Slik bruker du 6 kalendervisninger til å være mer produktive

Prosjektvisning

I min siste artikkel her på Stepcase Lifehack antydet en av kommentarene jeg mottok at det er en fin måte å komme seg rundt spørsmålet om å ha en “hellig 'kalender.

Populære bøker som Getting Things Done og andre fortaler bruk av kalendere for avtaler, turer og andre aktiviteter som “må” utføres på en bestemt dato. Dessverre ordet “må” er upresis, og sannsynligvis vil bli tolket annerledes av hver person.

Prinsippet som de forsøker å styrke er tydeligere: Ikke fyll kalenderen din med forpliktelser som ikke er faste. I stedet behandler kalenderen som “hellig” - et sted å sette forpliktelser som du ikke tør å bryte.

Heldigvis for oss, teknologien er raskt nærmer seg, der du samtidig kan opprettholde en “hellig” kalender, a “profane” tidsplan og hver kalender i mellom! Reklame

I Outlook, for eksempel, er det enkelt å opprette, med noen få klikk, et hvilket som helst antall kalendere som dekker de samme datoene. Men fordi disse kalendere synes å være forskjellige filer, er det enkelt å tro at de representerer forskjellige enheter.

Ikke så. I stedet er tre forskjellige kalendere av september 2011 faktisk tre visninger av det samme settet på 30 dager.

Med den mulige løsningen ut av veien, er det ikke så vanskelig å se hvordan Outlook og andre programmer som Google-kalender eller Yahoo-kalender kan hjelpe oss “se” vår tidsplan på måter som kan hjelpe oss med å forhindre overlapper og feil, og gi oss en dypere forståelse av tidenes krav vi må konfrontere hver dag. For eksempel har jeg eksperimentert med følgende 5 visninger av timeplanen min. (Jeg prøvde ikke å bruke dem alle på en gang!)

5 visninger av en kalender

Se 1: EN “Misligholde” Ukes syn - før noen avtaler, tidsfrister eller engangsaktiviteter er opprettet, er det en underliggende tidsplan som jeg bruker som grunnlag for hver eneste uke. Det inkluderer de grunnleggende aktivitetene som jeg trenger for å leve livet mitt, og jeg beveger dem bare eller sletter dem i nødstilfeller. Disse aktivitetene inkluderer tid brukt til å sove, spise, trene og relatere til nære familiemedlemmer. Dette er elementer jeg gjør uavhengig av arbeidet jeg gjør, hvor jeg tilfeldigvis bor, eller årstid. For eksempel går det tidlig å være tidlig for meg på grunn av triathlon trening jeg gjør. Før det ble en vane, planla jeg tiden til å gå og legge meg en alarm på klokken min for å pipe klokken 22:20. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Se 2: De “Harde avtaler” se - denne visningen består av planlagte aktiviteter planlagt med andre mennesker. Kriteriene for å plassere et element i denne visningen er det “Det er skarpe konsekvenser for meg selv og andre hvis avtalen blir savnet.” Dentalavtaler og coaching-samtaler er eksempler.

Se 3: De “Frist” se - når det er frister jeg har som gir negative konsekvenser hvis de blir glemt, blir de plassert innenfor denne visningen (for eksempel forfallsdato for selskapets skatteinnskudd)

Se 4: De “Blank-tid” se - dette er tiden jeg planlegger hver dag for det uventede. Disse sporene med død tid virker som buffer mot alle de tingene som kan gå galt, og lengden og frekvensen avhenger av miljøet jeg er i, og hva slags arbeid jeg gjør. For eksempel har jeg funnet det vanskelig å planlegge arbeid på reisedager, så jeg ville sette opp store biter av død tid i forventning om at noe sannsynligvis vil gå galt. Hvis ingenting går galt, er det lett å komme inn i fremtidige dager for tiden krever at jeg kan begynne å jobbe nå. Bruk av denne visningen bidrar til å forhindre (men kanskje ikke kurere) den populære feilen i overplanlegging, som de mest ambisiøse mennesker begår.

Se 5: De “Aktivitet” se - i min siste artikkel fokuserte jeg på bryteren som må gjøres av folk som har mange tidskrav, dvs. fra å lære å plassere oppgaver fremfor lister. Aktivitetsvisningen er den som handlingen foregår som tidenes krav som kommer inn i mitt liv, blir plassert direkte i kalenderen min. Mesteparten av tidsplanen jonglering som skjer hver dag finner sted i denne visningen. Reklame

Papirets mangler

Å se en enkelt tidsplan på fem forskjellige måter kan være ganske forvirrende for de av oss som tenker på kalendere på tradisjonell, papirbasert måte. Kast i muligheten til å få tilgang til dine planlagte krav på tid på din bærbare datamaskin, smarttelefon og nettbrett, og du kan innse at det er behov for å se kalendere og tidsplaner ganske annerledes .... kanskje som et sett med oppgaver som er organisert etter dato og klokkeslett, som ligger i skyen. På et hvilket som helst tidspunkt er kalendervisningen du ser på, filtreringsoppgaver, og hjelper deg å fokusere på de få på et tidspunkt du virkelig trenger å se.

Denne filtreringen er viktig ... det kan aldri være fornuftig å kombinere alle synspunkter i en, noe mer enn det er fornuftig å se mer enn en TV-kanal om gangen ... selv med den nyeste PiP-teknologien. Hver visning tjener et annet formål, og gir et lag med informasjon som er viktig for å opprettholde hverandre fra de andre, eller å kombinere selektivt. For eksempel kombinerer jeg “Misligholde” se med “aktiviteter” se på en daglig basis, mens jeg bruker “Blank-tid” se som et planleggingsverktøy som blir filtrert ut når dagen begynner.

Selvfølgelig kan det være andre synspunkter. For eksempel foreslår Dezhi Wus banebrytende forskning en annen mulig visning for prosjekter. I hennes bok, “Temporale strukturer i individuell tidsstyring” hun forklarer at en prosjektleder skal kunne lage en tidsplan for aktiviteter for hvert lagmedlem som kan lastes ned rett inn i en planleggingsenhet. For meg foreslår dette at det kommer en ekstra visning.

Se 6: The “Prosjektvisning” - når du har en gruppe inter-tilkoblede oppgaver som er utformet for å produsere et bestemt resultat. Det ville være fint å ta en titt på hvert prosjekt som en egen tråd av aktivitet. Du kan for eksempel se hva som skjer i ditt liv når det er en endring i forfallsdatoene. Dette er langt fra de mentale, upålitelige estimatene som ofte flyr rundt. Reklame

Teknologiske begrensninger

Dessverre er kjerneteknologien for å administrere flere visninger ikke opprettholdt på alle kalendere. Min Blackberrys kalender tillater ikke flere visninger fra ett program. Forhåpentligvis er apps på vei som vil rette opp dette, og la meg synkronisere forskjellige visninger med skyen.

Men med verktøy som allerede er tilgjengelige, er det mulig å beholde en “hellig” kalender hvis det er sett på som bare ett mulig syn å administrere. Med forbedrede verktøy kan vi gjøre mye mer planlegging og mindre notering, selv om vi holder fast i GTD-prinsippet om å opprettholde og forvalte faste forpliktelser. Å gjøre det vil hjelpe oss med å lindre jobben med å jonglere våre kalendere i våre sinn, og delegere oppgaven til verktøy som tappes inn i skyen.

PS! Jeg brukte Yahoo! .Calendar for å generere disse visningene, og instruksjonene for å gjøre kan bli funnet her.