelengde, min nåværende posisjon og mitt formål (noe som gjør ting mye enklere når jeg må sortere forretningsreisen fra alt annet). Og fordi Jott vil sende mine opptak til min e-post, kan jeg sette opp filtre basert på noen få ord eller til og med kjøre søk etter bestemte steder. Den eneste skiftenøkkelen i systemet mitt er det sporadiske stemmegjenkjenningsproblemet: Jeg går til mange steder med tilsynelatende uigenkjenelige navn. Men jeg kan alltid gå tilbake til Jott og høre på et bestemt opptak igjen.

Jeg slipper bare Jotts i regneark - teoretisk månedlig, men realistisk hvert par måneder - med noen få formler satt opp for å finne ut ikke bare mine totale reiser, men også mine totaler innen kategorier. Jeg prøver å uttrykke min Jotts på en slik måte at jeg bare kan kutte og lime mens jeg gjør noe mindre enn intellektuelt utfordrende, som å se på fjernsyn. Reklame

Men jeg kan tenke på mange variasjoner på dette temaet som avhenger av hvordan du kobler til Internett og hvilke applikasjoner du liker: du kan sende tekstmeldinger til en Twitter-konto, holde filer på en PDA eller hack din bil og en GPS-enhet sammen de kan holde styr på kjørelengde uten forstyrrelser. Hovedforskjellen mellom disse teknikkene og en kjørelengdebok for eldre skole (som du kan få gratis på ditt lokale H & R Block-kontor hvis du ikke liker høyteknologiske løsninger), er at informasjonen allerede er skrevet opp. Med langt mindre innsats enn å håndtere en bunke med kvitteringer, vil du kunne manipulere din reiseinformasjon: Selv den enkle oppgaven med å legge til totalt antall tilbakekalte miles virker monumental med min mors bunke med merkede gass kvitteringer. Mange sier at den eneste akseptable metoden for sporing bruker penn og papir, helst i bilen. Men tenk hvor mye tid å legge opp disse tallene kommer til å ta, mens jeg dumping mine Jotts inn i et regneark som vil gjøre all matte for meg?