Denne ene er gratis 10 grunnleggende Tech Tips som gjør en forskjell

Coaching handler vanligvis om «den store forandringen»: genererer betydelige nye forretningsstrategier eller lederegenskaper. Men underveis er det dusinvis av små tilpasninger som også gjør stor forskjell. Mange av dem er innenfor teknikkens rike.

Spesielt når du jobber med små bedrifter og enslige entreprenører, foreslår jeg for en rekke verktøy og tilnærminger for å bygge kapasitet og trekke ned hindringer. Her er 10 tips som trekkes fra interaksjoner jeg har med klienter hver dag.

Et ord om sikkerhet. Denne artikkelen omhandler ikke sikkerhetsproblemer. Hvis du bruker eksterne servere, Bluetooth-tilkoblinger, lagring av data på telefonen, etc., er det betydelige sikkerhetsproblemer. Lifehack, Google, About.com og andre nettsteder kan gi viktig, oppdatert informasjon om disse problemene. Eller snakk med din lokale teknologi guru. Bare så du vet det.

Når det er sagt, her går vi:

1. Lær hvordan du deler og eksporterer filer

• Uansett hvilken bokføringsprogramvare du bruker, lær hvordan du eksporterer til et Excel-regneark eller en CSV-fil (kommaseparert verdi) -fil. Dette gjør det mulig for en coach eller konsulent å vurdere din økonomiske situasjon enkelt (uten å lade deg for å skrive inn dataene manuelt!). Mest økonomisk programvare vil ha en "Lagre som ..." eller "Eksporter ..." element under "File". Sjekk det ut.
• CSV-filer er også et standardformat for å eksportere kontaktinformasjon fra PIM (Personal Information Manager) som Outlook eller Entourage. Når du eksporterer kontaktinformasjonen din, kan du laste den inn i et regneark for fusjoner i posten, eller laste den opp til tjenester som Konstant kontakt for å lage elektroniske nyhetsbrevkampanjer.
• Når du sender dokumenter (for eksempel CV, rapporter eller forretningsplaner) via e-post til anmeldelse, vil du være sikker på at dokumentet kommer til å se akkurat slik du sendte det. Du vil også beskytte dokumentene dine mot skadelig eller utilsiktet endring. Den beste måten å ta vare på begge problemene er, er å lagre dokumentet som PDF (Portable Document Format). Et låst PDF-dokument kommer til å se EXACTY som du sendte det, og kan ikke lett endres. Nyere versjoner av mest kontor- og grafikkprogramvare kan lagre, skrive ut eller eksportere i et PDF-format. Det finnes også en rekke gratis- eller delprogramvare som du kan laste ned som vil konvertere nesten hvilket som helst dokument eller bildefil til en PDF.

2. Vær systematisk når du bruker mapper og filer

• Uansett om det er individuelle dokumentnavn eller hele filsystemer, opprett et navn- og stedssystem som du kan gjenta. Du sparer tid og reduserer feil. For eksempel har jeg en "Ny klient" -mappe som har alle de tomme undermappene jeg vanligvis krever for klientdokumenter. Når en ny klient kommer ombord, kopierer jeg og endrer navn på mappen "Ny klient", og jeg er klar til å begynne å fylle de allerede navngitte undermappene med nye dokumenter. På den måten vet jeg hvert dokument jeg lager, har det samme hjemmet for hver klient.
• Har du noen gang søkt etter en fil i en bestemt mappe og ikke funnet den der? Vi er skapninger av vane. Sannsynlig som ikke, vil du se der igjen neste gang du vil ha den filen. Med mindre det er en klar grunn til ikke, når du finner filen, bør du vurdere å flytte den inn i mappen du først så etter det i.
• Når du navngir filer, bruk en standardstruktur slik at a) navnet forteller deg hva du ser på og b) filene dine sorteres riktig når du åpner mappen. Et tips for dette er å navngi filer 'årsmåned-dato-filenavn.doc' for filer som du har flere versjoner av (f.eks. 2009-07-23-nyhetsbrev.doc), og angi kriteriene for at mappen skal være 'dato - nyeste først'. På den måten hver gang du åpner mappen, blir filene sortert slik at du kan se filen du jobbet mest sist på toppen av listen.

3. Sikkerhetskopiering

Jeg vet. Utrolig kjedelig. Men egentlig, hvis du ikke sikkerhetskopierer dine ting, spør du om problemer. Og i dag, med de forskjellige backup-løsningene som er tilgjengelige, er det ingen grunn til å få den isete kalde følelsen å krype opp baksiden av nakken når du skjønner noe virkelig dårlig, har nettopp skjedd med datamaskinen. Reklame

• Hvis programvaren din har en automatisk lagringsfunksjon, bruk den. Hvor lenge skal intervallet være mellom auto-sparer? Jeg vet ikke. Hvor mye arbeid er du OK med å gjøre om igjen? 10 minutter? 20 minutter? 2 minutter?
• Full-system backup. I dag kan du få eksterne harddisker, sikkerhetskopieringer fra nettverket og sikkerhetskopier som oppstår mens du sover eller mens du jobber. En av mine favoritt sikkerhetskopieringsverktøy er SyncBack SE. Teknologien er billig og enkel å bruke. Det er ingen unnskyldning.
• Smart telefon som backup. Din smarte telefon kan gjøre mange kule ting. Visste du at du kan bruke den til å lagre kontaktinformasjonen din og kalenderen? En god smarttelefon som en Blackberry, IPhone eller Palm vil enkelt lagre all kontaktinformasjon og kalenderen din, og hold den oppdatert. Disse telefonene leveres med programvare som lar deg synkronisere data med hoveddatamaskinen din. Du kan forsikre deg om at begge enhetene har samme kalender og kontaktinformasjon. Aldri en dårlig ide. Som bringer meg til neste gjenstand ...

4. Synkroniser eller vask!

Visste du at telefonen din kan synkronisere kontaktene, kalenderen, oppgavene, notatene og mer med datamaskinen? Hvis telefonen og datamaskinen din har Bluetooth innebygd, trenger du ikke engang å plugge inn noe. I økende grad gjennom servere på stedet og Bluetooth, har du muligheten til å lagre nøkkelordbehandling, regneark, PDF og andre dokumenter på telefonen din som vi vil.

Ved å synkronisere datamaskinen med telefonen, vil du ikke bare holde PIM-elementene oppdatert, men du har opprettet en annen form for sikkerhetskopiering!

5. Grav litt dypere

En kollega eller klient vil noen ganger nevne at de planlegger å kjøpe et dyrt stykke programvare for å løse et bestemt problem. Mesteparten av tiden er programvaren de vurderer overkill. Det er ikke at programvaren ikke er bra eller at den ikke løser de problemene de vil ha den til, det er bare et spørsmål om avkastning. Investeringen i penger og treningstid er ofte ikke begrunnet av produktivitetsavkastningen.

Løsningen? Grav litt dypere inn i programvaren du allerede har. Har du faktisk sett / lest noen av de grunnleggende opplæringsprogrammene for din kontorsuite eller bokholderprogramvare? De fleste er overrasket over hvor mye de kan gjøre med det de allerede har på sine datamaskiner.

Hvis en bestemt funksjonalitet mangler, er det en veldig god sjanse for at noen har koblet det hullet med gratis programvare du kan laste ned eller bruke på nettet. Jeg eksperimenterer med Tungle for eksempel, en nettbasert løsning som gjør at folk kan bestille avtaler i mine gratis spilleautomater. De elektroniske bestillingene blir automatisk synkronisert med Outlook-kalenderen. Og det er gratis.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

6. Lær dine summer

Mens regneark opprinnelig ble oppfunnet for å håndtere grunnleggende bokføringsfunksjoner, hvor de virkelig skinner, er det i modelleringsmuligheter og muligheter. Jo mer sofistikerte ting er for regnearkspesialister på heltid, men det er grunnleggende at jeg bruker nesten hver dag til å gi økonomiske anbefalinger til klienter. Reklame

Regneark gir meg mulighet til å sammenligne ulike gjennomsnitt og forhold, endre noen tall og se de forskjellige resultatene umiddelbart, uten å gjøre omregningene hver gang.

Å vite hvordan du lager et grunnleggende budsjett, inkludert summer, gjennomsnitt og forhold, i et regneark, kan gi deg større kontroll over økonomien din..

7. Kalendere, oppgaver og alarmer

Våre sinn kan bare holde om lag 4 - 7 stykker på en gang. Hvorfor ta opp den dyrebare minnekapasiteten, og husk å stoppe ved støvsugeren når du kan tenke på hvordan å utdype relasjoner med kunder?

Det er mange verktøy tilgjengelig for smarttelefonen din og datamaskinen din som kan administrere dine tidsplaner og gjøremålslister. Jeg foretrekker disse verktøyene for å bruke papir. Hvorfor? For meg er den store fordelen med digitale PIM-verktøy over papir:

• Informasjonen kan synkroniseres mellom enheter (ingen bok å miste eller glemme);
• De kan aktivt minne deg på ting som må gjøres (slik at du ikke trenger å huske å sjekke boken din for å huske hva du trenger å gjøre);
• De kan settes inn for å planlegge dine gjentatte hendelser og påminnelser, daglig, ukentlig, månedlig, etc. Dette sparer deg for å skrive hver gjentatt begivenhet nedover. Når planen endres, trenger du ikke å slette og omskrive.

8. E-post og SMS-tekst

E-post er mer enn bare en måte å kommunisere på. En av de mest kraftige fordelene med e-post er at det er en fin måte å spore og organisere kommunikasjon på.

Jeg elsker ansikt til ansikt samtale, men det er tider når jeg er glad for at det er en måte å spore nøyaktig på hva som ble sagt når det er uenighet. Selv små tvister som datoen eller tidspunktet for et møte kan bekreftes på en måte som ikke er mulig ellers. Reklame

E-post er også den enkleste tingen å organisere. Opprett bare mapper som representerer måten du organiserer informasjonen din på (se punkt 2 ovenfor), og dra / flytte e-postene i.

Mange fagfolk har ikke fanget på SMS (liten meldingstjeneste) “tekster” som en kommunikasjonskanal. Obsessiv teksting om trivielle ting er en stor tidsspiller, og kan gi illusjonen at meningsfylt kommunikasjon finner sted. Videre kan tekstmeldinger ikke enkelt organiseres som e-post. Alt dette sa, teksting er et nyttig verktøy fordi det kan gjøres mellom ulike typer telefoner, ikke bare de dyrere og komplekse smarttelefonene, og fordi den er rask og diskret. Hvis du prøver å finne ut hvilken kino noen møter deg foran, kan du ikke sende en e-post. Videre er det tider når du vil sende noen en kort, rask melding, og en telefonsamtale er ikke riktig (si om de allerede er i teatret). Sende en tekstmelding kan håndtere det.

Telefonsamtaler, e-post og teksting har hver sin styrke. Som Social Networking er trikset å vite når du skal bruke riktig verktøy.

9. Sosiale nettverk

Dette emnet er mye større enn det som enkelt kan dekkes på en kort liste som dette. Men hver forretningsmann bør være klar over det. Etter min erfaring er det fire viktige sosiale nettverk plattformer som hver bedriftseier og leder burde forstå.

Facebook. Dette er så langt det minst forretningsmessige av nettverksplattformene. Jeg anbefaler til de fleste kunder at de holder Facebook for sitt personlige sosiale nettverk. Jeg vet at Facebook jobber hardt for å flytte seg selv, og det er et voksende antall eksperter som gir grunner og tilnærminger til å bruke Facebook i virksomheten, men så langt har jeg ikke sett nok potensial for retur til å investere tiden.

Det er ett unntak: Facebook er en kraftig og kostnadseffektiv måte å annonsere på. Facebook gir deg mulighet til å annonsere til folk med forhåndsbestemt demografi, og lar deg sette et fast budsjett som gjelder antall ganger annonsen din vil vises på sidene til personer som passer til profilen du leter etter. For riktig produkt eller tjeneste kan dette være kraftig. Reklame

YouTube. Som Facebook startet YouTube som en ikke-forretningsplattform. Men nylig har et økende antall bedrifter brukt YouTube til å legge inn billedkampanjer med lav pris, guerilla-stil. Hvis du har en bedrift som har en betydelig visuell komponent eller kan utdanne publikum gjennom video, kan Youtube være et kraftig verktøy. Vet ikke hvordan du skal skyte og legge inn en liten video om din bedrift? Få en av dine Generation Y-ansatte til å vise deg hvordan det er gjort! De kan til og med vise deg verktøy som lar deg skyte, legge inn og markedsføre videoer på YouTube, alt fra deres smarte telefoner!

Linkedin. Dette er et forretningsområde som bare er Facebook på overflaten. Under hetten er de veldig forskjellige. Personvernkontrollene er strammere, og selv din profil er mer som et CV. LinkedIns entydige fokus på næringsliv og profesjonelt nettverk har skapt et miljø som er en fruktbar grunn for nettverk, karriere og jobbsøking og faglig utvikling. Formaliserte henvisningssystemer, fellesskapsgrupper, forretningsmessige og personlige merkevarebyggingsmuligheter, etc. er alle godt gjennomtenkte og fungerer godt. Hvis du er en profesjonell eller bedriftseier / leder, og du ikke har en profil på LinkedIn, kan du bli savnet en mulighet til å utvide nettverket ditt på en kraftig måte.

Twitter. Dette mikrobloggingstedet (begrenser deg til 142 tegn) blir raskt et annet kraftig nettverk og kommunikasjonsverktøy for fagfolk. Bedrifter bruker det til å holde kundene informert om nye kampanjer, og mange profesjonelle bruker det til å dele ideer, lenker til nyttige artikler og kunngjøringer av hendelser i deres lokalsamfunn og markeder. Når et innlegg fanger på Twitter, kan det gå viral i timer og finne veien til tusenvis av mennesker. I økende grad sprer historier om viktige hendelser (som definert av de som bryr seg om dem) seg raskt på Twitter, selv før de treffer tradisjonelle nyhetskanaler.

Et interessant notat på Twitter er at i motsetning til andre sosiale nettverkskanaler, blir det ikke hentet opp av de fleste ungdommer / Gen Ys. Det er mye diskusjon om hvorfor dette er, og mine to sent er at det er så innholdsorientert i sin struktur, og som et medium som det ikke gir seg til den repeterende og relativt vanlige bruken til hvilke kanaler som SMS teksting er ofte satt. Det er vanskelig å begrense meldingene dine til en begrenset gruppe av venner, slik at den ikke fungerer som et rent sosialt verktøy. Tweets er egentlig "mikroblogger" med fokus på ideer og informasjon (minst de som leser), og både brukere og ikke-brukere synes å ha ubevisst forsterket den virkeligheten (for et morsomt bevis som ikke alle 'får det' sjekk ut http://tweetingtoohard.com/)

10. Tenk på din smarte telefon som en digital sveitsisk hærkniv

Du kan bruke smart telefon til telefonsamtaler, e-post og / eller teksting. Men det er også et kraftig verktøy som kan gjøre livet ditt lettere på mange andre måter. Her er noen tips og triks:

• Bruk telefonens unike ringetoner eller signaler for ulike hendelser. Vil du at telefonen skal være stille, med mindre en nøkkelklient eller et familiemedlem telefoner? Du kan angi at telefonen skal gjøre dette.
• Vil du få et diskret signal om at møtetiden din er nesten oppe? Angi telefonens klokke eller tidtaker for å vibrere på et bestemt tidspunkt.
• Vil du huske hvor du parkerte bilen din på flyplassen? Ta et øyeblikksbilde av området med telefonens kamera.
• Ta opp talememoer når du ikke har tid til å skrive et notat
• Beregn tips eller regningen splitter til lunsj.
• På noen smarte telefoner kan du nå finne en adresse eller gjenopprette trinnene dine ved å bruke innebygd GPS.
• Du kan lagre og oppdatere handlelister, sjekke ut filmer som spiller i nabolaget ditt, og få tilgang til Facebook, YouTube og Twitter på telefonen din.

Husk, dette er bare en liste over aktiviteter og løsninger som jeg har funnet nyttig i min egen praksis eller i arbeidet til mine klienter. Det er ikke engang tett uttømmende. Hvis du vil vite mer om noen av de tingene jeg har nevnt, eller lurer på om teknologi kan løse et bestemt problem, kan du kontakte meg!