De eneste 5 verktøyene du trenger for å implementere GTD

Hvis du besøker Lifehack regelmessig, er jeg sikker på at du har lagt merke til Getting Things Done-serien som har blitt omtalt her i det siste. I de siste ukene har jeg diskutert metodikken selv, og hvordan du bruker den i hverdagen din (både arbeid og personlige prosjekter).

Det jeg ikke gjorde, peker deg imidlertid på mot bestemte verktøy du kan bruke til å gjøre ditt GTD-liv lettere. Vel, det er akkurat det jeg skal gjøre i dag.

La meg bare minne deg på at det er 7 hovedelementer i GTD: Prosjektliste, Neste oppdragsliste, Fremtid / Kanskje liste, Kalender, “Venter på” Liste, ressursfiler og det immaterielle elementet - tillit.

Hver av disse kan håndteres ved hjelp av de enkleste verktøyene som er mulig - penn og papir. Men siden vi lever i det 21. århundre, er det sannsynligvis ikke den mest effektive veien for noen mennesker.

Det som følger er en liste over gode verktøy som enten er GTD-vennlige, akkurat fra get-go, eller kan enkelt justeres for å passe til GTDs arbeidsform.

Innboksen din

Som jeg sa i et av innleggene i GTD-serien (Din daglige graf over aktivitet), starter de fleste vanligvis sitt arbeid i innbokser.

Disse innbokser trenger ikke å være faktiske innboksene (e-post eller tradisjonelle postkasser). Som definert i GTD er en innboks “bare stedet der alle innkommende ting lander”. Dette gir oss mange muligheter med hensyn til de faktiske verktøyene eller programvaren vi vil bruke for innbokser.

Noen verktøy og programvare som pleier å fungere best er: Reklame

1. Hver e-postprogramvare

Dette er åpenbart, men de enkleste løsningene er ofte de beste. Din e-postprogramvare (uansett hva du bruker) er konfigurert perfekt til å bli brukt som en innboks for noen innkommende ting fordi ... vel, det har rett og slett en innboks i den - og hver e-post du får, venter på at du skal lese den.

En viktig ting å huske på er imidlertid at når du arbeider med nye e-postmeldinger, bør du umiddelbart gjøre noe med dem.

Men hva skal du gjøre når du møter en ny forespørsel som ikke er sendt via e-post? Dette er hvor andre verktøy kommer inn i spill.

2. Husk melken

Husk Melken (eller RTM) er et flott verktøy, og det har mye mer GTD-applikasjoner enn bare å fungere som en innboks.

Først av alt, RTM er i hovedsak en gjøremålsliste søknad. Den er tilgjengelig på nettet (for alle operativsystemer), og den har også mange versjoner for andre plattformer (iPhone, iPad, Android).

Men å faktisk kalle det bare a “gjøremålsliste søknad” er ganske underdrivende. Den kan brukes til enhver form for aktivitet der lister over ting kommer til nytte.

For eksempel, siden det er en iPhone-versjon, kan du bruke den som en dagligvareliste når du handler eller som et enkelt notisblokk du kan bruke på farten, slik at ingen strålende ideer rømmer deg. Eller du kan bruke den som en ekstra innboks. Når du snubler over en ny forespørsel som ikke er sendt via e-post, kan du sette den inn i en egen liste i RTM (helst en som heter “innboksen”). Reklame

Les neste

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)

25 beste selvforbedringsbøker for å lese noe uansett hvor gammel du er

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Kommer tilbake til RTM selv. Verktøyet er veldig enkelt å bruke. Den støtter flere lister, fire nivåer av prioriteringer, koder, mange hurtigtaster (de gjør jobber med RTM lynrask når du får en henge av dem), RSS-feeder, iCal-feeder, påminnelser og mer.

Prosjektliste

Prosjektlisten er ofte et omfattende stykke GTD eiendom ... så å si. Det må være perfekt organisert slik at hvert prosjekt er lett å forstå og lett å jobbe med.

For meg er det bare en måte å gjøre dette på riktig måte - ved hjelp av mind maps.

Bare for å minne deg på (høflighet av Wikipedia), atankekart er “et diagram som brukes til å representere ord, ideer, oppgaver eller andre elementer knyttet til og ordnet rundt et sentralt nøkkelord eller en ide”. Eller på vanlig engelsk - det er den beste måten å gi dine tanker en fysisk form (i dette tilfellet, skape en digital representasjon av dine tanker).

De fleste prosjekter er bare semi-organisert rundt mange forskjellige tanker som gir mening i sin helhet, men er vanskelig å sette inn i en tradisjonell liste eller tekstdokument. Mindkart kan imidlertid håndtere en slik situasjon svært bra. Dette er grunnen til at mind maps er perfekte for å håndtere prosjektlisten din.

3. FreeMind

Når det kommer til tankekartlegging digitalt (på en datamaskin), er det mange verktøy som kan gjøre det mulig. Likevel er det en virkelig verdt å sjekke ut. Det kalles FreeMind.

Navnet gir et ganske godt hint om at verktøyet er gratis - og det er en god ting. Men det er flere gode nyheter - det finnes versjoner tilgjengelig for mest populære plattformer og operativsystemer. Ikke bare det, men du kan også laste ned “binærfiler” (FreeMind er et ekte åpen kildekode-prosjekt).

Men den beste nyheten av alt er dette: FreeMind er det enkleste å bruke, raskeste og minste (i form av minne og diskplass brukt) verktøy tilgjengelig. I hovedsak er dette det beste redskapet for å få kartlegging tilgjengelig. Reklame

(Hvis du foretrekker elektroniske verktøy for å håndtere lokale filer på datamaskinen, kan du sjekke ut MindMeister. Det ser ganske imponerende ut også. Den gir all den viktige funksjonaliteten for hjernekartlegging, og har mange ekstra ting, som muligheten til å inkludere vedlegg, bilder, PDF-filer og andre filer. Men det er ikke gratis. Den billigere planen er tilgjengelig på 4,99 USD per måned.)

Neste oppgave liste, fremtid / kanskje liste, “Venter på” Liste

Lister, med neste oppgaveliste som fører veien, er hvor du bruker mesteparten av tiden når du jobber med GTD. Derfor må de være lett tilgjengelige og lett å jobbe med. Å være i stand til å få tilgang til dem på nettet fra alle datamaskiner og operativsystemer, er også en fin ting.

Dette er hvor Husk melken kommer igjen til spill. Jeg har beskrevet RTM i detalj tidligere i dette innlegget, så jeg er sikker på at du ser sin verdi når det gjelder å jobbe med alle typer lister.

En ekstra fordel ved å bruke bare ett verktøy for alle lister er at du ikke trenger å leke med tusenvis av forskjellige påloggingsnavn og lokale filer. Den mest effektive måten er alltid å fokusere på et minimum antall verktøy og tilpasse dem til arbeidsvanene dine.

Kalender

Dette er enkelt, og jeg er sikker på at du kan se den komme ...

4. Google Kalender

Jeg tror ikke jeg må overbevise deg om hvorfor Google Kalender er flott. Jeg er sikker på at du allerede har registrert deg for det (eller for et lignende verktøy / løsning).

De viktigste egenskapene til et GTD-kalenderverktøy er:

• Tilgjengelig fra hvilken som helst datamaskin (med internettilgang)
• Støtter påminnelser
• Støtter flere kalendere for en enkelt bruker
• Støtter deling av hendelser med andre brukere
• Støtter pågående hendelser

Og Google Kalender har dem alle dekket. Det er også mange apper tilgjengelig for alle mobile plattformer. Reklame

Ressurs / referansefiler

Det eneste problemet med ressursfiler er at de må være ganske godt organisert, tilgjengelig og helst tilgjengelig fra hvilken som helst datamaskin med internettilgang.

Dette kan gjøres ved å implementere to ting.

1. Først oppretter du en katalog / mappe et sted på datamaskinens harddisk. Denne katalogen vil inneholde alle ressursene dine - ting som kan komme som en referanse når du arbeider med prosjektene dine. Det er din jobb å organisere denne katalogen pent, og gjøre det så enkelt å forstå som mulig.
2. Deretter koble den til Dropbox.

5. Dropbox

Dropbox er et verktøy som lar deg synkronisere dataene dine mellom flere enheter du bruker, men det er også flott å få tilgang til innholdet ditt online direkte via Dropboxs nettsted.

Alt dette gjør det perfekt for å fungere som en GTD Reference Files base. Ikke bare kan du synkronisere filene dine på hver maskin du bruker, men du får også en online backup slik at du kan slutte å bekymre deg for at tingene dine forsvinner over natten etter en harddiskfeil.

Hvis du bare bruker Dropbox til å lagre de viktigste dataene, kan du gå med sin gratis plan (opptil 2 GB ledig diskplass, selv om du kan få mireplass ved å invitere andre til tjenesten). Senere kan du enkelt oppgradere din konto til “Pro 50”, hvor du får 50 GB for en beskjeden betaling på $ 9,99 per måned.

Konklusjon

Som du kan se trenger du bare 5 verktøy for fullt ut å implementere GTD i livet ditt. (Forresten, “hver e-postprogramvare” teller som en.) Og dette er bra fordi de mindre verktøyene du bruker, desto lettere er det å holde spillet sammen og få dem til å fungere for deg. Hvis du begynner å bruke for mange verktøy, blir de en byrde i stedet for en effektivitet og produktivitetsforbedring.

Hvilke verktøy bruker du som en del av din GTD-tilnærming? Vennligst del dem i kommentarene nedenfor.

(Foto kreditt: Dirty Set of Hand Tools via Shutterstock)