Topp ti kilder til forstyrrelser

Det er øyeåpning når du innser at mange av avbruddene som oppstår i dag, faktisk kan være under din egen kontroll! I ingen bestemt rekkefølge er her de ti ti avbruddene vi ser oftest hos våre kunder som påvirker produktiviteten deres:

1. Telefonsamtaler
Planlegg litt tid for å få samtaler vist av en støtteperson, eller hvis du jobber alene, kan du ringe anrop med talepost. Å svare på telefonen gjør deg hele tiden reaktiv, ikke proaktiv! Gitt, det er noen jobber som gjør dette forslaget urealistisk, men generelt er beskyttet tid produktiv tid.

2. Uplanlagte spørsmål og diskusjoner
En løsning er å ha en angitt tidsblokk hver dag for “åpen dør” spørsmål og diskusjoner. Noen ganger kan direktemeldinger gi noen lettelse fra dette problemet, hvis det ikke blir til en annen type uønsket avbrudd i seg selv (se # 4). Hvis disse valgene ikke er realistiske, kan du gjøre ditt beste for å begrense nummer 3 ... Annonsering

3. Sosial chat
Jeg foreslår ikke at du har et sterilt kontor der ingen kan snakke. Tydeligvis er det når det er overdrevet at det blir et problem. Her er noen løsninger:

• Stå øyeblikkelig opp når noen kommer inn på kontoret for å chatte. Stående sender den ikke-verbale meldingen om at du har andre ting å gjøre.
• Kvitte seg med “sosiale magneter” på kontoret din som superkomfortable gjestestoler og godteri.
• Pass på at du ikke er plassert slik at du føler at du må hilse på hver person som går i døren din.

4. Instant Messaging
Instant messaging er et dobbeltkantet sverd ... det kan virkelig løse problemet med å svare på raske spørsmål uten å starte en hel samtale i person, men det kan åpenbart bli et problem hvis folk ikke er enige om noen retningslinjer mellom dem. Definer definitivt din IM-status til “Borte” når du trenger uavbrutt tid til jobb og diskutere IM-oppførsel med dine medarbeidere for å forhindre problemer før de oppstår.

5. E-post
Slå av “Ny e-post er ankommet” varslingslyder og popup-vinduer. I Outlook er dette under Verktøy> Valg> Innstillinger-fanen> E-postalternativer> Avanserte e-postalternativer (noen vet en snarvei til denne innstillingen?). Tvinge deg til å slutte å trykke på Send / Receive-knappen hele dagen som om du var en lab rotte om å få en godbit! Reklame

6. Blackberry / Treo-enheter
Tenk på om du trenger slike enheter i utgangspunktet, det kan bare være en annen gadget å behandle! Jeg vet at det er vanskelig, men sørg for at du får litt Blackberry-fritid for å gjøre noe fokusert arbeid. Og vær så snill når du prøver å samhandle med andre mennesker ... se David Spades morsomme Blackberry Intervention-video:

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

https://youtube.com/watch?v=Al5FZPUeiCY

7. Tilfeldige tanker
Ha din To-Do liste i nærheten og klar til å skrive ned raske tanker og fortsett å gå. Vurder å bruke en digital stemmeopptaker, men sørg for at du har en prosess for senere å sette informasjonen i tidsstyringssystemet ditt. En god løsning for dette er Jott, som transkriberer tankene dine i e-posttekst som du enkelt kan sette inn i systemet. Reklame

8. Visual & Auditory Distractions
Hold arbeidsplassen ryddig for minst forstyrrelser og maksimal produktivitet. Ta skritt for å maskere eller fjerne distraherende støy-hvite støymaskiner og skrivebordsfontener er billige og kan gjøre en stor forskjell.

9. Feil bruk av In & Out-bokser
Hold papirinnboksen din renset og klar slik at folk føler deg komfortabel med å forlate ting for deg der. Oppgi de som du jobber med, for å bruke skriftlige instruksjoner når det er mulig. Bruk papirkurven din for å unngå å komme opp noen få minutter for å levere ting til andre steder, og være et eksempel på en person som skriver veldig klare instruksjoner.

10. Å si JA når du skal si nei
Hvis noen spør deg om hjelp, må du stoppe og vurdere forespørselen nøye før du svarer. Bruk den svært effektive setningen “ikke tilgjengelig” når du avslår en forespørsel. Folk har en tendens til ikke å stille spørsmål til dette uttrykket, og i stedet vil fortsette til neste valg. Reklame

Lorie Marrero er en profesjonell arrangør og skaper av The Clutter Diet, et innovativt, rimelig online program for hjemmekontor. Lories nettsted hjelper medlemmene til å miste “Rot-pund” fra deres hjem ved å gi online tilgang til hennes organisasjonslag. Lorie skriver noe sinnsykt praktisk noen få dager eller så i Clutter Diet Blog. Hun bor i Austin, TX, hvor hennes firma har levert praktiske organiseringstjenester til kunder siden 2000.