Handlebare produktivitetstips for å effektivisere arbeidsdagen og lavere stress

Som noen som tilbringer sine dager med å designe kontorer og organisere kontorreparasjoner, vet jeg hvordan det er å føle at jeg mister kontrollen over mine daglige oppgaver. I en alder der folk i en rekke bransjer forventes å administrere flere kunder, viktige arbeidsplasser og mer menial oppgaver, er organisasjonen alt på en gang. Dette gjelder spesielt når du vurderer hvor mye stress på arbeidsplassen har økt siden begynnelsen av lavkonjunkturen.

Mens fraværsnivået har falt, rapporterte 40% av arbeidsgiverne nylig en økning i stress rundt arbeidsplassen. Dette kommer med sitt eget sett av problemer, da ansatte går inn i arbeidet uvel og uproduktivt, og til og med i fare for alvorlige hjerteproblemer.

Mens fullstendig eliminering av stress fra arbeidsdagen er ikke en luksus mange mennesker har, har jeg funnet at det er mange måter du kan strømline dine daglige oppgaver for å få deg organisert og begynne å senke stressnivåene dine.

Delegasjonen er lik ikke latskap

Jeg finner meg ofte stirrende, forferdet, på min skremmende oppgaveliste. Uansett hvor mange oppgaver jeg klarer å krysse av andre, kaster opp for å erstatte dem nesten umiddelbart, noe som betyr at jeg er konstant på farten og sliter med å dele av tiden min.

Hvis dette høres kjent, kan du også ha opplevd følelsen av at dette er ditt arbeid, så du alene bør fullføre den, og hvis du er så god på jobben som du tror, ​​bør du ikke komme deg. Dette kunne ikke være lenger fra sannheten. Selv de beste av oss sliter med å holde tritt med den raske verden av moderne arbeid noen ganger, så vær ikke redd for å delegere bestemte oppgaver til andre. Reklame

Del lasten med teamet ditt

Hvis du er et ledende medlem av teamet ditt som meg, finner jeg at passerer på enklere oppgaver til juniorteammedlemmer kan eliminere en overraskende mengde press. Med meg er det Photoshop-arbeid, enkle 2D-planarbeid og produktbilde søk, men niggling oppgaver i enhver bransje er de som fortsetter å bli dyttet til side til senere, bygge opp uten at du virkelig merker og deretter vekk ut av dyster med en stressende hevn, bare når du tror alt er gjort. I tillegg finner jeg at de tar det moro ut av arbeidsdagen, så det er en ideell måte å spore mer interesse tilbake i arbeidet ditt, og dermed spare de mer kompliserte og kreative oppgavene for deg selv..

Del lasten med frilansere

Nå forstår jeg at ikke alle har fordelen av å gå opp eller jobbe som en del av et lag, men det er fortsatt måter du kan delegere dine meniske oppgaver på.

Upwork og Amazon Mechanical Turk er begge gode web-plattformer hvor du kan sende inn jobber til tusenvis av frilansere for å fullføre på dine vegne. Disse frilanserne ber åpenbart om betaling, men prisene er fantastisk rimelige og mer enn å betale for seg selv i tiden de vil frigjøre i din travle tidsplan.

Lister er din beste venn

Hvis du jobber i en rolle der oppgavene dine er i stadig forandring og legger til, er det viktig å holde orden på dine tanker og ikke glemme bestemte jobber. Jeg finner den beste måten å gjøre dette på ved å lage lister.

Hvis du, som meg, er spesielt glemsom, vil du stole på gjøremålslister for å holde styr på arbeidet ditt og holde deg fokusert hele dagen. Du kan også finne ut at du mister papirtillene dine blant resten av dokumentene som omgir arbeidsstasjonen din, og derfor trodde jeg jeg ville dele min favoritt, små organisatoriske app. Reklame

Introduserer Wunderlist

Wunderlist er en online oppgaveliste som faktisk er ganske "wunderful". I tillegg til å skrive inn oppgavene dine, gir den deg muligheten til å holde styr på og organisere arbeidsbelastningen på et dypere nivå.

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

Du kan angi forfallsdatoer på oppgavene dine og angi påminnelser for å gå av når du nærmer deg en frist, dra og slipp oppgaver i rekkefølge av haster, legg til undernotater i oppgaver, del dine oppgaverlister med andre lagmedlemmer eller arbeid mates, og til og med delegere oppgaver til dem. Det er enda en Wunderlist-app for mobil og nettbrett, slik at du kan legge til oppgaver i lister under møter i fly. Strålende hvis du sliter med å lagre handlingspunkter i tankene dine!

En av mine favoritt måter å organisere mine Wunderlist-oppgaver på, er i lister opprettet for hver bestemt klient eller prosjekt. På denne måten trenger jeg ikke å forveksle forvirring av en lang oppgaveliste, eller den skremmingen som kan stamme fra å ha et stort antall forskjellige oppgaver gruppert sammen. Reklame

Administrer e-postene dine, ikke la dem administrere deg

Det første jeg gjør når jeg kommer på jobb, er å slå på datamaskinen min og sjekke e-postene mine. Den dårlige nyheten er at i stedet for å få noen til å svare på og et par til handling i Wunderlist-oppgaver, står jeg ofte overfor et beløp i dobbeltfigurer som alle clamoring skal håndteres med “så fort som mulig!”

Selv om du kanskje logger deg på e-postene dine, betyr det å bare sjekke dem før du kommer på med størstedelen av arbeidet ditt, er virkeligheten at e-postmeldinger kan sap mye av tid hvis ikke klarte riktig. Men om du bare har et par krevende klienter eller et stort antall klienter på en gang, er det ting du kan gjøre for å gjenvinne kontrollen over innboksen din.

Flagg ting som kan vente

Ikke føl deg forpliktet til å handle på hver enkelt e-post med en gang. Med mindre noe er superhurtig, flagger jeg alltid e-postmeldinger som kan leses riktig eller behandles senere. Jeg bruker denne teknikken med viktige e-postmeldinger i stedet for haster, fordi det er et skille mellom "viktig" og "presserende". Identifiser hva slags problemer og forespørsler klassifiserer som haster i bedriften din, og du vil allerede ha noen av formlene på plass for å bedre håndtere e-postene dine.

Organiser posten din med mapper

Det er ikke bare det rene volumet av e-postmeldinger som kan spise inn i arbeidsdagen din, men hvor mange steder de kommer fra. Fra dine forskjellige kunder og kolleger til flere e-postkontoer du administrerer i samme klient, kan de alle gå seg villige blant ny korrespondanse fra en annen før du vet det. Reklame

Snarere enn å prøve å huske når du mottok hverandre og blir stadig mer stresset når du ikke finner det, opprett forskjellige mapper for å holde oversikt over e-postmeldinger knyttet til alt fra forskjellige klienter til forskjellige oppgaver og prosjekter - alt som prioriterer i bransjen.

Bli en av de menneskene du kan "aldri få tak i"

Jeg kommer til å bli litt kontroversiell her, og anbefaler at du behandler e-postene dine i 20-40 minutters utbrudd rundt 2 - 3 ganger per dag, og hold e-postklienten lukket resten av tiden. Jeg mener også lukket, ikke bare minimert.

Jeg tilbrakte den første uka med å prøve dette i en panikkstilstand, spesielt siden jeg har en klient som gjør det samme, og som et resultat er det mord for å prøve å nå! Når det er sagt, er det nå en vanlig del av arbeidsdagen min, og jeg finner at det gir meg så mye mer frihet. Å ha e-postene dine helt ute av bildet for en stund kan være en stor vekt av tankene, og gir deg friheten til å bare fortsette oppgavene dine uten at e-postfanen lurker i øyets hjørne!

Med så mye stress som riper opp den moderne arbeidsplassen som ikke engang det mest inspirerende kontoret kan reparere, må ansatte ta sine hindringer og skremmninger i egne hender. Det handler om organisering og planlegging, og jeg håper at etter å ha arbeidet med disse prosessene i arbeidsdagen, begynner du å føle seg så strømlinjeformet og stressfri som mulig. Jeg vet jeg sikkert har!

Har du egne tips for å legge til i listen min? La dem være under; Jeg vil gjerne prøve dem ut!