Få ting gjort, til tross for enkeltpoengfeil

Tenk deg et scenario hvor du er full av entusiasme for å begynne å jobbe med en oppgave eller en bestemt del av et prosjekt. Du er virkelig klar til å sparke litt butt ... til du skjønner at hendene dine er bundet: Kanskje du ikke kan begynne å jobbe på oppgaven fordi det er nødvendig med en andres innspill først, eller kanskje en nettverksstasjon som lagrer prosjektfiler, er utilgjengelig på grunn av en maskinvarefeil.

Siden du ikke klarer å fortsette arbeidet ditt for nå, er det neste logiske spørsmålet: Hvordan skal du forberede deg på slike scenarier neste gang, slik at du ikke ender med å kaste bort tiden din igjen?

Er du for opptatt til å forberede?

Det er en åpenbar grunn til at du opplever frustrasjonen over det som nettopp skjedde: Du var ikke forberedt nok til et scenario som dette. Nøyaktig hvorfor du var uforberedt var et resultat av to grunner:

Først tildelte du ikke nok tid til forberedelsen. Siden du var opptatt med dine andre ting, forsømte du forberedelsen - selv om du visste at det var nødvendig.

Kanskje du selv trodde at det var unødvendig å forberede i utgangspunktet. Du forstod ikke betydningen av det, og du brydde deg ikke om å sette deg ned og tenke på planen B for din oppgave eller for prosjektet ditt.

Så der er du, og du vet ikke hva du skal gjøre siden du ikke har noen sekundær plan på plass.

Stol på for mye at tingene går bra

Du har nå innsett at den uforberedte ruten du har tatt, ikke er en profesjonell måte å gjøre ting på, og bare forutsatt at alt går. OK er ikke en solid plan. Reklame

Det er selvsagt at du må lære å sette pris på planleggingsdelen også. Det spiller ingen rolle hvor god oppgavelisten ser ut; Hvis oppgavene ikke kan kjøres på grunn av uventede avhengigheter, kan du ødelegge oppgavelisten din i øyeblikket.

Når du lærer å se det store bildet og tildele nok tid til planlegging, kan du bare unngå hindringer og slutte å kaste bort tiden din.

Lær å stoppe (for å fortsette å gå)

Fra nå av bør du gjøre visse ting for å sikre en jevn utførelse av dine oppgaver og prosjekter.

Først, ta nok tid til å planlegge ditt neste trekk. Faktisk, FORCE deg selv å ta deg tid til å planlegge. Det vil lønne seg, spesielt når ting ikke går som planlagt.

Forstå at planleggingstiden faktisk jobber med oppgaven allerede: Den forbereder seg på worst case scenario og sørger for at alt går bra dersom noe uventet skjer.

For det andre, se alle deler av oppgaven: Hvem er involvert, hvilke systemer som brukes, og hvilke deler er integrert i arbeidet ditt? Å se dette på forhånd er avgjørende, fordi det gir deg bedre beredskap senere.

For det tredje, tenk på alt mulig scenario før du tar tiltak. Hva skjer hvis et system går ned? Hva med en situasjon der du trenger en persons innsats før du kan fortsette med ditt eget arbeid? Reklame

Når du har vurdert disse scenariene på forhånd, kan du fortsette med arbeidet ditt uten minimum nedetid. Og tro på meg - det er mer enn mulig at du kommer til å oppleve det uventede, noe som ikke var skrevet på oppgavelisten din.

Hold ballen rullende ved å forhindre disse 4 vanlige SPOF-scenariene

SPOF står for Single Point of Failure, og det er en fancy måte å si at hvis en del av systemet kollapser, tar det hele systemet ned.

Bruk denne kunnskapen til prosjektet eller en oppgave på samme måte: Hvis arbeidet ditt er avhengig av noe eller noen, og personen eller systemet lar deg nede, blir arbeidet forsinket, og tiden blir bortkastet.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Her er de fire vanligste scenariene som du kan unngå med noen planlegging. Vær proaktiv på disse og arbeidet ditt vil fortsette så jevnt som mulig.

1. Oppgave kan ikke fortsettes uten at noen andre har inntasting først

Ofte kan arbeidet ditt bare fortsette når noen andre har gjort sin del først. For å sørge for at dette er tilfelle, spot disse oppgavene i de tidlige faser av prosjektet ditt og prioritere dem hvis det er mulig.

Jo før du begynner med delegasjonen, fastsetter tidsfrister og kommuniserer klart hvorfor oppgaven er viktig å ta vare på, desto større sjanse er å få de nødvendige innspillene fullført før du starter din del. Reklame

2. Du har mistet arbeidet ditt

Tar du sikkerhetskopier regelmessig? Er det enkelt å gjenopprette ting tilbake til normal hvis harddisken krasjer? Hvis du svarte nei til disse spørsmålene, så sørg for at du fikser situasjonen så raskt som mulig.

Prøv først å lagre innholdet i skyen. For eksempel lagrer jeg alle viktige dokumenter, ikke bare på harddisken, men også til DropBox ved hjelp av klientprogramvaren. Hvis harddisken skjer ved å krasje, er sikkerhetskopien tilgjengelig i skyen.

Deretter kjøper du et ekstra sikkerhetskopieringssystem for datamaskinen. I mange tilfeller kan dette kjøpes som en tjeneste som tilbys av Internett-leverandøren. Du kan også abonnere på et onlinebackup-system.

3. Du skjønner at du ikke selv kan gjøre oppgaven

Har du noen gang innsett at å fullføre en bestemt oppgave vil faktisk kreve kompetanse som du ikke eier? Og siden du ikke har ekspertisen, kan oppgaven ikke gjøres akkurat nå? Vel, jeg har kjørt inn i dette problemet mange ganger før, og med litt forberedelse kan dette unngås.

I denne situasjonen kommer alt ned til planleggingen, der du faktisk går gjennom de ulike scenariene (som nevnt tidligere). I denne fasen forstår du også om du selv kan gjøre jobben eller hvis du må ansette en outsider for å gjøre jobben for deg. Reklame

Vær helt ærlig med deg selv om dette: Hvis du er i tvil om at du ikke selv kan gjøre oppgaven, er det bedre å outsource det. Ingenting er verre enn å gjøre en middelmådig jobb selv, når resultatene kan være enestående av en outsider.

Sørg for å samle den nødvendige kompetansen godt før du begynner å jobbe med oppgaven / prosjektet ditt. På den måten spilder du ikke tiden på å gjøre oppgaven selv.

4. Din ide er tapt

Du har denne flotte ideen som dukket opp i hodet mens du var på jobb, men nå kan du ikke huske hva det er. Hadde du lagret det umiddelbart, vil du fortsatt ha en ide, og det kan potensielt legge til en større figur til bunnlinjen din eller spare arbeidstid.

Du skylder det for deg selv å skrive ned ideen umiddelbart når den kommer inn i hodet ditt. Du kan bruke tradisjonell penn og papir, bruk mobiltelefonen din til å lagre den midlertidig (selv om den ikke har Internett-tilgang) eller bruk smarttelefonen din til å lagre ideen direkte på Google Dokumenter eller EverNote.

Ikke overbevise deg selv om det “Jeg husker ideen når jeg kommer hjem”. Sannsynligvis vil du glemme det og føle deg irritert og frustrert.

Konklusjon

Som du kan se, er det mange ting som kan stoppe produktiviteten din og føre deg til å kaste bort tiden din. Ikke la dette skje og skape et feilsikkert system som lar deg fortsette med arbeidet ditt - selv om en del av systemet kollapser.

Pass på at du bruker nok tid ved å gå gjennom de forskjellige scenariene på forhånd. Du vil takke deg for at du gjorde dette når noe uventet skjer.

Over til deg: Hvordan sørger du for at du kan fortsette med oppgavene dine - selv når en del av systemet kollapser?