Er Google Klar til å håndtere virksomheten din? (Del 1 av 2)

Som en stor fan av online, Web 2.0-applikasjoner, har jeg lenge fulgt Googles stadig økende stabile nettbaserte tjenester, fra Google Dokumenter til Google Voice til Google Leser. Deres store og voksende samling av elektroniske applikasjoner og tjenester gjør det stadig mer mulig å vurdere å kjøre mesteparten av virksomheten din ved hjelp av gratis (eller lavpris) Google-applikasjoner. Selv store bedrifter har kommet inn i loven, med megakorporasjoner som GE som gir Googles Google Apps for Business-suite en virvel. Og med siste tillegg til Googles stabile som Postini, en e-postsikkerhet og oppdagelsestjeneste, begynner en rekke bekymringer om sikkerhet og overholdelse endelig å bli adressert. Reklame

Selv om jeg egentlig ikke driver en bedrift noe større enn meg selv, tok jeg nylig en titt på Googles tilbud og hvordan de kunne brukes i en liten til mellomstor forretningsmiljø. Her ser vi på noen av de grunnleggende oppgavene bedrifter trenger for å oppnå - kommunikasjon, produktivitet og markedsføring - og hvordan Googles tjenester, både de i deres Google Apps-pakke og blant deres frittstående tjenester, kan hjelpe bedrifter med å få jobben - og hvor Google bare ikke ser ut til å markere.

Kommunikasjon

En av kjernefunksjonene i enhver bedrift er kommunikasjon, både blant sine ansatte og med kunder, leverandører og media. Google Apps kombinerer e-post, chat, kalender, dokumentopprettelse og redigering og samarbeidsverktøy i en pakke. Andre tjenester inkluderer Google Voice (tidligere Grand Central), en telefonsending og taleposttjeneste som også tilbyr billige utgående samtaler. Reklame

Blant disse tjenestene, Gmail er lett den sterkeste. Som en del av Google Apps kan bedrifter raskt opprette @ yourdomain.com-e-postadresser, hver med sin egen elektroniske postkasse. Gmails integrasjon med Googles kraftige søketeknologi gjør det enkelt å få tilgang til arkivert informasjon, og full POP- og IMAP-tilgang betyr at du kan få tilgang til e-post via den stasjonære klienten du ønsker, inkludert Outlook.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Online-brukere av Gmail har også tilgang til en rekke funksjoner fra Google Labs (tilgjengelig fra øverste høyre hjørne i Gmail), for eksempel muligheten til å lagre og gjenbruke boilerplate-tekst. Nettgrensesnittet inneholder også en enkel oppgavebehandling, som deles med Google Kalender, slik at daterte oppgaver blir plassert direkte på kalenderen din uten å forlate Gmail. Gmail-kontaktadministrasjonen er ganske svak, med ingenting som kundeforholdsadministrasjon (selv om Salesforce.com-brukere kan dra nytte av Salesforce for Google Apps, som integreres med Gmail, Google Kalender, Dokumenter og Google Talk.). Reklame

Postini, Et nyere Google-oppkjøp gir regelbasert sikkerhet og e-postarkivering og oppdagbarhet for bedrifter som trenger å sikre HIPAA- eller Sarbanes-Oxley-overholdelse, eller bare trenger et høyt sikkerhetsnivå både på innkommende og utgående meldinger. Noen av Postinis tjenester er integrert med Google Apps Premier; andre må kjøpes separat. Alle Postini-funksjonene er også tilgjengelige for brukere uten Gmail, ved å dirigere e-posten din via Googles servere.

Google Talk er ikke det mest populære IM-systemet der ute, men det tilbyr mer enn nok strøm til inter-office-kommunikasjon. Tjenesten kan nås via en dedikert klient, en popup-klient i Gmail eller tredjepartsklienter som Digsby eller Pidgin. Tale- og videofunksjoner er anstendig, men mangler muligheten til å krysse over til standardtelefoner som Skype eller andre VoIP-systemer. Reklame

Google stemme erstatter tradisjonelle talepost- og videresendingstjenester, som gir brukere et enkelt telefonnummer som kan videresendes til en, noen eller alle brukerens andre telefonnumre - eller forskjellige kombinasjoner av telefoner basert på brukeropprettede regler. Meldinger kan hentes via tradisjonell talepost, eller lydfiler kan sendes via e-post. Dessverre tilbyr Google Voice ikke en tjeneste på forretningsnivå som gjør det mulig å erstatte et PBX-system. Også, for øyeblikket er det ikke fullt åpent for publikum og krever en invitasjon til å registrere seg.

For å holde på toppen av bransjens nyheter, verdensarrangementer, blogger, Twitter-søk, og til og med informasjon og oppdateringer i organisasjonen din, er det gratis Google Reader tilbyr kanskje den beste RSS-leseren på markedet. Siden de fleste apper i Google-pakken (i tillegg til andre nettbaserte applikasjoner og tjenester) tilbyr en strøm av oppdateringer via RSS, kan leseren enkelt bli den “hub” av virksomheten din. For å holde faner om hvordan virksomheten din blir diskutert på nettet, legg til strømmer fra Google Alerts, som lar deg lage søk mot Googles web-, nyhets-, blogg- eller videosøkemotorer, samt i Google Grupper eller på alle fem med en “omfattende” Søke. Alle av dem informerer deg når et bestemt begrep vises i toppresultatene (topp 20 for web, topp 50 for Google Grupper) på det aktuelle tidspunktet. Google varsler er ideelle for å spore hvordan virksomheten din eller produktene blir skrevet om på nettet - sett dem opp for firmaet ditt og merkenavn, samt for generelle søk i ditt felt for å holde oversikt over konkurrentene dine. (Google Alerts kan også sendes via e-post).

For kommunikasjon mellom prosjektgrupper, prøv å sette opp en privat liste på Google Grupper, et gratis e-postlistehåndteringssystem. Grupper kan være offentlige eller bare tilgjengelig for de personene du legger til direkte, slik at kommunikasjon både i organisasjonen og med offentligheten din. Som alle Google-produkter, er muligheten til å søke i arkivene dine ved hjelp av Googles søkemotor det sterkeste punktet i tjenesten, noe som ellers kan sammenlignes med andre adresselister som Yahoo Groups.

I del 2 av dette innlegget diskuterer jeg Googles tilbud om produktivitet og markedsføring. For å være ærlig, er Googles tilbud i kommunikasjon imidlertid deres sterke poeng; deres produktivitetsapplikasjoner, mens de er nyttige, har en tendens til å være langt mer begrenset enn lignende tilbud, selv deres online konkurranse. Jeg vil avslutte med en kort vurdering av hvor Googles tjenester kan eller ikke er passende valg for små og mellomstore bedrifter. Ser deg da!