9 tips om å skrive effektive e-poster for å få det du vil ha

Med millioner av e-postmeldinger sendt hver dag, er det ikke overraskende at e-postene våre ikke har den effekten vi ønsker. Som en form for kommunikasjon er de raske, praktiske og tilgjengelige for alle, men er de effektive? De kan være hvis du er villig til å følge noen enkle regler for å skrive effektive e-poster.

1. Lengden betyr noe

Uansett hva du sier, er størrelsen viktig. Vi har alle vært mottaker av en lang epost, vet du den som gjør deg sukk før du begynner å lese den? Å sette for mye i en e-post vil få en negativ reaksjon fra begynnelsen. Hold e-postkortet ditt kort. Hvis du har en rekke emner å diskutere, bør du vurdere å skrive et antall e-poster. Det er lettere å svare på og håndtere ett element om gangen i stedet for å bombardere en person med en inkvisisjon. Reklame

2. Vær klar

Komme til punktet og kom dit raskt. La personen få vite hva e-posten handler om i første setning; ikke la ham eller henne vente. Å komme til poenget raskt vil holde interesse. Hvis det er en handling som kreves av mottakeren, fortell ham eller henne at hvis en person er klar over hva som kreves, vil han eller hun handle raskere.

3. Optimaliser emnelinjer

Å skrive klare emnelinjer vil bidra til klarheten som kreves for effektiv kommunikasjon. Hvordan kan du informere mottakeren av innholdet i e-posten din. Tenk på emnelinjen som et overskrift i en avis - du må gripe oppmerksomheten fort. Skriv et emne som har betydning, og vær ikke redd for å endre en emnelinje hvis det første emnet i e-postadressen ikke lenger er relevant. Hvis en e-post går frem og tilbake, og innholdet og relevansen endres, endrer du emnet. Hvis du ikke gjør det, kan mottakeren bli forvirret i sammenheng og misforstille e-posten. Reklame

4. Ikke send umiddelbart

Hvis du sender en viktig epost, send ikke den umiddelbart etter at du har skrevet. Det er lurt å ta deg tid og bevis - les e-posten din. Alternativt, få noen andre til å lese den for deg. Hvis du skriver om en delikat sak, engasjerer andres oppfatning for å sikre at tonen i eposten din er tonen du har tenkt på. Og ikke glem å vurdere om en e-post er den rette form for kommunikasjon i det hele tatt.

5. gang det riktig

Overvei alltid timing. Dette vil avhenge av målet med e-posten din. Du vil ikke gå seg vill i en overbelastet innboks. Mandag morgen er det opptatt fordi folk kommer i gang med forrige uke. Fredagskvelder er risikabelt da folk går tidlig i helgen. Tenk på personen som mottar e-posten i forhold til emnet ditt, når vil det passe hime eller henne for å lese innholdet ditt? Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

6. Inkluder relevant informasjon

Husk å inkludere all relevant informasjon og linker. Hvis du ber noen om å gjøre noe for deg, og du ikke inkluderer koblingene, er sannsynligheten at han eller hun ikke vil plage seg. Jeg mottar jevnlig e-post fra folk som vil at jeg skal sjekke ut deres programvare eller deres nettside, og de har glemt å sende meg linken til deres nettside. Folk er tidsmessige; gjør det enkelt for dem.

7. Gi og ta

Ikke bare send e-post når du ber om noe. Vurder den andre personen. Hvis jeg bare hører fra deg når du vil ha noe, kan jeg ikke svare så godt på dine forespørsler. Tenk hvordan du kan hjelpe andre. Hvis du har kunder, send dem relevante artikler eller informasjon når du kommer over det. Hold deg frisk i sinnet deres. Hvis du vil selge til noen, spør først hva du kan gjøre for dem før du ber dem om å kjøpe fra deg. Hvert forhold innebærer å gi og ta. Reklame

8. Bruk [EOM]

Hvis du har en kort melding om å sende noen, bør du bare bruke emnelinjen og [EOM]. [EOM] kort for “Slutt på melding.” Hvis du vil fortelle noen at du har mottatt sin melding eller at du er klar over hva du må gjøre, kan du prøve følgende:
Emne: Fikk meldingen din, jeg vil ta vare på det [EOM]
Dette vil spare mottakerens tid ved ikke å måtte åpne e-posten. Hver sekund lagret legger til minutter, timer og dager som du kan bruke til å gjøre noe annet.

9. Administrer e-postene dine

Hvis du er en person som ikke har kontroll over e-postene dine, vil du trolig finne ut at e-postene du sender ikke får svaret du vil. Hvis du ikke svarer på andre mennesker i tide, vil de sannsynligvis ikke ha respekt for deg eller for din kommunikasjon som du ønsker.

I hovedsak bør effektive e-postmeldinger, som alle former for kommunikasjon, være klare, konsise og høflige. Hold disse reglene i tankene når du skriver e-postene dine, og du kan ikke gå galt.

Utvalgte bilde kreditt: Laptop Stock Image av ChefMattRock via flickr.com