Tilbake til Basics Processing

I min første rate av “Tilbake til det grunnleggende”, Jeg diskuterte betydningen av innboksen din - et enkelt sted for å samle alle dine innganger for behandling. I denne delen diskuterer vi selve behandlingen - hvordan du kan slå inn inngangene til handling.

I prinsippet er behandlingen enkel. Alt det betyr er å ta en beslutning om hva du skal gjøre med alle opplysninger som kommer inn i livet ditt. I praksis er det faktisk veldig vanskelig, for det meste fordi med noen få unntak, er vi ikke vanligvis klare til å ta de beslutningene - eller å gjøre forpliktelsen til å handle som beslutningsprosessen innebærer. Reklame

Det er egentlig bare en håndfull avgjørelser du kan gjøre om en inngang:

• du kan slette den. Det er ubetydelig - søppelpost, informasjon du allerede har, påminnelser om oppgaver som allerede er fullført, osv.
• Du kan omdirigere den. Hvis det er en annen person, vil oppgaven eller informasjonen være bedre egnet til, videresende den til dem.
• Du kan arkiv den. Alt du trenger ikke nå, men vil trolig trenge i fremtiden - et visittkort eller en adresse, en leverandørens brosjyre, en artikkel fra et magasin - kan bli sendt inn for fremtidig referanse.
• Du kan ta opp den. Informasjon som du kanskje trenger igjen, men ikke trenger i den opprinnelige formen, kan hentes ut og legges inn i et notatprogram, kontaktadministrator, en notatbok osv., Og originalen slettes / kastes bort.
• Du kan gjøre den. Noen innganger krever umiddelbar handling og kan gjøres samtidig.
• Du kan rute den. Noen innganger krever handling, men ikke umiddelbart - blokkere en passende tid i kalenderen din for å gjøre dem.
• Du kan utsette den. Når et inngang krever handling, men du ikke klarer å utføre denne handlingen, må du utsette den til senere.

Gitt det begrensede antallet mulige valg, bør det være en relativt enkel ting å strømme gjennom innboksen din, ta ut informasjonen du trenger, lag ting bort, legg til noen ting i din todo-liste eller kalenderen, slipp noen ting i utkassen din , og fortsett med ting.

Men det er det ikke. Vi blir hengt opp på ting, hovedsakelig på grunn av de irriterende “utsette” innganger - ting vi vet at vi skal gjøre noe med, men kan ikke av flere grunner: Annonsering

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

• Mangel på informasjon: Du vet ikke nok til å finne ut hva du skal gjøre med noe.
• Mangel på ressurser: Du vet hva du bør gjør, men du har ikke alt du trenger for å gjøre det - penger, tid, utstyr, arbeidskraft osv.
• Manglende hastighet: Du vet hva du skal gjøre og kunne gjør det, men det er ikke viktig å gjøre det akkurat nå så du legger den av.
• Mangel på myndighet: Du er klar, villig og i stand til å ta en avgjørelse, men føler deg ikke beføjet til å handle på den beslutningen.

Det typiske mønsteret der noen av disse barrierer gjelder, er å plukke noe opp av innboksen din, se på det, gjenkjenne at du mangler noe viktig - informasjon, ressurser, haster eller autoritet - for å handle på det, og deretter: du slipp det tilbake til innboksen vår!

Ikke gjør det.

Hvis du noen gang kommer til å holde på toppen av alt og holde dine innspill fra overveldende deg, er det viktig å bryte den vanen. Som betyr at du må endre måten du tenker på behandling og om beslutninger og handlinger som innebærer behandling. Reklame

Når et element treffer innboksen din som du ikke klarer å håndtere umiddelbart, blir det a prosjekt - et utfall som vil ta flere skritt for å oppnå. Og det første trinnet i dette prosjektet er å løse problemet, for å fylle den mangelen som hindrer deg i å fullføre oppgaven.

For å unngå å sette ting tilbake i innboksen din, du trenger et sted å holde ventende prosjekter. Dette kan være en akkordfil på skrivebordet, eller en arkivskapslader for levende filer. Du trenger også en måte å holde styr på ting - en prosjektliste med pekere til den pågående filen.

Og du må legge til hva du må ta for å gjøre det mulig å handle på din todo liste. “Få liste over potensielle teammedlemmer fra HR for Build Team”; “Se opp hvordan du finner en pålitelig gipsinstallatør for Fix Hole i Kitchen Wall”; “Sett avtale med VP of Marketing for å diskutere mulige tiltak på partnerskapstilbud for Movie Tie-In Offer”; “Les Lifehacks Back to Basics-serien for å finne ut hvordan du behandler innboksen min”. Reklame

Dette er ikke så vanskelig - Jeg merker en fil med prosjektnavnet, og jeg merker handlinger i min todo-liste med “for [prosjektnavn]”. Og jeg holder en liste over aktive prosjekter i min notatbok. Gi deg selv tillatelse til å gjenbruke pokker ut av mappene dine - du trenger ikke unnskyldning for å tenke på noe som “for liten” å bli ansett som et prosjekt. Hvis det ikke er noe du kan sette deg ned og gjøre akkurat nå, er det et prosjekt.

Behandling er ikke vanskelig, men det tar litt disiplin og litt tydelig tid. Disciplin fordi det er lett å bli distrahert og lett å ta avgjørelse for ting som du ikke kan gjøre akkurat nå. Klart tenkningstid fordi du til slutt gjøre må ta en avgjørelse, og du kan ikke gjøre det med tusen andre ting i tankene dine.

Så Jeg anbefaler å planlegge noen få 15 minutter (eller lengre) blokker av tid for å behandle innboksen din gjennom dagen. Lukk døren (hvis du har en dør) og kom inn i “behandlingssone”. Har filmappene dine, label-maker (hvis du bruker en - det virker dumt, men det er ganske hjelp med å komme inn i riktig tankegang), din todo-liste og en pennhendig. Gjør det samme hjemme - sett til side noen få minutter hver dag eller så for å behandle alt.

Hvor mange ganger gjør du dette en dag, avhenger av din spesielle situasjon. Hold øye med innboksen din i noen dager, og se hvor ofte det fyller opp og hvor raskt de elementene som kommer inn i innboksen din, sannsynligvis vil være. For de fleste, en gang om morgenen og en gang om en time før du går, er arbeid nok, og muligens en gang rundt lunsjtid. Hvis innboksen din blir full spesielt rask, kan du trenge mer enn 15 minutter. Trikset er å finne en frekvens og tid som gir deg så ledig som mulig å gjøre det faktiske arbeidet ditt resten av tiden.

Og hold deg fri resten av tiden. Ikke svar på hvert element som det treffer innboksen din. Du kan også ikke ha en innboks i det hele tatt hvis du skal gi verden tillatelse til å forstyrre hva du gjør når som helst og sted uansett de tenk er viktig foran ansiktet ditt. På den måten vil galskap lyve!