Øk din motivasjon ved å skape innrammede oppgaver

I Getting Things Done metodologi og de fleste andre personlige produktivitetssystemer, blir delt prosjekter og store oppgaver i de minste delene som anses som et grunnleggende, grunnleggende konsept. Disse systemene forteller oss å dele en oppgave i individuelle handlinger inntil vi kommer nær et punkt der vi ikke kan bryte ned ting i noen ytterligere handlinger.

Poenget er å fokusere hjernen på noe lite nok til å takle med en gang. Når vi skriver opp oppgavelistene våre og legger inn en ganske stor oppgave eller et prosjekt, er vi alle tilbøyelige til å procrastinate på oppgaven fordi de ikke er definert nær nok og vi er usikre på hvor du skal begynne. Dette konseptet tar seg av det problemet og lar oss raskt fokusere og begynne å jobbe med en gang, i motsetning til å begynne etter lange, stumpe og ineffektive tankeprosesser i et forsøk på å fordøye emnet.

Det har imidlertid en dårlig bivirkning. Å fokusere på individuelle handlinger kan øke den mentale avstanden mellom det vi gjør akkurat nå og hva sluttresultatet er ment å være. Når sluttresultatet, målet er skjult, faller motivasjonen raskt fordi - ubevisst eller ikke - det ser ikke ut til å være et poeng å handle lenger. Reklame

Selvfølgelig veier fordelene ved å bryte opp oppgavene opp til ulemper. For det første er motivasjonsdreningen forårsaket av å fokusere på små handlinger langt mindre skadelig enn motivasjonsdreningen forårsaket av å forsøke å fokusere på for store eller “umulig” av en oppgave. Ikke misforstå meg og antar at det er best å fokusere helt på store oppgaver, fordi det ikke er noe som helst, å fokusere for lite er best. Men enda viktigere er det umulig å fikse problemene med å fokusere på for stort av et område uten å bryte det hele ned - når vi har brutt prosjektene våre ned, er rettelsene for de resulterende problemene faktisk ganske enkle.

Tross alt begynte vi å bryte ned ting for å løse problemet med oppgaver som er for store.

Hvor begynner problemet?

Problemet starter ikke i prosjektplanleggingsfasen. Oftest formaterer vi dem slik:

Viktig prosjektnavn

1. Viktig handling en

2. Viktig handling to

3. Viktig handling tre

Så når du forbereder selve prosjektet, blir du påminnet om sluttmålet til enhver tid fordi navnet på prosjektet er der øverst på listen, og selvfølgelig fordi prosjektet selv er det du tenker på -og spesifikt hvilke tiltak som kreves for å bevege seg mot det endelige målet. Reklame

Problemet starter når du legger inn prosjekter i systemet ditt og tar handlinger fra flere prosjekter for å danne en daglig oppgaveliste. Sammenhengen av listen endres fra individuelle prosjekter og over til det generelle omfanget av ting som må oppnås på en dag. Sluttresultatet er dermed tapt, og her er hvor vi kan miste målet. Vi ser bort fra den motiverende faktoren, som ikke bare er en faktor i vår egen utsagn, men også kvaliteten på sluttproduktet.

Les neste

Hvordan gjøre endringer i livet for å være den beste versjonen av deg

Hvordan gjøre positive endringer nå (og begynn å leve et oppfylt liv)

25 beste selvforbedringsbøker for å lese noe uansett hvor gammel du er

Mest oppgaveadministrasjonsprogramvare med a neste Visningsrommet fungerer ganske bra. I Ting er de neste oppgavene for hvert prosjekt gruppert og oppført under prosjektnavnene selv. Du kan se dette i aksjon her (jeg organiserer egentlig ikke en shindig, og jeg skriver heller ikke en bok om muggbille):

Men når du går for å lage din daglige oppgaveliste, endres alt. Du mister den spesifikke utformingen av hver oppgave, og de danner en sammensatt liste. Reklame

Nå kan du bruke et lignende format til tingene neste ting, men da vil du begrense rekkefølgen på oppgavene og også bruke mer vertikal plass på papiret. I tidligere artikler om emnet har jeg nevnt at mens jeg ikke har noe imot å fylle opp horisontal plass på mine daglige oppgavelister, liker jeg å holde litt vertikal plass, slik at siden ikke fylles for mye og blir for forvirrende å jobbe med. Du vil ikke tenke på oppgavelisten din mye når den er opprettet. du vil bare at den skal lede dagen din. Måtte lese det nøye line-by-line bare fordi du har pakket for mye i det tenker på det for mye.

Løsningen jeg prøver på

Min løsning, som jeg har prøvd for den siste uken, har vært å legge til en annen vertikal kolonne og angi prosjektet en handling tilhører like ved selve oppgavebeskrivelsen. Jeg prøver å forkorte det og sørge for at det meste av fokuset på oppmerksomhet på hver linje forblir i oppgaven selv, men det er viktig å gjøre forkortelsene meningsfulle. Du vil ikke finne deg selv å gå, “Hva refererte denne koden til igjen?” Det beseirer hele poenget.

Det har vært en uke, og jeg har funnet ut at jeg ser på hver oppgave mer som en del av en helhet som fører til et mål i stedet for individuelle oppgaver som ble forhåndsinnstilt under min ukentlige gjennomgang. Det føles mye mindre som å gå gjennom de daglige bevegelsene for å få ting gjort og mer som å jobbe mot meningsfulle ender. Jeg jobber egentlig ikke med noe mer eller mindre meningsfullt - det er alt i måten du tenker på disse tingene - men det ser ut til å være med med motivasjon. Man kan ikke kvantifisere denne typen ting, men det fungerer for meg.

Men mens jeg har funnet en metode for å utforme oppgaver innen prosjekter som fungerer, er jeg ikke sikker på at jeg har funnet den beste og mest effektive måten å gjøre dette på. Det har bare vært gjennom en ukes prøveperiode, tross alt! Gjør du noe som ligner deg selv motivert om sluttmål når prosjekter begynner å bli litt for handlingsorientert? Jeg vil gjerne høre om dine teknikker og tanker i kommentarene. Reklame