9 ting du ikke bør gjøre med e-posten din

E-post er et av våre primære kommunikasjonsmidler, men så mange mennesker gjør så mange feil med det. Hvis noen ikke svarer på noen når de snakker til dem i person, anses det å være ekstremt uhøflig; men på en eller annen måte er det greit å forlate en epost samtale plutselig? Ikke kult. Her er 9 ting du ikke bør gjøre med e-post.

1. Du bør ikke la noen henge hengende.

For mange korrespondanser er alt du trenger for å svare på en epost to bokstaver: o og k. Faktisk vil personen på mottaket trolig forstå deg med bare en k. Send et brev eller to for å bekrefte at du mottok e-posten til noen. Enda bedre, gi dem en ide om når du kommer tilbake til dem. Men i det minste forlater noen dvelende noe du ikke bør gjøre med e-post. Reklame

2. Du bør ikke spørre noe som er presserende i e-post.

Selv om vi alle har våre e-postkontoer på våre smarttelefoner, vil ikke alle sjekke e-posten deres, med mindre du gir dem en reell grunn til å. Hvis du trenger svar på slutten av dagen, ikke vær redd for å hente telefonen. Venter på at de skal sjekke sine meldinger, er noe du absolutt ikke bør gjøre med e-post.

3. Du bør ikke skrive en novell i en e-post.

Nesten ingen kommer til å lese noe lenger enn 1000 ord, og selv det presser det. Komprimer de fleste meldingene dine til 500 ord eller mindre. Reklame

4. Du bør ikke bruke innboksen som en oppgaveliste.

En e-post er en forferdelig oppgaveliste. Med mindre du sender deg e-post til vanlige notater, vil ikke alt du trenger for å få gjort på en dag komme opp i innboksen din. Men e-post kan gjøre det bra sekund gjøremålsliste. Bruk app-postboksen (for iOS, Android og i Beta for OS X) for å lagre e-postkjeder du ikke er klar til å arkivere.

5. Du bør ikke la innboksen din hakke opp.

Å la meldingene stable seg er noe du ikke bør gjøre med e-post. Målet ditt bør være å få innboksen din til null e-post, eller så nær null som mulig. Mailbox-appen kommer til nytte her igjen, slik at du kan sortere noen e-postmeldinger i lister og lagre andre for senere, slik at du kan nå null med relativ letthet. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

6. Du bør ikke overbevise en e-post.

Du kan definitivt bruke for lenge å lage en e-post. Etter en stund er det ingenting du kan gjøre for å gjøre e-posten din bedre. Faktisk, hvis du nudler med det for lenge, vil du sannsynligvis begynne å gjøre meldingen din verre. Når du er 95% sikker på innholdet, bare la e-posten fly.

7. Du bør ikke tenke på en e-post.

Jeg nevnte ovenfor at du skal sende en e-post når du har 95% sikkerhet. Ethvert kontrollnivå lavere enn det som er farlig. Grammatikkfeil og skrivefeil er en dødskule når du søker på en jobb eller prøver å hente en ny klient. På samme måte, hvis du sender en veldig seriøs, veldig personlig e-post, må du kontrollere at meldingen har akkurat den riktige tonen. Reklame

8. Du bør ikke skrive noe original for hver e-post.

Bare folk som er ny til livredding, utgjør en helt ny melding for alle de e-posterer. Det er en vane du absolutt ikke bør gjøre med e-post. Produktivitetseksperter lagrer maler av vanlige meldinger de må sende til e-posttjenester som Evernote eller OneNote. En ekte pro har en tekstutvidelsesapp, som bare krever noen tastetrykk for å sende en lang melding.

9. Du bør ikke være for utroskap i e-postene dine.

Et overskudd av utropstegn er veldig irriterende! Det samme gjelder spørsmålstegn, ellipser og spesielt uttrykksikoner. Hvis du skriver e-postmeldinger super tilfeldig, vil personen du sender deg ikke ta deg på alvor. Selv om du bare sender frem og tilbake med en venn, kan du prøve å bruke profesjonelt språk bare for å få det til vane.

Utvalgt fotokredit: Recrea HQ via flickr.com