Fire instruksjonsveiledninger for instruksjoner

Enten du fortelle den nye praktikanten på jobb, bare hvordan du legger inn en ny klients mappe, eller gir søsteren en oversikt over hvordan Fido liker sin middag forberedt, gir du instruksjoner. Som hovedregel er det enklere å gi instruksjoner personlig - instruktøren kan be om avklaring på alt han ikke forstår.

Når du skriver ned instruksjoner, kan det imidlertid være mye vanskeligere å forklare hvert trinn som trengs for å fullføre oppgaven. Tenk på å gjøre dine egne skatter: IRS 'instruksjoner er nok til å drive noen av oss til å betale hundrevis av dollar bare for å unngå å håndtere de dratted tingene. Når du skriver instruksjonene dine, må du huske å gjøre følgende for å skrive både dem og å følge dem i det minste litt lettere. Reklame

Hva er sluttresultatet?

“Skylle. Vask. Gjenta.” De typiske shampoo-instruksjonene forstyrrer meg på et grunnleggende nivå. Det er for det meste at jeg ikke er sikker på når jeg skal slutte å gjenta. Bare hvor skinnende er håret mitt til å være i slutten? Hvordan vil jeg vite når det er rent nok til å slutte å vaske? Jeg prøver å unngå å bli eksistensiell i dusjen, men dette settet med instruksjoner viser problemet med halvveis retningene som krysser skrivebordet mitt. Det er ingen ende, ingen mål, ingen produkt som gjør det enkelt for personen som følger med hjemme for å vite at hun kan stoppe.

Når du skriver et sett med instruksjoner, er det første resultatet du bør legge merke til. Selv en god tittel kan ta seg av denne oppgaven: en kokk som følger instruksjonene på “Slik koker du en vannkanne” kan sikkert finne ut at han kan stoppe når vannet begynner å koke. Vil du bevise poenget? Legg igjen et untitled sett med instruksjoner på en kontorassistentens skrivebord og gå ut i helgen. Langt før du kommer til stranden, får du en telefonsamtale for å spørre akkurat hva som sitter på pulten.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Har du det samme utgangspunktet?

Jeg en gang avsluttet kjøring nesten femten miles ut av min måte å prøve å komme til en venns hus. Jeg fulgte hans retninger til brevet - tenkte jeg. Vises, han hadde gitt meg retninger fra et sted ganske nær huset, forutsatt at jeg kunne komme dit alene. Og jeg kunne nok ha kommet så langt uten retninger, hvis jeg hadde visst at jeg trengte å starte der. Reklame

Gjør ditt startpunkt klart, om du gir veibeskrivelse eller fortelle noen hvordan du skal koble til den nye TV-en. Utgangspunktet kan ikke engang være en adresse; Det kan være en liste over ingredienser eller nødvendig utstyr som brukeren skal ha før tid. Tenk på å kjøre en kombinere på gården. Hvis du måtte kjøre en, kan du kanskje, med gode instruksjoner. Men vil du gjenkjenne kombinasjonen i utgangspunktet?

Snakker du det samme språket?

Min versjon av det engelske språket samsvarer ikke helt med en av mine klienter. Jeg nevnte at vi kanskje bør bruke sosiale nettverk for å markedsføre sin virksomhet. Han var med meg til det punktet, men da jeg satte sammen en liste over trinn for hvordan vi skulle fortsette, var han ikke kjent med et stort sett av vilkår: “Hva pokker er tweeting? Må jeg kjøpe en fugl?” Noen ganger blir vi så vant til jargong eller dialekt av våre daglige samtaler at vi ikke skjønner at noen nye til konseptet - den nøyaktige typen person som trenger instruksjoner - ikke bruker de samme ordene i det samme vei.

Dine instruksjoner trenger ikke å forvandle seg til oppgaver innen oppgaver og forsøker å introdusere den nye praktikanten til all kontorterminologi på en gang. Bare skriv instruksjonene dine til et mindre kunnskapsrikt publikum - tenk på kjære bestemor som bare ikke er oppe på dagens slang mens du skriver. Reklame

Disse spørsmålene kan gjelde for visuelle instruksjoner like mye som skriftlige anvisninger. Symboler og ikoner kommuniserer ikke alltid godt, til tross for påstanden om at et bilde er verdt tusen ord. Et varig eksempel er tegnet på damens romdør - den aller viktigste instruksjonen til bare hvem som har lov til oppføring. I USA har vi den funky pinnefiguren med finner på hver side, som er ment å representere et skjørt. I mange Midtøsten-land er damens rom imidlertid indikert med et slør. Ikoner kan teste oss opp like lett som ord.

Kan du teste det?

Et sett med instruksjoner trenger ikke samme brukertesting som det nye nettstedet ditt skal trolig gjennomgå. Men leverer den til fyren ved neste pult og spør “Gir dette mening?” kan øke hastigheten på den tiden det tar noen å følge retningene dine med timer. Selv tretti sekunder med mindre korrigeringer er ikke for mye innsats, spesielt hvis du betaler noen i timen for å fullføre denne oppgaven. I noen situasjoner er det selvsagt ikke mulig å teste. Det er verdt innsatsen hvis du kan ordne det, skjønt.

Hvis du planlegger å bruke samme sett med instruksjoner flere ganger, er det verdt å spørre personen som utførte oppgaven, for å gi deg beskjed om eventuelle spesifikke problemer. Slett dem opp nå, og du kan minimere problemer nedover veien. Reklame

Siste tanker

Og selv perfekt formulerte instruksjoner er ingen garanti for at alle vil finne ut hva du mener. Men de gjør oddsene for at din nye praktikant vil overleve sin første dag på kontoret, og at du klarer å beholde alt håret ditt. Så skriv instruksjonene dine, pust pusten og slapp av med kunnskapen om at du har skrevet et godt sett med instruksjoner.