Slik lager du en hjemmepersonellmappe - og hvorfor bry deg

Holder du kopier av medisinske journaler? Hva med selvangivelsen din? De fleste gjør det fordi informasjonen i disse dokumentene er viktig nok til at det ikke spiller noen rolle om legen din eller IRS har en kopi - du vil også ha en kopi. Det samme gjelder for et stort utvalg arbeidsdokumenter som mange mennesker holder på kontoret, hvis de holder dem i det hele tatt. Men det er mange argumenter mot å holde personellinformasjonen din på jobb. I stedet er det verdt å vurdere å holde kopier hjemme og lage en hjemmepersonellmappe.

Det er mange grunner til at du må sjekke kopiene av arbeidsinformasjonen din selv når du ikke er på jobb: Hvis du er ute med influensa, vil ikke dette notatet om sykefravær gjøre deg så godt i din kontor. Det samme gjelder hvis du får et bedre tilbud og du vil sjekke din nåværende kontrakt. Og hvis det verste skjer og du mister jobben, kan du ikke få kopier av alle filene som er igjen i skrivebordet ditt. Reklame

Dokumenter som tilhører din hjemmepersonellmappe

Sysselsettingskontrakter: Selv om ikke alle arbeidsgivere krever skriftlige avtaler, gjør mange. De kan ta form av formelle tilbud om ansettelse, avtalebrev eller andre dokumenter - men uansett hvilken form det krever, bør du ha en kopi hjemme. Mens mange mennesker føler seg komfortabel å kutte sine kontrakter så snart deres ansettelse er ferdig, er det verdt å holde kontrakten din ganske mye lenger. I det minste bør du opprettholde en kontrakt ved utløp av eventuelle klausuler (det vil si konkurranseklausuler), selv om det i de fleste tilfeller er rimelig å holde kopier av kontraktene ubestemt.

Fordeler: Fra din parkeringsplass til din tannforsikring, er din fordelpakke full av viktig informasjon. Fordi fordelene dine teknisk sett utgjør en del av kompensasjonen, er det verdt å holde en kopi ved hånden - og sørg for at du utnytter det som din arbeidsgiver tilbyr deg. Videre, fordi fordelene dine kan påvirke ditt hjem liv - helseforsikring, noen? - å være i stand til å konsultere denne informasjonen hjemme kan være avgjørende.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Prestasjonsvurderinger: I teorien er ytelsesvurderinger arbeidsgiverens måte å fortelle deg hvor du gjør en god jobb og hvor du kan forbedre. I virkeligheten behandler de fleste bedrifter ytelsesvurderinger som en enkel måte å avgjøre kampanjer og reiser på. Å holde oversikt over slik informasjon kan hjelpe deg med å finne en mulighet eller to med arbeidsgiveren din. Reklame

Lønnsposter: Hvis tingene går sør i firmaet ditt, og du finner deg i stand til å registrere for arbeidsledighetsforsikring, vil du sannsynligvis bli bedt om bestemte lønnsposter. Hvis det er et problem å behandle kravet ditt, kan du bli bedt om å dokumentere i flere år. De vil også ha minst noen av skatteoppføringene dine - i USA krever de fleste stater minst en kopi av W-2-skjemaet ditt. Kravene kan variere dramatisk i andre land.

Oppdateringer: Alle de notater og oppdateringer som blir sendt rundt kontoret om helseforsikring, rapporteringstider og alt annet som din veileder eller menneskelige ressursforvalter kommer til å virke som en stor avfallspapir. Men et overraskende antall av dem er verdt å holde, i hvert fall på kort sikt. Det krever skjønn å avgjøre hvilke oppdateringer som er verdt å fylle, men generelt er de som påvirker enten kompensasjonen eller ansvaret ditt verdt å holde.

Jobbbeskrivelse: Din stillingsbeskrivelse kan endres i løpet av din tid med arbeidsgiveren, men det er viktig å beholde en kopi av hver versjon. Det er ikke slik at du kan argumentere for å gjøre en oppgave bare fordi den ikke er i jobbbeskrivelsen din - men hvis du rutinemessig tar vare på oppgaver over lønnskvaliteten din, kan det føre til at du får en kopi av jobbbeskrivelsen til din veileder. høyne. Hvis det er mulig, er det verdt å beholde en kopi av CV på det tidspunktet du mottar hver stillingsbeskrivelse, slik at du kan vise fremgangen din når det gjelder kompetanse og erfaring. Reklame

Dokumentasjon av problemer: Det er problemer i alle kontorsituasjoner, og noen av dem kan kreve dokumentasjon. Hvis en medarbeider for eksempel oppfører seg uhensiktsmessig, kan det hende du føler behov for å holde oversikt over problemet. Hold en kopi av den posten hjemme - i noen tilfeller kan det være verdt å beholde den eneste kopien hjemme. Slike plater kan faktisk forårsake problemer hvis de finner seg rundt kontoret.

Din faktiske rekord: I de fleste tilfeller har du juridisk rett til å se på personoppgaven din når du bryr deg om å gå ned til Human Resources. Du kan vurdere å spørre om å gjøre nettopp det - ramm spørsmålet ditt på en måte som ikke vil lede de HR-folkene til å arkivere deg på baksiden av skuffen når du er ferdig, skjønt.

Holder spor av alt papirarbeidet

Alle disse postene kan legge opp til en fin bunke med papir. Ideelt sett vil du gå ut og kjøpe en masse mapper og et arkivskap - men det kan ikke være et realistisk alternativ. I stedet kan ethvert pent organisasjonssystem som lar deg enkelt få tilgang til alle papirer du er ute etter, fungerer fint. Tabbed mapper og en boks kan være den beste løsningen for deg (så lenge du lagrer den et sted tørt). Reklame

Du vil ønske å henge på det meste av dette papirarbeidet en stund. Hvis det er et problem med arbeidsgiveren din (eller tidligere arbeidsgiver), kan du bli bedt om å gi dokumentasjon som kommer tilbake flere år. Hvis du ikke har noen problemer etter fire år, anses du generelt for å være klar. Det er samme tid som arbeidsgiveren din er pålagt å beholde dokumentasjon.

Hvis du har andre forslag til dokumenter som må gå i en hjemmepersonellmappe, vennligst del dem i kommentarene.