Si farvel til arkivet ditt ... for alltid

Den fryktede arkivering, som dukker opp på skrivebordet ditt, i arkivbakken, på toppen av arkivskapet, hvor som helst bortsett fra hvor det er ment å være. Hvorfor forårsaker en slik enkel oppgave som krever svært liten hjernekraft en slik nød i de fleste? Filing er en av de beste jobbene som folk flest utsettes for.

For sent har jeg forsøkt å forenkle livet mitt, beveger seg gradvis mot en mer minimalistisk tilnærming, og i prosessen bestemte jeg meg for å jobbe fra et mindre skrivebord. Jeg regnet med at hvis det var mindre skrivebord plass til å sette ting på og mindre skuffer plass til å sette ting i, ville det hjelpe meg å minimere. Det har hjulpet til en viss grad. Det tvang meg til å rense alle skuffene mine og bare holde det som er nødvendig. Det som også skjedde var at jeg måtte flytte min lille ark på en annen plass, omtrent ti skritt fra skrivebordet mitt - ikke lenger innenfor armens rekkevidde av stolen min. Reklame

Resultatet - som ganske mye overrasket meg: Jeg samlet en stor haug med arkivering.

Leksjon 1: Hold arkivskapet / boksen i nærheten

Hvis du ikke kan legge inn et dokument med letthet når du er ferdig med det, er det mer sannsynlig at du plasserer det i en arkivbakke enn å stå opp og filen det riktig. De fleste av oss har travle timeplaner og står opp til fil ett stykke papir vil bli ansett som dårlig bruk av tid, derfor lar vi arkiveringen akkumulere til det er nok til å rettferdiggjøre turen til arkivskapet. Problemet med det er at jo større bunken blir, desto større blir jobben, og vi unngår og unngår fordi (i realiteten) det er flere viktige jobber som skal gjøres. Ved å ha arkivskapet innen rekkevidde eliminerer du denne potensialet. Det er enkelt og raskere å arkivere på stedet slik at du får bedre vaner.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Men for å kunne sende filer raskt og effektivt, må du følge den andre leksjonen ... Reklame

Leksjon 2: Merk alle filene dine tydelig

Dette er en del av puslespillet, mange mennesker motstår. De fleste vil håndskrive etiketter for sine hengefiler, og tenk at det er raskere og så klart. Noen ganger skriver de med svart penn, noen ganger med blå, noen ganger ALT I HØYRE SAK, og noen ganger ikke - og hvis du er heldig, vil en svart markør bli brukt.

Selv om du har et system for å skrive alle etikettene dine med svart markør i ALLE I HØYRE SAK, vil filene dine fortsatt ikke være like enkle å finne som de som er laget av en labeler. En labeler har et klart, konsistent sett. Du kan argumentere for dette til du er blå i ansiktet ... men etiketten fungerer. Det er vel verdt den mindre investeringen. Når mappene er klare og med skapet ditt i nærheten, vil du kunne arkivere når du går (så lenge du ikke har for mange filer eller mapper).

Leksjon 3: Rengjør arkivering regelmessig

Det er allment anerkjent at et overfylt arkivskap er skadelig for helsen din. Hvis du prøver å presse et dokument i en overbelastet mappe som også er i et overbelastet arkivskap, vil det ikke ende bra. Reklame

Angi dato og klokkeslett en gang hvert par måneder for å rense eldre dokumenter. Finn ut lokale bestemmelser om hvor lenge du må beholde dokumenter for skatt og juridiske formål. Minimer mengden papir du har og bare hold fast der du er helt nødvendig. Hvis papirene dine veier deg ned, kan du også prøve papirløs.

Leksjon 4: Utforsk muligheten for papirløs

Det har blitt ganske populært for sent å gå papirløst. Du vil høre at mange organisasjoner stolt sier at de er et papirløst kontor eller en papirløs organisasjon. Dette betyr at dokumenter ikke skrives ut, men at dokumentene kommer i papirformat og deretter skannes inn i datamaskinen for arkivering.

Utfordringen med et papirløst system er å sikre at elektroniske dokumenter blir arkivert for enkel henting. Et klart og enkelt hierarkisk arkiveringssystem bør brukes, kombinert med et sterkt søkeanlegg på datamaskinen. Reklame

Leksjon 5: Hold det enkelt

Hold kategoriene dine enkle og ikke overkompliserer. David Allen anbefaler et enkelt A-Z arkiveringssystem, som fungerer bra hvis du har mye arkivering.

På hjemmekontoret har jeg ikke for mange filer, så jeg er glad for å sende inn etter kategori. For eksempel har jeg en Hjem fil der mine forsikringsdokumenter og fasiliteter dokumenter er arkivert i separate manila mapper, og a Bil fil hvor min bilforsikring, bilskatt og andre relaterte dokumenter går. Husk at målet med systemet ditt er å ha enkel og rask gjenfinning - så se hva som passer best for deg.

Hold deg til disse reglene og stress aldri over en overfylt arkivbakke igjen. En ikke-stresset røverklart pult venter på deg.

Har du noen arkiveringstips du vil dele? Du kan gjerne gjøre det i kommentarene nedenfor.

(Fotokreditt: 3D Illustrasjon av informasjon via Shutterstock)