Slik løser du noe problem effektivt med 5 Whys (trinnvis veiledning)

Trenger du lang tid å løse karriere- eller forretningsproblemer?

Kanskje du tror at du trenger å vite 1000 teknikker for å løse problemer raskere. Sannheten er at det ikke er en eneste teknikk som kan løse alle dine problemer. Men til tross for denne virkeligheten, kan du likevel løse de fleste problemene dine på en effektiv måte.

Hvordan? Ved å utnytte Sakichis 5 Whys teknikk. Sakichi brukte denne teknikken til Toyota's forsamlingslinje, men du kan bruke den på de fleste av dine problemer.^[1]

Så, slutte å prøve å huske dusinvis av teknikker og gjør deg klar til å jobbe smartere. Slik bruker du 5 Whys teknikken for å løse problemer:

Avdekke 5 spørsmål til de fleste problemer

Med 5 Why's teknikk må du stille 5 spørsmål.

Enkelt, ikke sant? Når du står overfor et problem, spør hva som kan ha bidratt til de nåværende resultatene. Deretter fortsetter du å spørre 5 ganger eller til du har funnet en grunnårsak.

Hvordan vet du at denne teknikken fungerer? Vel, Toyota har vellykket implementert denne teknikken for å forbedre deres forsamlingslinje. Forestill deg nå hva det kan gjøre for å hjelpe deg med å løse vanlige problemer.^[2]

5 Whys-teknikken er ikke kompleks, men det tar tid å bli vant til. Hvis du er som de fleste, har du en tendens til å hoppe på å finne løsninger når du løser problemer. I stedet begynner du å stille et spørsmål hver gang du står overfor et problem.

Det kan være for noe mindre som å sitte fast i trafikken. I dette tilfellet vil ditt første spørsmål være hvorfor du ikke unngikk trafikk. Still et enkelt spørsmål for alle dine problemer, og fortsett å legge til flere før du spør 5 som standard. Reklame

Til slutt vil du vite når du skal spørre de 5 Whys og finne en grunnårsak til de fleste av dine problemer. Men du trenger ikke å jobbe alene. Når du jobber med ukjente emner, kan du arbeide med et team for brainstorms svar.

Hvis du for eksempel feilsøker en dårlig markedsførings kampanje for virksomheten din, jobber du med markedsføringsteamet for å finne en løsning. Som bedriftseier vil du ha mange hatter, men vil ikke kunne finne en grunnårsak til de fleste problemene dine alene.

Hvordan spørre disse 5 spørsmålene effektivt

Før du begynner å spørre 5 Hvorfor er, må du forberede seg til å få de beste resultatene. Her er flytprosessen for å løse et virkelighetsproblem:

1. Få de riktige ressursene

Du vet ikke hva du ikke vet. Så samle informasjon gjennom bøker og elektroniske ressurser før du løser et problem. Du vil finne deg selv å søke oftere for emner du ikke er kjent med.

Hvis du ikke forbereder deg, vil du begrense deg til en ineffektiv grunnårsak.

Du kan også omgjøre deg selv med folk som spesialiserer seg på bestemte områder. På denne måten kan du jobbe sammen med gruppen din for å finne den beste årsaken til et problem.

Ditt mål her er å føle deg komfortabel med spørsmålene du jobber med. Unngå å svare på spørsmål du er usikker på, fordi du sannsynligvis vil ende opp med en dårlig grunnårsak.

2. Forstå problemet

Før du løser et problem, er det viktig å vite hvilket problem du løser. Dette vil hjelpe deg med å unngå å finne en irrelevant grunnårsak.

Ved å forstå problemet, vil du også unngå forvirring når du arbeider med lag. For eksempel, når du jobber i lag, er det ofte lett å anta at alle jobber med det samme problemet. Men dette er ikke alltid tilfelle, og kan føre til at lag arbeider for å løse to forskjellige problemer. Reklame

3. Spør dine første fem spørsmål

Når du har brukt nok tid til å forberede, spør du ditt første spørsmål. I stedet for å gi raske svar-brainstorm hvilke svar vil gi mest mulig verdi. Hvert spørsmål er avhengig av forgjengeren, så gi meningsfulle svar.

Tommelfingerregelen her er å fortsette å spørre til du har funnet en potensiell grunnårsak. Vanligvis er 5 spørsmål eller mindre nok til å løse de vanligste problemene. Men begrens deg ikke til 5 spørsmål.

I stedet må du stille spørsmål til du ikke lenger kan.

4. Finn din røreårsak

Hovedmålet for å bruke 5 Why's Framework er å ende opp med en årsak til problemet du opplever.

Det brukes også til å løse problemer på høyt nivå, slik at du kan følge fremdriften din etterpå. Ved å løse problemer på høyt nivå, løser du problemer raskere før du adresserer grunnårsaken.

Den påviste strategien i aksjon

Lære om 5 Hvorfor er rammen bra, men å ha eksempler på ekte verden er bedre. Her er et eksempel du kan bruke som en mal for når du løser virkelige problemer:

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan være glad alene og nyt livet

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Problem: Arbeidsgivere har ikke ringt meg tilbake for et intervju de siste 3 månedene

• Spørsmål 1: Hvorfor blir ikke min CV lagt merke til av arbeidsgiverne?
  Fordi det er for generisk og ikke viser noen spesielle ferdigheter for roller du søker på?
• Spørsmål 2: Hvorfor er mitt CV for generisk?
  Fordi jeg vil ha det til å appellere til mange yrker.
• Spørsmål 3: Hvorfor vil jeg søke på mange yrker?
  Fordi jeg vil øke sjansene mine for å bli ansatt.
• Question4: Hvorfor skulle søke på flere yrker øke min sjanser ved å bli ansatt?
  Fordi jeg ikke ville begrense meg til ledige stillinger i et bestemt yrke.
• Spørsmål 5: Hvorfor begrenser jeg meg selv til ledige stillinger?
  Fordi det er høy etterspørsel etter mitt yrke.

I dette scenariet stopper du ved spørsmål 5 fordi du har funnet en potensiell grunnårsak.

Siden det er mye konkurranse for din bransje, må CV-en din skille seg ut. Hvem tror du en arbeidsgiver vil ansette, en jakke i alle bransjer eller en ekspert i sitt yrke? Reklame

Når du jobber med et problem, ta deg tid til å brainstorm de beste spørsmålene. Det er fordi det vil påvirke kvaliteten på grunnen til at du vil ende opp med.

Potensielle ulemper ved å bruke denne teknikken

Foruten bare å løse enkle problemer, er det andre områder hvor de 5 Whys faller kort:

1. Uopprettelige resultater

Du vil ikke kunne replikere de samme resultatene. Tenk på det, du lager dine egne spørsmål og svarer dem på en unik måte. Ingen andre ville kunne replikere resultatene dine for det meste.

Dette betyr at selv to lag som arbeider i samme miljø, kommer opp med 2 separate svar.

2. Begrenset av kunnskapen tilgjengelig

Som nevnt før, samle nok informasjon når du løser et ukjent problem. Problemet er at du ikke alltid vil ha de beste ressursene tilgjengelige. På grunn av dette vil du begrense kvaliteten på svarene dine.

Hvis du noen gang står overfor et ukjent emne, prøv en annen problemløsningsteknikk.

3. Fokus på en enkelt rotårsak

Hovedmålet bak å bruke 5 Whys er å komme opp med en enkelt årsak. Men alle problemer har ikke alltid en enkelt løsning. For eksempel kan en markedsføringskampanje ha det beste, beste og verste fallet.

Disse begrensningene gjør ikke 5 hvem en dårlig teknikk å bruke. I stedet lar de deg vite hvordan du bruker denne teknikken mer effektivt.

Ikke stole på en metode for å løse problemer

Som du har sett, er 5 Whys ikke komplisert, men det krever mye arbeid for å utføre riktig. Når det er gjort riktig, kan det hjelpe deg med å finne skyldige til de fleste av dine vanlige problemer. Problemet er at denne teknikken ikke passer for enhver situasjon. Reklame

De 5 Whys fungerer best for å forbedre prosesser og løse enkle problemer. Men det blir kort når du arbeider med komplekse problemer. Det er derfor du trenger å vite andre alternativer.

For eksempel kan et selskaps lave kunderesponsrate skyldes flere faktorer. I dette tilfellet vil du velge en teknikk som er bedre egnet til å løse komplekse problemer. Bestem hvilke problemer du møter mest for å vite hvilke teknikker som vil hjelpe deg mest.

Den gode nyheten er at 5 Whys arbeider med de fleste enkle problemer som alle står overfor. Så vær sikker på å mestre denne teknikken før du vedtar andre.

Vær en problemløsende maskin

Tenk deg å overvinne de største problemene de fleste gir opp på.

Folk ville se på deg og anta at du vet 1000 måter å løse et problem på. Sannheten er ikke mye har endret seg siden du hadde slitt med å løse problemer.

Men du bruker nå et bevist system som har gjort livet enklere.

Du er en problemløsende maskin.

Hvis du ikke tror dette kan være din virkelighet, har du feil. Du har det som trengs for å løse dine problemer, men du må trenge. Begynn med å stille et spørsmål i dag når du står overfor et problem.

Så fortsett å gjøre det samme til du stiller flere spørsmål for hver av dine problemer. Du vil ikke mestre 5 Whys teknikken over natten. Men med nok praksis vil denne teknikken føles mer naturlig.

Så, hva stopper deg nå?

Utvalgt fotokreditt: Starta Team via unsplash.com

Henvisning

[1]	^	Harvard Business Review: Uavhengig av praktisk talt alt
[2]	^	Harvard Business Review: Fem Whys for Start-Ups