Ta 7-ukers Time-Management Challenge

Jeg har lært tidsledelse i over 14 år. Jeg kan hevde at trening er bra. I all hovedsak er det sannsynligvis bare like godt som andre gode trenere. Hovedforskjellen er at jeg lærer folk å bygge sitt eget system og ikke bruke min eller tidslederguruene ", fordi vi er alle individer. Dette førte til et gjennombrudd for meg på tidsstyring.

Å gjøre et gjennombrudd i tidsstyring etter tidsstyringstrening i 14 år

Nylig har jeg snublet over noe som er en spillveksler i tidsstyring. Det er ikke min. Det er ikke noen. Det føles litt som hvordan Internettet vokste: Ett stykke av gangen til alt kom sammen.

Denne informasjonen behøvde bare å bli samlet. De fleste tidshåndteringstips, leksjoner og triks handler om disiplin, fokus eller småbiter, for eksempel å skrive en daglig gjøremålsliste, men i hjertet av et effektivt tidsstyringssystem er det sju grunnleggende spillbyttende stykker. Få disse rettene, og hele systemet fungerer bare, som historien om internett.

Hvis du kan mestre disse syv stykkene, vil du oppgradere ditt tidsstyringssystem betydelig. La oss være positive og kaller dem forhindringer, fordi når du begynner å hoppe, er løpene om å bli en bedre tidsleder begynt. Finn ut mer om hver hindring nedenfor.

Å hoppe i hver hindring er bare ett treningsøvelse per uke i 30 minutter

Å hoppe på disse syv hindringene vil oppgradere ditt tidsstyringssystem betydelig.

Du kan ikke gjøre noe med det. Du kan ikke gjøre en hindring. Du kan ikke gjøre litt og komme tilbake til det. Det tar utfordringen, gjør løp, eller ikke. Reklame

Mitt råd? Bestem hvorfor du skal tilbringe 30 minutter per uke med disse oppgavene. Dette er fordi når du trenger det “velg venstre eller høyre” (bestemmer seg for å gjøre dette eller gjør noe annet), trenger du en overbevisende grunn til hvorfor. Svaret kan ikke være “å være en bedre tidssjef.” For å oppnå det målet, finn en enkel og enkel tidsstyringsspiss på nettet, f.eks. start hver oppgave på din å gjøre liste med et verb. Jobben er gjort. Vi vet fra Edwin Lockes arbeid med målsetting at utfordrende og konkrete mål fungerer best.

Denne målsettingen krever noe refleksjon. Bestem hvorfor. Hvilket problem vil det løse? Vil det hjelpe deg med å komme hjem en natt i tide? Er målet å være mer rolig, mer i kontroll?

Da er målet å høre folk på kontoret uforutsette ordtak, “Han er mer rolig / hun virker mye mer i kontroll.” Skriv din grunn, målet ditt, på et ark og hold det nær deg. Husk mål må pakke de tre Ps, som Muhammad Ali gjorde - “Jeg er den beste” - Present, positiv og personlig. For eksempel, “Jeg er mye mer i kontroll. Folk har sagt det så unprompted,” eller “Jeg jobber med mine store prosjekter, og sjefen min har lagt merke til og kommentert positivt med meg.”

Nå er det på tide å ta 7-ukers Time-Management Challenge.

Uke 1 - Hopping av fangsthinder

Hvor mye fanger du av det som kommer inn i din verden og inn i hodet ditt?

Hoppe på “fange” hindring handler om å kunne gripe når som helst etterspørsel som kommer inn i din verden. Jo mer åpenbart er din e-postboks. Jo mindre åpenbart er å fange ting du tenker på når du kjører. Reklame

• Bruk et rent papirark, skriv ALLE fangstpunkter (inngangspunkter) til ditt tidsstyringssystem som du for øyeblikket har. For eksempel e-post innboks, telefonsamtaler og møter.
• Hvis du har for mange, slett en. For eksempel har du flere notisblokker som gjør en lignende jobb.
• Hvis du ikke har nok, for eksempel, stoler du fortsatt på minnet ditt i bilen, i møter, i korridorsamtaler, legger til en.

Uke 2 - Hopping Listing Hurdle

Hvor godt får du ting ut av hodet og på en liste?

Hoppe på “Listing” hindring handler om å få ting ut av hodet og på en liste. “De mest vellykkede menneskene er de som har de tøffeste hodene.” Leaving room for tenkning, beslutningstaking og problemløsning, ikke for å huske (lagring).

• Bruk et rent ark, skriv ned ALLE lister du har. For eksempel en daglig gjøremålsliste.
• Hvis du har for mange lister, fjern en. Spesielt lister du ikke stoler på. For eksempel, Outlook-påminnelseslisten.
• Hvis du ikke har alle følgende lister, legger du til en; spesielt den daglige å gjøre listen (ikke en strøm av handlinger), eller anropslisten, prosjektliste, venter på liste, ukentlig liste, månedsliste eller en dag kanskje liste.

Uke 3 - Hopping the Emptying Hurdle

Hvor bra er du ved å tømme disse fangstpunktene?

Hoppe på “tømming” hindring er litt som å tømme oppvaskmaskinen. Hvis du ikke gjør det, bygger det bare opp til du ikke kan se oppvasken i kjøkkenvasken, og da må du legge opp oppvaskmaskinen og vaske opp det som er igjen. Tømmer ofte og passende er nøkkelen.

• Bruk din liste over “Capture Points” som du opprettet i uke 1, bestemmer når du tømmer hvert av fangstpunkter. Legg til en kolonne to. For eksempel blir e-postboksen din vurdert en gang i timen i 15 minutter, eller etter hvert større arbeid. Ikke kontinuerlig.
• Legg til en kolonne tre og identifiser en utløser for hvert fangstpunkt som vil hjelpe deg med å skape vanen. Den beste måten å danne en vane på er å “piggy tilbake” en annen vane. For eksempel, da jeg brøt foten min, måtte jeg gjøre øvelser hver dag i 5 minutter. Jeg piggybacked børsting tennene mine. Eksemplet ditt kan tømme innbakken en gang daglig når du logger deg fra jobben eller med hver kopp kaffe.
• Les dette korte innlegget for å hjelpe deg, “Si ja klokt” fordi de fleste sliter med å si nei, som drenerer sin tid enormt. Bruk denne læringen å si, “Nei” til minst en oppgave denne uken og hver uke herfra i.

Uke 4 - Hopping av slettingen

Hvor mye spør du deg selv det rette spørsmålet: “Hva er virkningen hvis jeg ikke gjør dette?”

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Hoppe på “slette” hindring handler om å kvitte seg med mer tid krav som kommer inn i vår verden. I tillegg handler det om å ikke akseptere hver gang etterspørselen. Å være tydelig på hva vi er her for å oppnå og eliminere mer av hva som ikke oppnår det. Reklame

• Å forstå hvordan du bruker avansert søk er nøkkelen til å finne e-postmeldinger raskt. Lær hvordan du bruker avansert søk.
• Avmeld deg fra minst fire eksterne e-postlister du er på, og du ikke bruker. Og abonnementer fra minst tre interne distribusjonslister du er på.
• Forbind fra denne uken til å håndtere kopierte e-poster raskere. Gjør dette med ABC-verktøyet: A. En CC-e-post ?, B. Les det kort, og C. Fjern det. Slett, med mindre du svarer, men dette må være unntatt.

Uke 5 - Hopping av lagringshinder

Hvor effektivt kan du lagre riktig informasjon på de riktige stedene for senere?

Hoppe på “lagring” hindring handler om å ha riktig informasjon der du trenger den, når du trenger den, og holder den lett tilgjengelig, litt som dokumentene hjemme. For eksempel er huset forsikring: er det i en stor haug med viktige ting? Eller de neste forretningsreiserne - hvor er de holdt??

• Bruk et rent papirark, skriv ned ALLE lagringspunkter som du har for øyeblikket. For eksempel er veggen ved skrivebordet ditt et lagringspunkt og din “dagers notatbok” og skrivebordet ditt.
• Hvis du har for mange lagringspunkter, fjern en. Kanskje du ikke bruker eller stole på leselagringslagringspunktet. Bestem hvordan du klarer nå at dette lagringspunktet er fjernet (Kombiner med et annet lagringspunkt?). Hvis du ikke har alle de følgende lagringspunktene, legger du til en; spesielt for fysiske dokumenter (for eksempel billetter), og deretter vurdere bøker å lese, nettsteder som skal referere tilbake til, eller papirer som skal leses, bokhylle, referansemappe, billetter eller tickler-fil.
• Identifiser for hvert lagringspunkt frekvensen og utløseren og legg til disse i som kolonner til listen over lagringspunkter ovenfor.

Uke 6 - Hopping av planleggingshinder

Hvor bra planlegger du, utover å bruke din dagbok bare for møter?

Hoppe på “planlegging” hindring handler om å ha en dagbok og bruke den til mer enn bare å bestille møter. Planlegger viktig arbeid på store oppgaver som vi sverger bort fra, fordi de er store frosker.

Dette er den tøffeste hindringen. Kanskje den høyeste. Noen mislykkes her.

• Identifiser hvorfor du er på lønnslisten. Dette er din “Key Result Area (KRA).” Her er litt hjelp - det er ikke den lange listen over ting, fra å administrere klienter, til møter, presentere, håndtere spørsmål, administrere teamet ditt, etc. Det er en til tre ting. I et kommersielt selskap vil årsaken til at du er på lønnslisten være å øke salget og fortjenesten. For selgere er det enklere; de har et budsjett. Dette er deres KRA. For andre vil det ta litt å tenke på å identifisere noen målbare ting som du gjør som viser at du er verdt din lønn. For eksempel, for en kelner kan det være TripAdvisor-poengene.
• Identifiser de tre prosjektene / store biter av arbeid som vil ha størst innvirkning på grunnen til at du er på lønnslisten / KRAs.
• Få “snikemodus.” Finn en måte å komme seg unna. Bestill et møterom, arbeid hjemmefra, eller lukk døren. Uansett hva du kan gjøre for å være i skam. Planlegg inn din dagbok 90 minutter neste uke, og en gjentakende avtale hvor du bare vil gjøre de prosjektene i den tiden.

Uke 7 - Hopping av den fungerende hinder

Hvor fantastisk er du ved å velge venstre eller høyre? Reklame

Hoppe på “Fungerende” Hindring er nøkkelen. Det er derfor du blir betalt for å gjøre det du gjør. Det er her hvor man bestemmer seg: å velge venstre eller høyre tusen ganger om dagen, og vite hva du er verdt. Del lønnen din med 2.000. Dette er din timers verdi. Ikke gjør ting som er verdt mindre enn denne verdien per time.

• Bestem lengden på din “kort tid.” De “Gjør det nå!” tid. Det kan være 5 minutter, 4 minutter eller 3 minutter. Forskjellen kan ikke være mye, men du bestemmer hva det er. For hver gang etterspørsel / oppgave som kommer inn i systemet, gjør det nå hvis det kan gjøres på mindre enn kort tid. Forplikte seg til dette. Ikke unn deg selv at du kan gjøre en oppgave på kort tid og fortsatt gjøre det 20 minutter senere. Dette er fordi hjernen din snart vil vite hva du gjør og stoppe deg med å gjøre det.
• For lengre mengder av “driver med” tid, lær Pomodoro teknikken (2,2 minutters video) for å hjelpe deg med å fokusere og bruke den en gang per uke. Kanskje under ditt planlagte prosjekt arbeid.
• Legg grunnen til at du bestemte deg for at du er på lønnslisten (KRA / s) i uke 6 på et sted som vil forstyrre oppførselen din. For eksempel, et post-it-notat på din bærbare / skjermsparer / skrivebordsbilde. Ikke på veggen fordi vi går blinde til det som er på veggen - “Bedrifts tapet.”

Trekker alt sammen

Slik passer de syv stykkene av et effektivt tidsstyringssystem sammen:

Ferdig løpet? Gratulerer!

Utmerket nyheter. Du gjorde det. Du hoppet alle syv hinder og nailed 7-ukers Time-Management Challenge.

Du har nå et betydelig oppgradert tidsstyringssystem. For å laste ned whitepaper, “Ta 7 ukers tidsledelsesutfordring,” med tabeller for å fullføre og mer avanserte øvelser, sjekk ut biografen min.

Utvalgte bilde kreditt: Viktor Hanacek via picjumbo.com