Den riktige måten å gjøre en å gjøre liste og få ting gjort

En av de mest kraftfulle måtene å redusere stress og overvelde når du føler deg engstelig i arbeidet ditt, er å sette deg ned med en penn og et stykke papir og skrive ut alt du trenger å gjøre. Hvilken forfatter av Få ting gjort, David Allen ringer “et sinnssvep”. Det lindrer hjernen din av kognitiv overbelastning, og når du kan se oppført ut alt du trenger å gjøre, får du en følelse av komfort, og vet at det ikke er så ille som hjernen din fortalte deg.

Men bare å få alle de tingene du må gjøre ut av hodet ditt, får ikke arbeidet gjort. Det er bare det første trinnet.

For å virkelig dra nytte av å lage en oppgaveliste, er det få ting du kan gjøre som gjør gjøremålslisten mye mer effektiv.

1. Vær klar over hva du trenger å gjøre

Jeg ser ofte å gjøre lister med oppgaver skrevet som “Snakk med Tim” eller “Forbered presentasjon”. Problemet med å skrive oppgaver som dette er at de ikke er klare. Det er en rekke spørsmål som forblir ubesvarte. Snakk med Tim om hva? Hvilken presentasjon? Hva trenger å forberede?

Når du skriver en oppgave, vil du vite hva du vil gjøre; men etter en helg eller noen dager, vil det du ønsker å oppnå blitt gjørmete og uklare. Det er langt bedre å skrive “Snakk med Tim om neste ukes tur til Berlin” eller “utarbeide en oversikt over neste ukes presentasjon til styret”. Visst, det kan ta noen sekunder å skrive de ekstra ordene, men du vil takke deg senere når du kommer til å gjøre oppgaven.

Skrive oppgaver som dette gjør det veldig klart hva du vil gjøre. Og når du setter deg ned for å starte arbeidet ditt, vil du vite nøyaktig hva som er involvert i å gjøre disse oppgavene, slik at du kan ta bedre beslutninger om hva du skal jobbe med. Reklame

Det sparer også mye tid fordi klarheten betyr at du vil kunne få de riktige filene og komme i gang med en gang i stedet for å måtte bruke noen minutter på å prøve å huske hva du trenger å gjøre.

2. Ikke tilfeldig tilfeldige oppgaver

Det er veldig fristende å legge til en dato for hver eneste oppgave du skriver - du vil ikke glemme å gjøre det, gjør du? -Problemet med tilfeldig dating med hver oppgave du legger på din oppgaveliste, kommer du til en overveldende daglig liste over oppgaver som ikke trenger å gjøre på dagen du har valgt, og enten du vil omordne oppgaver eller du vil bare ignorere dem.

I stedet bli mer strategisk. Legg bare en dato på en oppgave hvis du har tenkt å gjøre det på den dagen. Jeg har sett daglig å gjøre lister med tjue til tretti oppgaver når personen har en dag med rygg til ryggmøter. Under disse omstendighetene er det ingen måte oppgavene kommer til å bli gjort.

Det er greit å sette påminnelsesoppgave i din daglige gjøremålsliste, noe som helst “PÅMINNELSE: Gjennomgå Prosjekt X - Har noe behov for å gjøre?” Eller lag en liste over samtaler for å lage og ha en daglig oppgave som forteller deg å se gjennom samtalelisten din. Bare arbeid på å holde din daglige oppgaveliste håndterbar og realistisk.

Tilbringe litt tid hver uke for å planlegge uken basert på hva som er på kalenderen din, vil hjelpe deg med å holde oppgavelisten mer effektiv. Du kan legge til datoer for oppgavene dine da. Når du har en rolig dag på kontoret uten møter, har du en lengre liste over to-dos. Hvis du er borte på forretningsreise, reduser du antall oppgaver på listen din.

3. Hold din daglige liste til ikke mer enn ti oppgaver

Når jeg foreslår dette til folk, ler de ofte på meg. De tror de er mye travlere enn det og må ha minst tjue oppgaver på sin liste. Reklame

Problemet her er med alle distraksjoner, nødsituasjoner og forstyrrelser du skal få hver dag; Du kommer ikke til å få de tjue oppgavene gjort. Du vil bli frustrert til slutten av dagen fordi du omlegger tjuefem til femti prosent av oppgavene du hadde på listen din.

I stedet, på slutten av dagen, bruker du rundt ti til femten minutter for å prioritere neste dag. Velg de ti viktigste oppgavene på listen din og markere dem på en eller annen måte. Mange å gjøre listeledere har mulighet til å flagge oppgaver og så du kan legge til et flagg for de 10 oppgavene du vil få gjort neste dag.

Ikke bare holder dette deg fokusert på det som er viktig, men det tvinger deg også til å velge de oppgaver som vil ha størst positiv innvirkning på dagen din.

Når du begynner å prioritere din oppgaveliste på denne måten, vil du selvfølgelig bli mer fokusert og vil bruke mer av din verdifulle tid på oppgaver som beveger deg fremover på dine prosjekter og målene dine.

4. Gruppe lignende oppgaver sammen

Når du ser på din oppgaveliste, vil du legge merke til at mange oppgaver er like i naturen.

Ringer til kundene dine, for eksempel. Hvis du har to eller tre oppgaver på din daglige liste som involverer å ringe kundene dine, grupperer du dem sammen og gjør dem samtidig. Planlegg tretti minutter eller så for å ringe og gjøre dem etter hverandre. På samme måte, hvis du har oppgaver som involverer e-post, grupperer du også dem sammen. Du vil finne at du får mye mer gjort og tankene dine er mye mer fokusert på arbeidet du gjør. Reklame

Det kan bli kaotisk når du bytter mellom ulike typer arbeid hele dagen. Det er langt bedre for effektiviteten og produktiviteten til Gjør lignende oppgaver sammen. Du har de riktige verktøyene (apper, telefon e-post osv.) Åpne, og det vil spare deg for mye tid.

5. Gjør din å-gjøre-liste motiverende

Når du skriver oppgaver som “svar på e-post” eller “Gjør kunden oppfølging,” Det er ingen reell motivasjon der inne. Det føles bare som om du går gjennom rutinen for å gjøre arbeidet. Skriv om mulig oppgaver som “få e-post innboks til null” og “ring kundene mine for å sikre at de er glade”. Dette kan virke forenklet, men mye av tiden en oppgaveliste har ingen følelsesmessig verdi. Det er bare en liste over arbeid å gjøre.

For å gjøre listen mer inspirerende, skriv oppgaver slik at de fremkaller en følelsesmessig respons. Gjør kundene dine glade vil være mer motiverende enn å bare kalle dem, fordi det er jobben din eller konkurrerer med deg selv for å få din e-postboks til null hver dag, legger til litt mer gnist på oppgaven.

Les neste

Hvordan fokusere og maksimere produktiviteten din (den endelige veiledningen)

10 enkle strategier for å gjøre livet ditt bedre i dag

30 Best Procrastination Quotes å få deg tilbake til arbeid

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

En annen måte å gjøre din å-gjøre-liste mer motiverende på er å Hold daglig liste kort. Som jeg skrev ovenfor, når din daglige gjøremålsliste ikke har mer enn ti oppgaver på det, vil det føles oppnåelig. Hvis den har mellom tjue og tretti oppgaver på den, vil den bare føle seg overveldende. Det er langt bedre å ta en titt på din daglige liste og føler deg inspirert enn å se på listen din og føle deg demotivert.

6. Gjør en ukentlig gjennomgang

For alle som har lest David Allens Få ting gjort bok, vil du vite alt om den ukentlige anmeldelsen. Likevel overrasker det meg hvor mange folk hopper over å gjøre det. Hvis du vil at din gjøremålsliste skal forbli effektiv og oppdatert, er en ukentlig gjennomgang viktig.

I løpet av uken når du rushing rundt og gjør ting, vil du savne ting. Vi er mennesker, og vi vil glemme å sjekke ut oppgaver vi har gjort, vi vil legge til tidsfølsomme oppgaver og ikke legge til en dato, og vi vil glemme å legge til oppgaver. Den ukentlige anmeldelsen er hvor du stopper for en time og tar et stort bilde av hva du må gjøre. Reklame

Ideelt sett bør din ukentlige gjennomgang gjøres på et distraheringsfritt sted, slik at du bare kan fokusere på arbeidet du må gjøre og planlegge ut den følgende uken. Få alle oppgavene sammen - det kan hende du har skrevet oppgaver ned i en notatbok og ikke lagt dem til din oppgaveliste - og fjern oppgaver som enten ikke lenger er nødvendige eller har blitt gjort.

Å gjøre en ukentlig gjennomgang gir deg full kontroll. Det gjør at du kan holde deg oppdatert, bestemme hva som skal gjøres neste, og hva som kan bli utsatt til en senere tid. Det er den beste måten jeg kjenner til starter uken med en plan og en retning og det er en måte å sørge for at du gjør de riktige tingene og ikke blir fanget opp i mindre oppgaver som ikke beveger deg fremover på dine prosjekter eller målene dine.

Bunnlinjen

Når det brukes riktig, kan en oppgaveliste være motivasjonen og driveren som driver deg for å gjøre ditt beste arbeid og oppnå fantastiske ting. Det holder deg fokusert på viktige ting, og det stopper at du mangler oppgaver som ellers kan gå tapt.

Å gjøre lister hjelper deg også med å redusere stress og overvelde fordi, i stedet for å prøve å huske alt i hodet ditt, har du eksternalisert alt arbeidet du trenger å frigjøre plass i tankene dine for mer kreative tiltak.

La oss ta opp nøkkelferdene:

• Skriv oppgaver, så det er veldig klart hva du må gjøre. Hvis du må ringe noen, legger du telefonnummeret i oppgaven for å spare tid på å søke etter nummeret.
• Legg til datoer som er meningsfulle og ikke tilfeldige. Når din daglige oppgaveliste bare har oppgaver som må gjøres den dagen, vil du være mye mer fokusert på riktig arbeid.
• Tillat bare maksimalt ti til tolv flaggede oppgaver per dag på oppgavelisten din. Dette betyr ikke at du bare gjør de oppgavene. Hvis du har tid og energi på slutten av dagen, kan du alltid gjøre mer.
• Samle lignende oppgaver sammen slik at du kan fokusere på hvilken type arbeid du gjør samtidig. Dette bidrar til å unngå risikoen for multi-tasking.
• Skriv ut oppgavene dine slik at de er meningsfulle og motiverende. Du vil se på listen din og være motivert for å sitte fast i og gjøre jobben.
• Aldri savner å gjøre en full ukentlig anmeldelse. Dette er limet som holder alt sammen og relevant.

Mer nyttige produktivitetsverktøy

• Pomodoro Teknikken: Er det riktig for deg å øke produktiviteten?
• 18 Best Time Management Apps og verktøy
• 7 Effektive Time Management Tips for å maksimere produktiviteten din
• Hvordan fokusere og maksimere produktiviteten din (den endelige veiledningen)

Utvalgt foto kreditt: Cathryn Lavery via unsplash.com