7 måter å utøve dine e-postdemoner

E-post er blitt en så viktig del av våre liv at det er nesten umulig å gå uten det. Du kan ikke bare ignorere dem og fortsette å fungere normalt. På samme måte som alt annet, må e-post administreres og gjennomtenkt integrert i tidsplanen.

En populær produktivitet hack for å administrere e-post er ideen om en innboks null. Det betyr at du kommer til et punkt der du ikke har noen e-post igjen i innboksen din. Dessverre er dette ganske urealistisk og utmattende. Det kommer alltid til å være en ny e-post i innboksen din, og hvis målet ditt er å komme til Innboks Zero, er det sjansen for at du skal tilbringe hele dagen, bare å rydde ut hver e-post som den kommer inn. Et evig hamsterhjul.

I stedet for å bli limt til telefonen eller datamaskinen, ser du etter nye meldinger som en hauk, er det syv måter å realisere mer effektivt dine e-poster: Reklame

1. Vær klar, konsis, handlingsbar og relevant med e-post. Ideen her er å kutte ned på frem og tilbake. Med tvetydige og åpne e-poster vil du bare få folk til å sende deg e-post til deg for å få klarlagt, slik at du kan forvente en ny e-post for hver du sender ut. Du vil at mottakerne skal forstå e-posten din tydelig og ikke må svare.

2. Bruk Gmails prioriterte innboks. Den prøver automatisk å skille dine viktige e-poster fra alt annet. Prioriterte innboks lærer hvilke e-postmeldinger som er viktige for deg basert på e-posthistorikken din og hvilke e-poster du markerer som viktig. I standardmodus separerer den automatisk e-posten din i "Viktig og ulest", "Stjerners" og "Alt annet", men du kan enkelt endre disse innstillingene til noe som passer deg. Filtrering av e-posten viser deg nøyaktig hva du trenger, resten er vanligvis søppel eller forstyrrelser.

3. Ikke sjekk e-posten din for ofte. Dette er den største produktiviteten morderen. Hver gang e-posten din distraherer deg, trenger du ca 5-15 minutter for å gjenopprette fokuset på oppgaven du gjorde. Sett opp vanlige, men sjeldne tidsluker for å sjekke e-posten din. Noen prøver å makt gjennom arbeidet først om morgenen og deretter spor i en e-postbekreftelse før lunsj. Deretter en siste rask sjekk nær slutten av arbeidsdagen. Å skape disse tidskrompene bidrar til null på e-postmeldinger som krever umiddelbar oppmerksomhet. Reklame

Les neste

10 små endringer for at huset ditt skal føles som et hjem

Hva gjør folk lykkelige? 20 hemmeligheter med "alltid glade" mennesker

Hvordan skarpe dine overførbare ferdigheter for en rask karrierebryter

Rull ned for å fortsette å lese artikkelen

4. Bruk Boomerang så viktige e-postmeldinger faller ikke til bunnen av innboksen din. Det er en ganske nifty plugin som lar deg planlegge e-post og minner deg om å følge opp. En bestemt funksjon lar deg fjerne e-postmeldinger fra innboksen din og bringe dem tilbake til toppen på et senere, mer praktisk tidspunkt. Postkasse-appen for smarttelefonen har også denne funksjonen.

5. Motta mindre e-post ved å sende mindre e-post - praksis hva du forkynner. Tegning fra punkt 1, sender e-post betyr at du vil motta e-post. Så hvis du sender mindre, får du mindre. Ikke bare hjelper du deg selv, men du hjelper mottakeren til å danne bedre vaner også - alle vinner.

6. Har en e-postrutine. Foruten når du bestemmer deg for å sjekke e-posten din, bør du også begrense hvor lenge du må bruke lesing eller skriving. Ved å sette opp en streng rutine vil du vite når tiden din er oppe og å gå tilbake til din umiddelbare gjøremålsliste i stedet for å bli sporet av et sannsynlig haster problem. Hvis det er veldig presserende, vil du sannsynligvis få en samtale. Reklame

7. Snakker av samtaler, håndter ikke kontroversielle eller svært sensitive emner via e-post. E-post er det verste mediumet for å kommunisere følelser. Alle mottakerne ser tekst er, så de pleier å fylle inn sammenheng og følelser rundt en e-post selv. Hvis du har noe veldig kontroversielt, er det bedre å diskutere dette over telefon eller personlig for å unngå feilfortolkninger og feilkommunikasjon.

Til slutt må vi innse at e-post er bare et av de mange verktøyene vi bruker til å kommunisere med mennesker. Det er viktig å ikke tenke på det som vår jobb og bli en slave til det. Ved å bruke disse tipsene, vil du kunne administrere det mer effektivt og være mer produktivt. Bli kvitt disse e-demonene en gang for alle.

Har du andre tips for å administrere e-post? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor! Reklame