Produktivitet gjort enkelt De 7 hovedelementene til GTD

På samme måte som de fem elementene (Brann, Jord, Metall, Vann og Tre) har GTD sine egne elementer. Bare det er syv i stedet for fem ... og ikke like episk.

I de forrige delene av denne serien snakket vi om ting som hvordan du velger hva du skal gjøre neste, og hvordan du kompilerer prosjektlisten din (og din neste oppgaveliste). I dag er det på tide å få dypere inn i dette emnet, og forklare hovedelementene litt mer detaljert.

For ikke å holde deg hengende lenger ... la meg fortelle deg hva de syv hovedelementene i GTD er:

• Prosjektliste
• Neste oppgave liste
• Fremtidig / kanskje liste
• Kalender
• “Venter på” Liste
• Ressursfiler
• Den immaterielle (vent på det ...)

Å være kjent med disse elementene, å vite hvordan de skal brukes, og forstå deres formål er nøkkelen til å implementere GTD med hell.

Jeg vet at det høres ut som mye arbeid, og at noen av elementene ikke er klare på dette punktet, men jeg forsikrer deg, det er mye lettere enn det ser ut til.

La oss ta det fra toppen, og snakk om det første elementet på listen:

Prosjektliste

Vi snakket kort om dette i det forrige innlegget - Velger hva som skal gjøres neste gang med GTD. Vær så snill å sjekke det ut hvis du ikke allerede har det. Stillingen forklarer også betydningen av prosjekter som definert i GTD.

I hovedsak er prosjektlisten din der alle dine nåværende prosjekter er oppført. Reklame

Hvert prosjekt har sin egen del i prosjektlisten. Hvert avsnitt er en noe komplett samling av ulike ting om et prosjekt.

Et slikt prosjektseksjon inneholder vanligvis ting som:

• En kort beskrivelse av prosjektet. Dette er nyttig når du vil komme tilbake til et gitt prosjekt etter en stund med inaktivitet, og du kan ikke huske hva prosjektet handlet om akkurat.
• En liste over oppgaver som må gjøres for å fullføre prosjektet.
• Referanser til andre materialer som kan være nyttige når du jobber med prosjektet.

Det første elementet er ganske selvforklarende. Den andre har blitt forklart i forrige innlegg. Så vi er igjen med den siste - referanser til andre materialer. Sannheten er at når du jobber med noe, trenger du et sett med forskjellige ting som referanse (eller annen informasjon som vil hjelpe deg med å få prosjektet gjort).

La oss bruke det enkleste eksemplet bare for å forklare dette kort - vårt bilfiksjonseksempel. Noen referanser til andre materialer kan omfatte: liste over alle profesjonelle garasjer i ditt område, telefonnumre, viktig papirarbeid for bilen.

Selvfølgelig har hvert prosjekt forskjellige egenskaper, så det er ingen universell mal for disse referansene, men jeg er sikker på at du får ideen.

Neste oppgave liste

Som jeg sa i forrige innlegg, Det er her du bruker mesteparten av tiden din når du jobber med GTD.

I hovedsak inneholder neste oppgaveliste bare en oppgave fra hvert av prosjektene dine. Ikke mer, bare en enkelt oppgave.

Igjen, forrige innlegg (Velger hva som skal gjøres neste med GTD) forklarer formålet med og oppførelsen av neste oppgaveliste i detalj.

Fremtid / Kanskje Liste

Dette er et nytt element. Vi har ikke snakket om det ennå. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Hensikten med denne listen er veldig enkel i naturen. Den inneholder alt du vet at du ikke vil kunne handle på akkurat nå (Future), eller ting du ennå ikke er sikker på om du skal gjøre noe med dem (kanskje).

Formålet med denne listen er å gi deg et sted å lagre alle dine ideer, mulige prosjekter, ting som bare virker interessante, ting du ikke vil glemme, osv..

Byggingen av listen er ikke definert nøyaktig, så alt du vil kan finne sin plass der. Spesielt ting som:

• Kort beskrivelse av nye prosjekter.
• Enkeltoppgaver du tenker på å gjøre.
• Tilfeldige, men handlingsfulle tanker om noe.
• Ting (forespørsler, prosjekter, oppgaver) andre har sendt deg.
• Sammendrag av interessante artikler / innlegg som du kanskje vil gjøre noe på i fremtiden.

Nesten alt som er verdig til å holde for mulige fremtidige handlinger, finner sitt sted i fremtiden / kanskje listen. Det er ingen andre regler som er viktigere enn denne.

Kalender

En kalender virker som en ganske åpenbar ting. Men det er det ikke. Mange faller i en felle for å sette alt i en kalender. Det er en vane. Og det er en dårlig en.

Det største problemet med en kalender er at vi ofte bruker den til å liste opp noen ting vi tror vi skal kunne gjøre på en gitt dag. Så vi ender opp med titalls oppgaver, en på toppen av hverandre, hver ikke ferdig på den ønskede dagen. Dette gjør det også veldig enkelt å overse noen oppgaver som absolutt må gjøres på en gitt dag.

Kalenderen din er hellig. Den virkelige hensikten med en GTD-kalender er å fortelle deg at hvis du setter noe i det, betyr det at denne spesifikke tingen bare kan gjøres på den nøyaktige datoen du har plukket ... eller ALDRI.

Jeg er seriøs. Det er virkelig din eneste sjanse til å gjøre saken. Etter at du savner det, er den tapt for evigheten.

Hva er hensikten med alt dette? Det er enkelt. Det er slik at alle de virkelig tidsfølsomme oppgavene ikke overses. Reklame

La oss si at du har en doktorsavtale. Slike avtaler er alltid satt til en bestemt dato og time. Hvis du savner det, vel, du savnet det, og du må gjøre en annen avtale. Du kan ikke bare dukke opp neste dag og si “Beklager at jeg er sen.” Dette vil ikke fungere.

Legenes eksempel er faktisk perfekt for å forklare formålet med en GTD-kalender. Det er virkelig et hellig sted. Hvis noe blir satt inn i kalenderen, er det ingen måte å omplanere det, eller utsette det. Det er som om det er skrevet i stein.

Hva er hovedfordelen? Du vil bli overrasket over hvor små ting du vil ha i kalenderen din når du implementerer dette.

“Venter på” Liste

Dette er også et nytt element. Helt enkelt inneholder denne listen alt du venter på.

“Ting du venter på” er en vag forklaring, så la meg gi deg noen eksempler:

• E-postmeldinger du venter på at andre skal sende deg.
• Et anrop din eiendomsmegler skulle gjøre til deg.
• Prisen på meksikanske peso å gå ned, slik at du kan kjøpe litt valuta for ferien.
• Bilen din skal løses slik at du kan hente den opp.
• Ditt innlegg skal publiseres på Lifehack.org.

Denne listen er et sted for alle ting som er noe uavhengig av dine handlinger, men du venter fortsatt på at de skal skje.

Hva er hensikten? Bare ikke å glemme det faktum at noen skulle gjøre noe for deg, og de er sent. Det er slik at du ikke våkner en dag og sier, “Vent litt, artikkelen min skulle bli publisert som 2 måneder siden!”

Ressursfiler

Ressursfiler inneholder alle opplysninger du trenger for å fortsette med dine prosjekter, arbeid og ... i hovedsak ... livet. ”Ressursfiler” er ikke det beste navnet i verden, så la oss vise noen eksempler:

• Artikler som kan komme til nytte.
• Blogginnlegg du har lest (eller skrevet).
• Din katalog med faner og notater (hvis du er en gitarist, for eksempel).
• Din notatbok med kontakter.
• Din liste over de beste restaurantene i byen.
• Enkelte bøker du vil vurdere.
• Hvert stykke viktig informasjon som er lagret på datamaskinens harddisk.
• Bilder fra din siste ferie.
• og så videre…

Jeg antar at den eneste regelen er å lagre alt som ikke er tiltak på noen måte, men du vil beholde det likevel. Reklame

Som du kan forestille deg, er dette trolig det største elementet i volumet av dem alle. Ingenting annet kommer like nær ressursfilen din. Heldigvis, i dag gjør vi de fleste av våre ting på en datamaskin, så vi trenger ikke å leke med tonn papir.

Det immaterielle elementet

Dette er det endelige og viktigste elementet av dem alle. Det er den immaterielle: Tillit.

Hvis du ikke har tillit til GTD, kan ingenting annet gjøre systemet til å fungere for deg. Hvis du vil at GTD skal hjelpe deg med å gjøre livet ditt mer organisert, må du stole på at GTD virkelig kan gjøre det for deg.

Tillit er ikke så viktig for andre enklere metoder. Men GTD er annerledes. Det er noe komplekst. Det har ikke blitt oppfunnet over natten. Det er et resultat av mange års arbeid og erfaring fra forfatteren - David Allen. Det er ikke tilfeldig. Og det er derfor det virker.

Men for å få det til å fungere du må stole på det, eller - som noen liker å kalle det - suspender din vantro mens du lærer GTD. Det vil lønne seg snart.

Det har allerede vært tre deler av produktiviteten Made Simple-serien. På dette punktet stoler du på at det kan endre måten du jobber på? Del dine tanker i kommentarene.

(Fotokreditt: Tutorial eller Advice Concept via Shutterstock)