The Lost Art of Emailing Hvordan Emailing kan gjøre oss mer produktive og effektive igjen

Er du en av de som ser e-post som en irritasjon og ikke et produktivitetsverktøy? Ser du e-post som en barriere for å få ting gjort? Da er du absolutt ikke alene. Millioner mennesker har vokst til å hate e-post fordi det piler opp i en uendelig strøm av meldinger, pip og varsler. Jeg ser så mange mennesker med varslingsboblen på e-postappen deres med fire figurer. Disse menneskene har rett og slett gitt opp på e-post og bare svarer på e-postene de mottar fra sin sjef eller viktigste kunder. I stedet de vender seg til andre kommunikasjonsverktøy som Slakk og Twist og raskt finner det i stedet for å løse sine problemer, disse appene bare exasperates

Hvorfor folk slutter å bruke e-post

Problemet for de fleste er at de ikke har lært hvordan de skal administrere e-posten, eller hvis de vet hvordan de skal administrere e-posten, utøver de ikke daglig lederhåndteringsmetoder. Og som noe annet, hvis du ikke klarer det, kommer det snart ned i et uhåndterbart rot. Reklame

Likevel bør e-post aldri bli sett på denne måten. E-post er bare den beste kommunikasjonsteknologien som er opprettet i de siste førti årene eller så. Det tillater oss å kommunisere uanstrengt med folk på den andre siden av verden, det er sanntid og har gitt oss muligheten til å kunne jobbe hvor som helst når som helst. E-post er ganske muligens det beste produktivitetsverktøyet det er.

Slik bruker du e-postmeldinger til å bli mer produktive igjen

Så, i ånden til å bringe e-post tilbake i livet ditt som et grunnleggende produktivitetsverktøy du elsker å bruke, er det fem tips for å få e-post som fungerer for deg. Reklame

1. Behandle innboksen som et samlingspunkt

Innboksen din er ikke en oppbevaringsboks. Innboksen din er et sted der ny e-post er samlet og deretter behandlet. I dagene før e-post, da vi mottok e-post, så vi ikke bare på konvolutten, bestemte oss for at det ikke var viktig og ting i ryggen i postkassen. Vi flyttet det et sted. Vårt skrivebord, søppelkassen eller på mantelstykket som skal håndteres senere. Hvis du hadde fylt posten tilbake i postkassen din, ville mailman ha tenkt deg ganske rar. Så ikke gjør det med e-post. Når en e-post kommer inn, bestem hva som skal gjøres med det og flytte det til riktig sted. Over tid vil du bli bedre til å ta disse avgjørelsene og vil snart finne å håndtere e-post er en bris.

2. Sett opp noen grunnleggende mapper

E-postene vi mottar hver dag, faller inn i noen svært klare kategorier. Det er e-poster som krever at du gjør noe, e-postmeldinger som inneholder informasjon, som ikke krever handling fra deg, unntatt bare les dem en gang, og oppdater e-postmeldinger som inneholder informasjon du trenger å vite om, men trenger ingen handling fra deg selv. Så, de eneste mappene du trenger er: “Handling i dag”, “Henvisning” og “Arkiv”. Det er det. Bare tre mapper, og du vil ha et sted å sette all din epost og holde innboksen din ren. Reklame

3. Behandle dem i stedet for å bare sjekke

Problemer med e-postinnboks monteres når du sjekker e-post og ikke behandler det. Å sjekke e-post er der de fleste problemene bygger opp. Hvis du ser på en e-post i innboksen din og ikke gjør noe med det, vil dine e-postproblemer raskt komme opp. I stedet, når du går inn i innboksen din, ta en beslutning om hver e-post om hva det er og flytt det til høyre mappe. Hvis du trenger å gjøre noe med det, gjør du det med en gang og arkiverer e-posten, eller hvis du ikke har tid, flytter du den til mappen Handling i dag. Det tar bare et sekund eller to å flytte en e-post, så bli vant akkurat nå. Ved å sjekke e-post betyr det at du ser på en e-post og ikke tar beslutninger om den e-posten. Det er så sløsing med tid. Se på e-posten en gang, ta en avgjørelse om hva som skal gjøres med e-posten for å fjerne den fra innboksen din og gjøre det.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

4. Opprett en egen e-postkonto for kjøp og salg på Internett

En del av grunnen til at vi får så mange e-postmeldinger er vi gjerne gi ut vår e-postadresse til alle som ber om det. Du ville ikke gi deg privat hjemmeadresse til noen fremmede som ber om det, så hvorfor gir så mange folk ut deres e-postadresser så lett? I stedet må du konfigurere en webmailkonto med Gmail, Outlook eller et annet selskap, og bruk det for dine online kjøp, abonnementer og andre ting som krever en e-postadresse. Reklame

Ikke sett denne e-postadressen i e-postappen din. Jeg har en e-postadresse jeg bare får tilgang til via nettet. Det er ikke koblet til telefonens e-postprogram, og det er heller ikke koblet til datamaskinens e-postprogram. Hvis jeg vil se hva som er der, logger jeg meg inn via nettet og sjekker det. Den eneste gangen jeg virkelig sjekker det, er når jeg venter på levering, og en gang i uken for å lese gjennom nyhetsbrevene jeg abonnerer på. For mange mennesker vil dette enkelttricket fjerne 50% av e-posten som kommer inn i innbokser hver dag.

5. Skriv for leseren, ikke deg selv

En grunn til at mange mennesker stadig sjekker e-postmeldinger, er at de venter på svar på en e-post. Hvis du vil ha et raskt svar, må du gjøre det enkelt for mottakeren å svare med riktig informasjon. Strukturen for å få informasjon raskt er “hva og hvorfor”. Når du skriver din e-post, start med det du vil ha - “Hei Nicola, kan du sende meg en kopi av siste kvartals salgstall?” - og om nødvendig, i neste avsnitt, si hvorfor - “vi må ferdigstille kvartalsregnskapet før slutten av måneden ... ” - Dette gjør det mulig for mottakeren å se nøyaktig hva du vil ha fra varslingsskjermbildet og raskt kan ta en beslutning om å svare på deg. Hvis du starter din epost med en preamble om hvor god en helg du hadde, og når du håper å se mottakeren, kommer e-posten din til å være nederst på mottakerens prioritetsliste. Husk: hva vil du ha? Og hvorfor vil du ha det?

Ved å vedta disse fem enkle tipsene, vil ditt forhold til e-post forandre seg for alltid. Du vil raskt slutte å hate e-post, og din kjærlighetsaffære vil blomstre igjen. E-post vil bli en fontene av produktivitet og energi. Du vil vite hva som trenger å gjøre, og du vil aldri gå glipp av en viktig e-post igjen.

E-post er ikke problemet, det er hvordan vi håndterer e-post som er problemet. Ved å ta noen enkle trinn for å organisere vår e-post, kan vi fokusere mindre på å skape et e-postbjerge og mer på gleder og lurer på e-post.