Hvordan lage møter to ganger så produktive

Mange bedrifter har blitt vant til å planlegge et unødvendig antall møter med sine ansatte, noe som fører til frustrasjon og irritasjon hos medarbeiderne. I tillegg til ulykkelige ansatte har det vært en overflod av forskning som viser at de fleste møter er en produktivitetsmorder! Så hvordan gjør du møter mer produktive? Følg disse tipsene:

1. Lage en “parkeringsplass”

Ansatte kan bli frustrert når samtaler begynner å gå bort fra den opprinnelige agendaen for møtet. Dette fører til mange møter som går over sine planlagte tider, noe som forårsaker irritasjon og stress blant ansatte. Hva ville en stor leder gjøre for å forhindre denne vanlige forekomsten? Lag en liste over “parkeringsplass” emner som møtet er i økt. Hvis noe kommer opp under et møte som er et viktig problem eller et gyldig punkt, men bare ikke relevant for dagens dagsorden, skriv det ned slik at du kan planlegge en oppfølgingstid for å diskutere det. Hvis et møte for eksempel er planlagt for å diskutere å ansette nye distributører, må du ikke la samtalen vende seg til resultatene fra en nylig markedsført kampanje fra bedrift til forbruker. La medarbeiderne vite at du anerkjenner viktigheten av dette problemet, men det er ikke tid eller sted å diskutere det. Reklame

2. Vær oppmerksom når du planlegger

Så mye som du vil tenke at dine ansatte er 100% innstilt på alt du må si til enhver tid i løpet av arbeidsuke, har du feil. Mandag morgen er det uoffisielle tidspunktet for å få tak i hva e-postmeldinger kom gjennom i helgen, og planlegger resten av uken. Å planlegge et møte i løpet av denne tiden betyr at du har mye arbeid på dine ansatte, og ikke legger stor vekt på det du diskuterer. Det samme gjelder for fredag ​​ettermiddager, hvor folk er mer opptatt av å pakke inn for dagen for å komme seg ut av kontoret til en rimelig tid. Hvis det er mulig, prøv å planlegge møter for midten av uken, og gjør aldri det under en lunsjtid! Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

3. La bærbare datamaskiner

Vi har alle vært i møter der den distraherende klikkklikklyden av skriving har forårsaket at vi mister fokus på hva som presenteres. Gjør det til et teppe regel på kontoret for å la bærbare datamaskiner ligge bak når du møter et møte. Ikke bare vil dette forhindre folk i å søke på nettet eller sjekke e-post, det har også vist seg at å ta notater med penn og papir er mer effektivt! Reklame

4. Ukentlige møter trenger ikke å være ukentlig

Det er ikke uvanlig å ha et ukentligt møte planlagt på din ansattes kalender, enten det er en-til-en-innsjekking eller et lagmøte for å diskutere kommende prosjekter. Det er imidlertid viktig å merke seg at det ikke alltid vil være oppdateringer eller ting å diskutere på ukentlig basis, og når det er tilfelle, gi dine ansatte tid tilbake på dagen ved å kansellere for uken. Selv om møtet automatisk er planlagt å skje hver uke, er det ikke satt i stein! Vær respektert av din tid, og dine ansatte tid og bare møte når det er nødvendig.

5. Vær forberedt på tekniske problemer.

Hosting et møte som krever en PowerPoint-presentasjon eller lydkonferanse? Det er ditt ansvar å planlegge for tekniske katastrofer. Gå til møterommet før møtet ditt er planlagt å begynne, og utarbeide eventuelle problemer med utstyret. Ikke vent til den planlagte starttiden for å få alt plugget inn og opp på skjermen, mens dine ansatte sitter rundt og titter på tommelen. Det er de små detaljene som dette som fører til ansattes frustrasjon med antall møter i kalenderen.

Hva er hemmelighetene dine for å holde møter effektive og produktive for ansatte? Fortell oss i kommentarene nedenfor!

Reklame