Bekjemp Bad Mobil Vaner For Bedre Time Management

I mine nye NewHabits-NewGoals tidsstyringsprogrammer har jeg lagt merke til en forstyrrende trend: nå er det alltid minst 10% av klassen som ikke klarer å overholde forespørselen min om å slå av Blackberrys eller iPhones i løpet av klassen.

Dette må imidlertid settes i sammenheng.

Ingen av de som sitter i klassene mine, er brannmenn eller politimenn. Jeg leverer ikke disse programmene i en krigszone, under en orkan eller midt i en tornado.

Likevel finner de det absolutt viktig at de sjekker e-posten noen få minutter.

Når jeg spør det åpenbare spørsmålet: “Hvorfor?” svaret har alltid vært en modifisert versjon av følgende forklaring gitt til meg av en banker med et selskap med hovedkontor i utlandet, i Canada. Hun mislyktes en gang i å svare på en e-post fra Canada innen en time eller to. Hun fikk da en samtale fra sjefen sin, og sa at hennes mangel på respons var blitt lagt merke til, og at han ble spurt av noen i hovedkvarteret for å gripe inn og gjøre noe med “problem.” Reklame

At denne bankmannen var en leder syntes ikke noe å si. Hun var forventet å hele tiden overvåke e-posten hennes. Periode. Tross alt hadde hun ikke fått en Blackberry?

Velkommen til den nyeste teknikken innen mikromanagement.

For aspirerende mikroledere er det enkelt: Gi arbeideren en gave av en Blackberry. Deretter send dem “viktig” e-postmeldinger på ulike timer (5 pm er et godt valg.) Når du ikke får svar innen få minutter, gjør en kritisk kommentar, og nevne deres behov for å forbedre deres tidshåndteringsevner. Berøm dem for deres respons som de uunngåelig kaster under tiden, og takk dem for å bli en god “lagspiller.”

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

For lederen er det et tilfelle av “oppdrag utført.” Medarbeider forstår nå hvor viktig det er å svare raskt på e-post. Den ønskede oppførselen er satt på plass.

Vi kan takke Blackberry for å ta bort den siste unnskyldningen som ansatte hadde for ikke å gjøre akkurat hva deres sjefer vil at de skal gjøre, umiddelbart.

Men hvilken effekt har dette på samlet bedriftens produktivitet? Reklame

Jeg husker et selskap jeg gjorde forretninger med som hadde en policy om ikke å installere talepost på deres ansattes telefoner. (Dette var i dagene før mobiltelefoner.) I deres forpliktelse til å betjene sine interne og eksterne kunder insisterte de på at når telefonen ringte, selv for ledere, at det måtte besvares.

Denne velsignede politikken hadde den utilsiktede konsekvensen av å presse ansatte til å utvikle den dårlige vane med å slippe av hva de gjorde for å svare på telefonen. Deretter hadde de ingen anelse om hvem som ringte, da det ikke var noen anrops-ID. Et anrop til feil nummer hadde forrang over hva den ansatte gjorde for øyeblikket.

Mens den gamle øvelsen ville få oss til å smile og riste hodene våre, er den nye vanen med å sjekke og re-sjekke epost om og om enda mer destruktiv.

Mens telefonen kanskje ikke ringer hver dag, det samme gjelder ikke for e-post - normen er å motta ikke bare en, men flere meldinger per dag. En ansatt som må svare raskt på e-post må derfor sjekke e-posten mange, mange ganger om dagen, for å sikre at noe viktigere eller mer presserende ikke bare er sendt.

For å komme til det aktuelle elementet, må de lese nesten alle deres e-post, bare i tilfelle en av dem er kritisk.

Lederen kan tro at de får en responsiv medarbeider ved å gi dem en Blackberry, og følge trinnene jeg beskrev ovenfor. Reklame

Faktisk blir de profesjonelle til en drone som ikke er i stand til å planlegge sin dag, og er ikke klarert til å bestemme hva de skal jobbe på fra øyeblikk til neste.

Hvis forfatteren av “Strømme” - Mihaly Csikszentmihaly - er å tro at det tar en ansatt 20 minutter å komme tilbake til sin mest produktive tilstand etter at de forstyrrer seg av en eller annen grunn, inkludert e-post.

Den profesjonelle blir en uproduktiv drone.

Det som driver denne gale situasjonen er en frykt for de ansatte, som kjører under et regime som de fritt anerkjenner, er ødeleggende fordi de er redde for negative konsekvenser. Bedre for dem å gjøre den dumme tingen de forteller om og om igjen, enn å være den merkelige ut som blir oppkalt av lederen deres for å ha dårlige ferdigheter.

Mange bedrifter som har tilpasset elektroniske e-post-enheter, har sett produktivitetsfall og fryktstigning, da disse dårlige vaner blir allestedsnærværende. De begynner å spørre seg selv - hvordan kom vi til dette stedet?

Noen er å reversere det. Reklame

De setter i gang smarttelefonpolitikker som begrenser bruken av dem til bestemte timer, og forbyder bruk av dem på ferier og helligdager. De trener faktisk sine medarbeidere hvordan de skal klare seg på en måte som utvider mengden “kvalitetstid” De bruker på skrivebordet hver dag, ved å lære dem hvordan de skal komme seg inn og opprettholde strømtilstanden. De fjerner aktivt kravet om å svare på e-post på en gitt tid, og bruker telefonen som en måte å kommunisere nødhjelp på, som forbedrer kvaliteten på delegasjonen, ber om og lovende.

Med andre ord dreier de aktivt bordene på dårlige vaner som har oppstått rundt den nyeste teknologien, og tar ansvar for fryktdrevet kulturendring som har blitt normen i for mange selskaper.

Bilde: Cheo70

Klikk her for å følge Lifehack på Twitter!